Nodos del Workflow
Los nodos son los bloques de construcción de cualquier workflow en Hashdata. Cada nodo representa una etapa del proceso — ya sea el evento que inicia la automatización, una acción que envía un correo, una decisión condicional o una espera de aprobación. Al conectar nodos en secuencia, describes visualmente todo el flujo de trabajo sin necesidad de escribir una sola línea de código.
Existen dos tipos fundamentales de nodos:
- Disparadores: inician el workflow. Todo workflow necesita exactamente un nodo disparador como punto de partida. Define cuándo y por qué se crea una nueva instancia del proceso.
- Acciones: ejecutan tareas concretas después del disparador. Pueden enviar comunicaciones, esperar decisiones humanas, manipular datos externos o controlar el flujo lógico del proceso.
Comprender los tipos de nodos disponibles y cómo encajan es el primer paso para construir automatizaciones eficaces.
Tipos de Nodos
La tabla a continuación lista todos los nodos disponibles en el editor de workflow, con su tipo y una descripción resumida de su función.
| Nombre | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Disparador por Formulario | Disparador | Inicia el workflow cuando se crea, modifica o elimina una respuesta de formulario. Eliges el formulario y los tipos de evento que activan el proceso. |
| Disparador Programado | Disparador | Inicia el workflow en un horario programado: diariamente, semanalmente, quincenalmente o mensualmente. Como no hay respondente, configurar destinatarios es obligatorio. |
| Aprobación | Acción | Envía un correo a los aprobadores y espera su decisión. Cada resultado posible genera una salida diferente en el canvas. Soporta tiempo límite configurable. |
| Enviar Correo | Acción | Envía un correo a uno o más destinatarios con asunto y cuerpo personalizado, soportando variables de formulario y artefactos como adjuntos. Avanza inmediatamente tras el envío. |
| Solicitar Respuesta de Formulario | Acción | Invita a destinatarios a completar un formulario Hashdata y espera la respuesta antes de continuar. Soporta tiempo límite opcional que genera una salida alternativa. |
| Solicitar Seguimiento (follow-up) | Acción | Pide a destinatarios que editen o complementen una respuesta ya recopilada anteriormente en el proceso. Funciona de forma similar al nodo de solicitud de respuesta. |
| Definir Estado | Acción | Define el texto de estado de la instancia, visible en la columna "Último paso" del listado de instancias. Soporta variables y avanza inmediatamente tras la ejecución. |
| Convergencia (Join) | Acción | Espera que todas las ramas paralelas activas lleguen a este punto antes de continuar. Esencial para sincronizar flujos que se dividieron anteriormente. |
| Esperar | Acción | Pausa la ejecución del workflow durante un período de tiempo definido: minutos, horas, días o semanas. Útil para crear intervalos entre etapas del proceso. |
| Decisión (Si/Sino) | Acción | Evalúa condiciones sobre campos de formularios ancestros y dirige el flujo hacia la salida Verdadero o Falso según el resultado. |
| Llamada HTTP (Webhook Out) | Acción | Realiza una solicitud HTTP a una URL externa (HTTPS obligatorio). Soporta múltiples métodos y tipos de contenido. Genera salidas para Éxito y Error. |
| Crear PDF | Acción | Genera un archivo PDF personalizado a partir de contenido HTML editado visualmente, con soporte para variables de formulario. El PDF se convierte en artefacto disponible para nodos siguientes (correos, cargas, aprobaciones). Tiene salida única y avanza inmediatamente. |
| Historial del Workflow | Acción | Genera automáticamente un PDF con el historial completo de eventos de la instancia — sin necesidad de configurar contenido. Ideal para auditoría y trazabilidad. El PDF se convierte en artefacto para nodos siguientes. Tiene salida única y avanza inmediatamente. |
Además de los nodos nativos anteriores, Hashdata ofrece nodos de integración con servicios externos como Slack, Microsoft Teams, Google Sheets, Excel 365, Google Drive y OneDrive. Estos nodos requieren una conexión OAuth configurada previamente en las integraciones del espacio.
Agregando Nodos al Canvas
Para agregar un nodo a tu workflow, tienes dos formas:
- Arrastrar desde la paleta lateral: en el editor de workflow, localiza la barra lateral izquierda con la lista de nodos disponibles. Haz clic y arrastra el nodo deseado a cualquier área libre del canvas. Se posicionará donde lo sueltes.
- Hacer clic en un nodo existente: al pasar el cursor sobre un nodo ya agregado al canvas, aparece un icono de adición en las salidas del nodo. Haciendo clic en él, puedes seleccionar el siguiente nodo a agregar directamente conectado al actual.
Después de agregar el nodo al canvas, haz clic sobre él para abrir el panel de configuración y completar sus propiedades.
Mantén el canvas organizado posicionando los nodos de izquierda a derecha o de arriba a abajo, siguiendo la dirección natural del flujo. Esto facilita la lectura y el mantenimiento del workflow por todo el equipo.
Conectando Nodos
Las conexiones entre nodos definen el orden de ejecución del workflow. Para conectar dos nodos:
- Pasa el cursor sobre el nodo de origen hasta que aparezcan los conectores de salida (círculos en los bordes derecho o inferior del nodo).
- Haz clic y arrastra desde el conector de salida.
- Suelta sobre el nodo de destino para crear la conexión.
Cada conexión forma una transición — una flecha en el canvas que representa el camino que recorrerá la instancia del workflow. Una transición sin condición siempre se sigue cuando el nodo de origen completa su ejecución.
Los nodos agregados al canvas pero no conectados al flujo principal no serán ejecutados. Asegúrate de que todos los nodos estén debidamente enlazados antes de publicar el workflow.
Nodos con Múltiples Salidas
Algunos nodos generan más de una salida en el canvas, permitiendo que el flujo se ramifique según el resultado de la etapa:
- Aprobación: genera una salida para cada resultado configurado (ej.: "Aprobado", "Rechazado", "Necesita Revisión") y una salida adicional llamada TIMEOUT si se alcanza el plazo sin respuesta.
- Decisión (Si/Sino): siempre genera dos salidas — Verdadero (condición satisfecha) y Falso (condición no satisfecha).
- Llamada HTTP (Webhook Out): genera dos salidas — Éxito (respuesta HTTP 2xx) y Error (cualquier otro código de respuesta o fallo de red).
- Solicitar Respuesta de Formulario: genera la salida principal (cuando se recibe la respuesta) y una salida TIMEOUT si el plazo configurado expira sin respuesta.
Cada salida debe conectarse al siguiente nodo correspondiente al escenario que representa. Las salidas no conectadas finalizan el flujo en ese camino.
Configurando un Nodo
Cada nodo tiene propiedades específicas que definen su comportamiento. Para configurarlo:
- Haz clic sobre el nodo en el canvas para seleccionarlo.
- El panel de propiedades se abrirá a la derecha del canvas.
- Completa los campos mostrados. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
- Tras completar todas las configuraciones, haz clic en Guardar para confirmar los cambios.
Las configuraciones varían según el tipo de nodo — desde la elección de un formulario y destinatarios hasta la definición de condiciones complejas o el mapeo de columnas para una hoja de cálculo externa.
Muchos campos de configuración soportan el uso de variables en el formato {{nombre_del_campo}}, que son reemplazadas en tiempo de ejecución por los valores recopilados en los formularios ancestros de la instancia.
Condiciones en las Transiciones
Además de conectar nodos, puedes configurar condiciones en cada transición para controlar cuándo debe seguirse. Para configurar una condición:
- Haz clic sobre la flecha de conexión entre dos nodos en el canvas.
- Se abrirá el panel de configuración de la transición.
- Define las condiciones deseadas basándote en los campos de formularios ancestros del workflow.
- Guarda las configuraciones.
Cuando una transición tiene condiciones, solo se seguirá si todas las condiciones se cumplen en el momento de la ejecución. Las transiciones sin condición siempre se siguen cuando el nodo de origen concluye.
Usa múltiples salidas (nodo Si/Sino o resultados de Aprobación) cuando la lógica de ramificación es parte central del nodo. Usa condiciones en transiciones para filtros adicionales en caminos que ya parten de una salida específica.
Ramificación y Convergencia
Los workflows pueden tener ramas paralelas — caminos que se ejecutan simultáneamente. Esto ocurre cuando un nodo tiene múltiples salidas y todas están conectadas a nodos diferentes.
Fork (Ramificación)
Cuando todas las salidas de un nodo se activan al mismo tiempo (como en algunos escenarios de Aprobación), el workflow se divide en ramas paralelas. Cada rama avanza de forma independiente.
Join (Convergencia)
El nodo Convergencia (Join) se usa para sincronizar ramas paralelas. Espera que todas las ramas que llegan a él estén completadas antes de continuar el flujo. El número de entradas del Join se determina automáticamente en función de las conexiones realizadas en el canvas.
Asegúrate de que todas las ramas conectadas al nodo Join realmente tengan posibilidad de alcanzarlo. Si una rama puede terminar sin llegar al Join (por ejemplo, por una condición que nunca se cumple), el workflow quedará bloqueado esperando indefinidamente.
Páginas de Referencia por Nodo
Para detalles completos de configuración de cada nodo, consulta las páginas individuales: