Ciclo de vida de un Workflow
Todo workflow en Hashdata pasa por diferentes estados a lo largo de su uso. Comprender el ciclo de vida es fundamental para gestionar procesos de forma segura, evitar interrupciones en curso y mantener el control sobre lo que está en producción. Esta guía explica cada estado, cómo transitar entre ellos y las mejores prácticas para cada situación.
Estados de un Workflow
Un workflow puede estar en uno de los tres estados principales a continuación. Cada estado determina qué se puede hacer y si se aceptan nuevas instancias.
| Estado | Descripción | Acepta nuevas instancias |
|---|---|---|
| Borrador pendiente | El workflow fue editado y guardado como borrador, pero aún no fue publicado. Puede coexistir con una versión publicada ya en ejecución. | Depende de la versión publicada |
| Publicado + Habilitado | La versión más reciente del workflow está activa en producción. El disparador monitorea eventos y cualquier activación crea una nueva instancia. | Sí |
| Publicado + Deshabilitado | El workflow fue publicado pero está temporalmente pausado. El disparador no crea nuevas instancias. Las instancias ya en curso continúan normalmente hasta completarse. | No |
Trabajando con Borradores
El borrador es la forma de trabajar en las configuraciones de un workflow sin afectar lo que ya está en producción. Cada vez que abres el editor y realizas algún cambio, esos cambios se guardan como borrador hasta que decidas publicar o descartar.
Qué es un borrador
Un borrador representa una versión en edición del workflow que aún no está disponible en producción. Existe de forma independiente a la versión publicada: mientras ajustas etapas, destinatarios o condiciones en el borrador, la versión publicada continúa funcionando normalmente y aceptando nuevas instancias sin ninguna interrupción.
Esto significa que es seguro editar un workflow activo. Los cambios que realizas en el editor no impactan las instancias en curso ni el comportamiento actual del proceso.
Cómo guardar un borrador
Al realizar cualquier modificación en el editor de workflow, haz clic en el botón Guardar borrador en la barra superior del editor. El sistema registrará todos los cambios realizados hasta ese momento como borrador pendiente. Puedes guardar tantas veces como quieras antes de publicar.
Un indicador visual en el listado de workflows señala cuando hay un borrador pendiente para ese workflow, permitiendo identificar fácilmente qué necesita revisarse y publicarse.
Cómo descartar un borrador
Si decides que los cambios ya no tienen sentido, haz clic en el botón Descartar en el editor. Esto borrará todos los cambios no publicados y restaurará el editor al estado de la última versión publicada.
Descartar un borrador es una acción irreversible. Todos los cambios no publicados serán eliminados permanentemente. Confirma que realmente no necesitas esos cambios antes de continuar.
Borrador coexistiendo con versión publicada
Un comportamiento importante a entender: un workflow puede tener simultáneamente un borrador pendiente y una versión publicada habilitada. En este escenario, las nuevas instancias continúan siendo creadas por la versión publicada mientras trabajas en el borrador. Solo después de publicar el borrador las nuevas instancias comenzarán a usar la configuración actualizada.
Publicando un Workflow
Publicar es el acto de transformar el borrador en la versión activa en producción. Después de publicar, las configuraciones que editaste entran en vigor para todas las nuevas activaciones del workflow.
Cómo publicar
En el editor de workflow, haz clic en el botón Publicar en la barra superior. El sistema validará el workflow (verificando que todos los nodos obligatorios estén configurados correctamente) y, si no hay errores, la nueva versión será publicada inmediatamente.
Qué ocurre al publicar
Al publicar un workflow, ocurre lo siguiente:
- El borrador pendiente se convierte en la nueva versión activa.
- El workflow entra automáticamente en el estado Publicado + Habilitado, listo para aceptar nuevas instancias.
- Las instancias que ya estaban en curso continúan usando la versión anterior hasta completarse — no se migran automáticamente a la nueva versión.
- Todas las nuevas activaciones del disparador crearán instancias basadas en la nueva versión publicada.
Este comportamiento garantiza que los procesos ya iniciados no sean interrumpidos ni alterados de forma inesperada por una actualización de diseño.
Las instancias en curso siempre finalizan en la versión en que fueron iniciadas. Esto es especialmente importante cuando hay cambios estructurales significativos, como eliminación de etapas o cambio de formularios utilizados.
Habilitando y Deshabilitando
Después de publicado, puedes pausar y reanudar el workflow sin necesidad de editar ni republicar nada. Esto se hace a través de las opciones de habilitar y deshabilitar.
Cómo habilitar o deshabilitar
En el listado de workflows, haz clic en el menú contextual (icono de tres puntos) del workflow deseado. Las opciones Habilitar y Deshabilitar estarán disponibles según el estado actual del workflow.
También puedes acceder a esta opción desde la página de detalles del workflow.
Diferencia entre deshabilitar y cancelar
Deshabilitar un workflow no cancela las instancias que ya están en curso. Estas continúan avanzando normalmente por los nodos de Aprobación, espera u otras etapas — hasta completarse o fallar por cuenta propia.
Lo que cambia al deshabilitar es que ninguna nueva activación del disparador creará una nueva instancia. El disparador deja de monitorear eventos mientras el workflow está deshabilitado.
Al deshabilitar un workflow, todas las instancias ya iniciadas continúan ejecutándose normalmente. Si necesitas interrumpir instancias específicas, es necesario cancelarlas individualmente en la pantalla de gestión de instancias.
Cuándo usar la opción de deshabilitar
Deshabilitar es ideal en situaciones como:
- Mantenimiento planificado: necesitas revisar el workflow antes de aceptar nuevas respuestas.
- Revisión de proceso: el flujo necesita ser validado por otro equipo antes de volver a estar activo.
- Período de baja demanda: el proceso no debe activarse durante un período específico.
- Pruebas post-actualización: publicaste una nueva versión y quieres verificar el comportamiento antes de liberar todos los disparadores.
Al reanudar, simplemente usa Habilitar en el menú contextual y el workflow volverá a aceptar nuevas activaciones inmediatamente.
Clonando un Workflow
La clonación permite crear una copia completa de un workflow existente, incluyendo todos los nodos, configuraciones y conexiones. El resultado es un nuevo workflow con el nombre original seguido de (copia), en estado de borrador, listo para ser editado y publicado de forma independiente.
Cómo clonar
En el menú contextual del workflow en el listado, haz clic en Clonar. El sistema creará inmediatamente una copia completa del workflow. La copia aparecerá en el listado como un nuevo elemento, con nombre en el formato [Nombre original] (copia).
Casos de uso para la clonación
- Variaciones de proceso: crear versiones ligeramente diferentes del mismo flujo para contextos distintos (por ejemplo, workflow de aprobación para diferentes departamentos).
- Copia de seguridad antes de grandes cambios: clonar antes de reestructurar un workflow complejo, garantizando un punto de retorno seguro.
- Reutilización de estructura: usar un workflow bien configurado como punto de partida para un nuevo proceso con estructura similar.
La copia clonada no tiene historial de instancias, no está publicada y no interfiere con el original. Puedes renombrarla y ajustarla libremente antes de publicar.
Eliminando un Workflow
La eliminación es una acción permanente que elimina el workflow y todo su historial de la plataforma. Por eso, el sistema requiere una confirmación explícita antes de completar la operación.
Cómo eliminar
En el menú contextual del workflow en el listado, haz clic en Eliminar. Se mostrará un cuadro de diálogo solicitando que confirmes la eliminación escribiendo el nombre del workflow o completando un captcha de confirmación. Tras la confirmación, el workflow es eliminado permanentemente.
Eliminar un workflow borra permanentemente el diseño, todas las instancias históricas, los registros de ejecución y cualquier dato vinculado al proceso. Esta acción no puede deshacerse. Si hay instancias con historial importante para auditoría o cumplimiento, considera deshabilitar el workflow en lugar de eliminarlo.
Si el workflow tiene un historial relevante de instancias — como registros de aprobaciones, formularios respondidos o evidencias de proceso — prefiere deshabilitar en lugar de eliminar. El workflow deshabilitado preserva todo el historial y puede reactivarse en cualquier momento, mientras que la eliminación lo borra todo definitivamente.
Resumen del Flujo
Para facilitar la visualización, este es el flujo típico de un workflow desde la creación hasta la operación continua:
- Crea el workflow y configura los nodos en el editor.
- Guarda como borrador tantas veces como necesites mientras ajustas las configuraciones.
- Publica el workflow — queda Publicado + Habilitado automáticamente.
- El disparador comienza a monitorear eventos y se crean nuevas instancias.
- Cuando sea necesario, deshabilita temporalmente para mantenimiento o revisión.
- Edita, guarda como borrador de nuevo y publica la versión actualizada.
- Las nuevas instancias usarán la nueva versión; las antiguas continúan en la versión original.
- Si el proceso ya no es necesario, elimínalo — o, si hay historial valioso, mantenlo deshabilitado.