Nodo: Historial del Workflow
El nodo Historial del Workflow genera automáticamente un PDF con el historial completo de eventos de la instancia en ejecución. A diferencia del nodo Crear PDF, que permite componer un documento personalizado, este nodo produce un informe estructurado generado por el propio sistema — sin necesidad de configurar contenido. Solo defines el formato y la orientación de la página.
El PDF resultante es un artefacto disponible para los nodos siguientes: puede adjuntarse a correos, subirse a repositorios de archivos o incluirse en correos de aprobación.
Qué contiene el PDF de Historial
El documento generado registra cronológicamente todos los eventos de la instancia del workflow desde el inicio hasta el momento de la generación, incluyendo:
- Inicio de la instancia — cuándo se activó el disparador y por quién
- Entradas y salidas de nodos — cada nodo ejecutado a lo largo del flujo
- Correos enviados — destinatarios, asunto y timestamp de cada envío
- Aprobaciones — quién recibió, quién respondió, qué resultado fue elegido y el comentario del aprobador
- Respuestas de formulario solicitadas — formularios enviados y cuándo fueron respondidos
- Decisiones condicionales — qué camino siguió el nodo Si/Sino y por qué
- Actualizaciones de estado — textos definidos por el nodo Definir Estado
- Tiempos límite alcanzados — cuando un plazo expiró sin respuesta
- Errores — fallos ocurridos durante la ejecución
- Cierre — finalización, cancelación o fallo de la instancia
El informe usa el idioma configurado en la cuenta del propietario del espacio.
Cuándo Usar
Usa el nodo Historial del Workflow cuando el proceso necesite producir un comprobante completo y trazable de todo lo que ocurrió durante la ejecución. Casos comunes:
- Auditoría y cumplimiento — generar evidencia documental de que todas las etapas del proceso fueron seguidas, con timestamps y responsables identificados.
- Registros de aprobaciones — producir un informe con el historial completo de quién aprobó, cuándo y con qué comentario, para fines de control interno.
- Cierre de procesos — adjuntar al correo de finalización un documento que resume toda la trayectoria de la instancia para las partes involucradas.
- Soporte y resolución de problemas — generar el historial de una instancia con fallo para diagnóstico técnico o análisis.
Para capturar el máximo de eventos, posiciona el nodo Historial del Workflow cerca del final del flujo — después de las aprobaciones, envíos de formulario y demás acciones. Cuanto más cerca del final, más completo será el informe.
Configuración
El nodo Historial del Workflow tiene configuración mínima — el contenido del PDF es generado automáticamente por el sistema. Solo el formato de página es configurable:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Etiqueta del nodo | No | Nombre de visualización del nodo en el canvas. No afecta la generación del PDF. |
| Formato de página | No | Tamaño del papel del PDF. Opciones: A4 (predeterminado) o Carta. |
| Orientación de página | No | Orientación del papel. Opciones: Retrato (predeterminado, vertical) o Paisaje (horizontal). |
No hay campo de nombre de archivo ni cuerpo del documento: el sistema define automáticamente el nombre del archivo y toda la estructura del informe basándose en los eventos registrados en la instancia.
Salida del Nodo
El nodo Historial del Workflow tiene una única salida. Tras la generación y carga del PDF, el workflow avanza automáticamente al siguiente nodo conectado.
El archivo generado queda disponible como artefacto en todos los nodos siguientes del workflow. Usos comunes:
- Enviar Correo: selecciona el artefacto en el selector de adjuntos del cuerpo del correo para enviar el historial completo a las partes interesadas.
- Aprobación: adjunta el historial al correo de aprobación para que los aprobadores tengan contexto completo antes de decidir.
- Subir a Google Drive / OneDrive: archiva el informe en un repositorio centralizado para acceso futuro y cumplimiento.
Diferencia con el Nodo Crear PDF
| Aspecto | Crear PDF | Historial del Workflow |
|---|---|---|
| Contenido | Definido por el usuario en el editor visual | Generado automáticamente por el sistema |
| Nombre del archivo | Configurable (soporta variables) | Automático (definido por el sistema en el idioma de la cuenta) |
| Variables de formulario | Sí — insertas {{campo}} en el editor | No — el contenido se estructura automáticamente |
| Uso ideal | Documentos formales con diseño personalizado (comprobantes, laudos, contratos) | Informes de auditoría y trazabilidad completa del proceso |
Buenas Prácticas
- Úsalo al final del flujo: posicionar el nodo cerca del cierre garantiza que todos los eventos significativos ya han sido registrados antes de la generación del PDF.
- Combina con Enviar Correo: envía el historial como adjunto en el correo de finalización para que las partes interesadas reciban un comprobante formal del proceso.
- Archiva con Google Drive o OneDrive: mantén los informes de historial en un repositorio centralizado para facilitar consultas y auditorías futuras.
- No reemplaza a Crear PDF para documentos formales: el historial es un informe técnico de trazabilidad, no un documento formateado para presentación al cliente — para eso, usa el nodo Crear PDF con diseño personalizado.