Nodo: Solicitar Respuesta de Formulario
El nodo Solicitar Respuesta de Formulario invita a uno o más destinatarios a responder un formulario Hashdata. A diferencia de un envío de correo simple, este nodo pausa la ejecución del workflow hasta que se recibe la respuesta — o hasta que se alcanza un plazo límite, si configuraste un tiempo límite. Solo tras la respuesta (o el vencimiento del plazo) el flujo avanza al siguiente nodo.
Este comportamiento de espera hace que el nodo sea ideal para procesos que dependen de información recopilada en etapas, donde cada etapa puede involucrar personas diferentes o formularios distintos.
Cuándo Usar
El nodo Solicitar Respuesta de Formulario es la elección correcta siempre que el workflow necesite obtener datos nuevos de alguien antes de continuar. Ve los escenarios más comunes:
- Recopilación multi-etapa: el proceso comienza con un formulario inicial y, dependiendo de las respuestas, activa nuevos formularios para otras personas o departamentos. Por ejemplo, un pedido de compra puede ser completado por el solicitante y luego un segundo formulario con datos de aprobación presupuestaria puede enviarse al responsable financiero.
- Datos adicionales: durante la ejecución del workflow identificas que necesitas información complementaria no prevista en el formulario original. En lugar de reiniciar el proceso, simplemente agrega un nodo que solicite solo los datos faltantes.
- Encuestas de satisfacción: tras completar un servicio, entrega de producto o prestación de servicio, el workflow puede invitar automáticamente al cliente a responder una encuesta de NPS o evaluación de calidad.
- Aprobaciones con recopilación de justificación: en flujos que ya tienen un nodo de aprobación, Solicitar Respuesta de Formulario puede usarse antes o después para recopilar información estructurada que sustente la decisión.
Configuración
Para configurar el nodo, haz clic sobre él en el canvas del workflow y completa los campos en el panel lateral derecho:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Formulario | Selecciona qué formulario Hashdata será enviado a los destinatarios para responder. Solo aparecen en esta lista los formularios publicados y disponibles en el espacio. | Sí |
| Destinatarios | Define quién recibirá la invitación para responder el formulario. Acepta cuatro tipos de destinatario: usuario de la plataforma, respondente del formulario disparador, campo de correo de un formulario ancestro, o correo externo escrito libremente. Es posible agregar múltiples destinatarios. | Sí |
| Asunto del correo de invitación | Texto que aparecerá en la línea de asunto del correo enviado al destinatario. Soporta variables en el formato {{nombre_del_campo}} para personalizar el mensaje con datos de formularios anteriores. | Sí |
| Cuerpo del correo de invitación | Mensaje principal del correo de invitación. Soporta formato rich text, inserción de variables y artefactos. El enlace de acceso al formulario se incluye automáticamente en el correo — no necesitas agregarlo manualmente. | Sí |
| Tiempo límite (opcional) | Plazo máximo para que el destinatario responda el formulario. Configura una duración (número entero) y una unidad de tiempo (Minutos, Horas, Días o Semanas). Si se alcanza el plazo sin respuesta, el nodo activa la salida TIMEOUT en el canvas, permitiendo tratar este escenario con un flujo alternativo. | No |
Tipos de Destinatario
Al agregar destinatarios, puedes combinar diferentes orígenes en la misma configuración:
- Usuario de la plataforma: selecciona un usuario interno registrado en Hashdata. Útil cuando el respondente es siempre un miembro fijo del equipo.
- Respondente del formulario: utiliza la dirección de quien respondió el formulario disparador u otro formulario ancestro en el workflow. Ideal para procesos en que la misma persona necesita proporcionar más información.
- Campo de correo del formulario: referencia el valor completado en una pregunta de tipo correo en un formulario anterior. Permite reenviar la invitación a un contacto proporcionado dinámicamente durante el proceso.
- Correo externo: escribe directamente una dirección de correo fija. Útil para notificar bandejas de entrada de equipos o socios externos que no tienen registro en la plataforma.
Datos Recopilados
Tras responder el formulario el destinatario, todas las respuestas quedan disponibles como variables en los nodos subsiguientes del workflow. Basta con referenciar el nombre del campo usando la sintaxis {{nombre_del_campo}}.
Por ejemplo, si el formulario solicitado contiene una pregunta llamada "Número de contrato", puedes usar {{Número de contrato}} en el asunto de un correo siguiente, en un nodo de definición de estado, en mensajes de Slack o Teams, o en cualquier otro campo que acepte variables.
Usa variables en el asunto y cuerpo del correo de invitación para hacer el mensaje más relevante para el destinatario. Por ejemplo, si el workflow fue iniciado por el llenado de un formulario de solicitud con el campo "Nombre del solicitante", puedes incluir {{Nombre del solicitante}} en el cuerpo del correo para que el invitado sepa quién originó la solicitud. Esto aumenta la tasa de respuesta y reduce dudas sobre el contexto de la solicitud.
Cada correo de invitación generado por este nodo contiene un enlace personalizado y de uso único. Este enlace identifica al destinatario y asocia la respuesta con la instancia correcta del workflow. Si el destinatario reenvía el correo a otra persona o intenta responder más de una vez usando el mismo enlace, el sistema no registrará la segunda respuesta. Si es necesario reenviar la invitación, utiliza los controles de la instancia en la página de seguimiento del workflow.
Tratando el Tiempo Límite
Cuando el campo Tiempo límite está configurado, el nodo tiene dos salidas en el canvas:
- Salida principal (sin etiqueta o con el nombre del nodo): se activa cuando el destinatario responde dentro del plazo.
- Salida TIMEOUT: se activa cuando el plazo expira sin que se haya recibido ninguna respuesta.
Para tratar el tiempo límite correctamente, conecta la salida TIMEOUT a un nodo de tratamiento adecuado. Algunos enfoques comunes son:
- Conectar la salida TIMEOUT a un nodo Enviar Correo para notificar a un responsable de que se alcanzó el plazo sin respuesta.
- Conectar la salida TIMEOUT a un nodo Definir Estado para registrar que la instancia quedó pendiente por falta de respuesta.
- Conectar la salida TIMEOUT a un nodo Aprobación para que un responsable decida cómo proceder manualmente.
Si no configuras un tiempo límite, el nodo permanecerá esperando la respuesta del destinatario por tiempo indeterminado. La instancia tendrá el estado Esperando respuesta de formulario mientras no se defina el plazo o mientras no llegue la respuesta. Asegúrate de configurar un tiempo límite en procesos con SLA definido o que no pueden quedar bloqueados indefinidamente.
Salidas del Nodo en el Canvas
| Salida | Cuándo se activa |
|---|---|
| Salida principal | El destinatario respondió el formulario dentro del plazo (o sin plazo definido). |
| TIMEOUT | El plazo configurado se alcanzó sin que se haya recibido ninguna respuesta. Disponible solo cuando se configura el tiempo límite. |
Estado de la Instancia
Mientras el nodo Solicitar Respuesta de Formulario espera la respuesta del destinatario, la instancia del workflow muestra el estado Esperando respuesta de formulario en la columna Último paso de la página de seguimiento. Este estado permite que los responsables y operadores identifiquen rápidamente qué procesos están pendientes de una acción externa.
Tras recibir la respuesta — o tras activarse el tiempo límite — el estado se actualiza según el siguiente nodo en el flujo.
Buenas Prácticas
- Formula preguntas objetivas en el formulario solicitado. Cuanto más simple y directo sea el formulario, mayor será la tasa de respuesta de los destinatarios.
- Personaliza el correo de invitación con el contexto del proceso. Los destinatarios que entienden el motivo de la solicitud responden más rápidamente.
- Define siempre un tiempo límite en procesos con plazo, aunque sea generoso. Esto evita que las instancias queden atascadas indefinidamente en caso de correos no leídos o destinatarios no disponibles.
- Trata el TIMEOUT explícitamente en el canvas. Los workflows que ignoran la salida TIMEOUT pueden dejar el proceso en estado indefinido para responsables y auditores.
- Combina con el nodo Definir Estado justo después de la respuesta recibida para registrar el progreso del proceso de forma legible en el listado de instancias.