Nodo: Solicitar Plan de Acción
El nodo Solicitar Plan de Acción envía un correo pidiendo a uno o más destinatarios que creen un plan de acción. Al igual que los demás nodos de solicitud, este pausa la ejecución del workflow hasta que el plan sea efectivamente creado — o hasta que se alcance un plazo límite, en caso de haberse configurado un tiempo límite.
Este nodo (así como el Disparador: Plan de Acción) solo aparece en la paleta de nodos del editor cuando la empresa de tu espacio tiene el módulo de Plan de Acción configurado. Si no encuentras el nodo en la barra lateral, contacta al administrador de tu empresa.
Cómo Funciona
A diferencia de los nodos Aprobación y Solicitar Respuesta de Formulario — cuyo enlace puede ser respondido por cualquier persona que lo reciba, incluso sin cuenta en Hashdata —, el enlace de este nodo abre una pantalla autenticada de la plataforma. Por eso, el destinatario solo puede completar la solicitud si ya es colaborador del espacio de trabajo donde está configurado el Plan de Acción y tiene permiso para crear/gestionar planes de acción en ese espacio de trabajo.
- El destinatario recibe un correo con el botón "Crear Plan de Acción", que contiene un enlace exclusivo para esa instancia del workflow.
- Al hacer clic en el enlace, el destinatario necesita iniciar sesión en Hashdata (si aún no está autenticado) y es llevado a la pantalla normal de creación de plan de acción, usando sus propios permisos de colaborador — si no tiene acceso al espacio de trabajo o no tiene el permiso necesario, la creación se bloqueará, exactamente como ocurriría fuera del workflow.
- El destinatario completa y guarda el plan de acción normalmente, exactamente como lo haría fuera del workflow.
- En cuanto se guarda el plan, el workflow detecta la creación automáticamente y reanuda la ejecución, avanzando al siguiente nodo.
A diferencia de los demás nodos de solicitud, este nodo no concede acceso a través del enlace — solo identifica a qué instancia del workflow debe vincularse el plan creado. Antes de configurar los destinatarios, asegúrate de que cada uno ya sea colaborador del espacio de trabajo del Plan de Acción y ya posea el permiso de gestionar planes de acción en él. Un correo externo o alguien sin ese permiso recibirá el enlace, pero no podrá completar la creación del plan.
A diferencia de una automatización que "crea el registro sola", este nodo siempre depende de una persona real, autenticada y con permiso para gestionar planes de acción, para efectivamente crear el plan. Esto garantiza que toda la auditoría y las reglas de permisos del módulo de Plan de Acción sigan siendo respetadas normalmente.
Mientras espera, la instancia del workflow queda con el estado Esperando plan de acción, visible en la columna "Último paso" en la pantalla de instancias del workflow.
Cuándo Usar
Usa el nodo Solicitar Plan de Acción siempre que un proceso necesite que alguien formalice una acción correctiva o de mejora antes de continuar. Ejemplos:
- Tratamiento de no conformidades: tras el rechazo de una inspección o auditoría (vía Disparador: Respuesta de Formulario), el workflow solicita al responsable que cree un plan de acción para corregir el problema identificado.
- Reacción a verificaciones rechazadas: combinado con el Disparador: Plan de Acción configurado para el evento "Verificación rechazada", el workflow solicita automáticamente una nueva acción correctiva cuando no se confirma la eficacia de una acción anterior.
- Ciclos de mejora continua: un indicador supera un límite crítico y el workflow le pide al responsable que registre formalmente un plan de acción para tratar la causa.
Configuración
Para configurar el nodo, haz clic sobre él en el canvas del workflow y completa los campos en el panel lateral derecho:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Destinatarios | Quién recibirá el correo solicitando la creación del plan de acción. El campo acepta los mismos cuatro tipos de origen que los demás nodos de solicitud (usuario de la plataforma, respondente del formulario disparador o ancestro, campo de correo de un formulario ancestro, o correo externo escrito libremente), pero solo quien ya sea colaborador del espacio de trabajo del Plan de Acción y tenga permiso para crear planes de acción podrá efectivamente completar la solicitud al abrir el enlace — por eso, en la práctica, prefiere siempre a un usuario de la plataforma con ese permiso. Es posible agregar múltiples destinatarios. | Sí |
| Asunto del correo | Línea de asunto del correo enviado a los destinatarios. Soporta variables en el formato {{nombre_del_campo}}, incluyendo variables de Plan de Acción cuando exista un disparador de Plan de Acción ancestro. | Sí |
| Cuerpo del correo | Contenido principal del correo. Editor con soporte para formato, variables y adjuntos de artefactos (como PDFs o respuestas de formularios generados por nodos ancestros). El botón "Crear Plan de Acción" con el enlace de acceso se incluye automáticamente — no es necesario agregarlo manualmente. | Sí |
| Valores predeterminados del plan de acción | Valores opcionales de Indicador, Fuente, Tipo de plan de acción y Unidad organizativa que se precargarán en el formulario de creación mostrado al destinatario, agilizando el llenado cuando estos datos ya son conocidos por el workflow. | No |
| Tiempo límite | Plazo máximo de espera para la creación del plan de acción. Configura una duración (número entero) y una unidad (Minutos, Horas, Días o Semanas). Si el plazo expira sin que se cree el plan, el workflow sigue por la salida TIMEOUT. | No |
Salidas del Nodo
| Salida | Cuándo ocurre |
|---|---|
| Salida principal | El destinatario creó el plan de acción con éxito, dentro del plazo (o sin plazo definido). |
| TIMEOUT | El plazo configurado expiró sin que se creara ningún plan de acción. Solo aparece en el canvas cuando el tiempo límite está habilitado. |
Si no configuras un tiempo límite, el nodo permanecerá esperando la creación del plan de acción por tiempo indeterminado, con la instancia en el estado Esperando plan de acción. Configura un tiempo límite en procesos con un plazo definido para evitar instancias bloqueadas indefinidamente.
Datos Disponibles Después de la Creación
En cuanto se crea el plan de acción, sus datos quedan disponibles como variables para los nodos siguientes del workflow — las mismas variables descritas en la página del Disparador: Plan de Acción: {{anomaly}} y {{actionPlan.cause|what|how|where|status|executorName|indicatorName|sourceName|actionPlanTypeName}}.
Además, el evento Plan de acción creado pasa a mostrar un enlace "Ver plan de acción" en el historial de eventos de la instancia, permitiendo acceder directamente al plan recién creado.
Buenas Prácticas
- Confirma el acceso del destinatario antes de publicar: verifica que cada destinatario ya sea colaborador del espacio de trabajo del Plan de Acción y ya tenga el permiso de gestionar planes de acción. Un destinatario sin ese acceso previo nunca podrá completar la solicitud, y la instancia quedará Esperando plan de acción indefinidamente (o hasta el tiempo límite, si está configurado).
- Da contexto al correo con variables: usa variables del formulario o del Plan de Acción disparador para explicar al destinatario por qué se está solicitando la creación del plan. Esto reduce dudas y agiliza el llenado.
- Precarga los valores predeterminados cuando sea posible: configurar los Valores predeterminados del plan de acción (Indicador, Fuente, Tipo, Unidad organizativa) reduce el esfuerzo del destinatario y mejora la consistencia de los datos registrados.
- Trata siempre el camino TIMEOUT en procesos con plazo, conectándolo a un nodo de notificación o escalamiento.
- Combina con Definir Estado justo antes de este nodo, para dejar claro en el listado de instancias que el proceso está esperando la creación de un plan de acción.