Nodo: Definir Estado
El nodo Definir Estado te permite configurar un texto descriptivo para la instancia del workflow. Este texto se muestra en la columna Último paso en el panel de instancias, permitiendo que cualquier miembro del equipo identifique rápidamente en qué etapa se encuentra cada instancia — sin necesidad de abrir el historial detallado.
A diferencia de los nodos que esperan una acción externa, Definir Estado avanza inmediatamente tras grabar el texto, sin interrumpir el flujo del proceso. Es un nodo de apoyo a la visibilidad operacional.
Cuándo usar
Usa el nodo Definir Estado siempre que necesites aumentar la transparencia sobre el progreso de un proceso. Es especialmente valioso en workflows que:
- Tienen múltiples etapas largas — procesos de aprobación en varios niveles, recopilación de información en secuencia o integraciones con sistemas externos pueden tardar horas o días. Sin un estado actualizado, es difícil saber si una instancia está bloqueada o simplemente esperando.
- Involucran múltiples responsables — cuando diferentes personas hacen seguimiento del panel de instancias, el texto de estado evita preguntas repetidas del tipo "¿en qué fase está esto?".
- Necesitan auditoría simplificada — los responsables que monitorean grandes volúmenes de solicitudes obtienen una visión inmediata del estado de cada elemento sin abrir cada instancia individualmente.
- Combinan ramas paralelas — en workflows con divisiones (múltiples caminos simultáneos), un estado bien posicionado antes del nodo de convergencia (JOIN) aclara qué estaba haciendo cada rama.
Coloca el nodo Definir Estado inmediatamente antes de nodos como Aprobación o Solicitar Respuesta de Formulario. Así, cuando la instancia entre en modo de espera, el panel ya mostrará el mensaje correcto — por ejemplo, "Esperando aprobación del responsable financiero" — haciendo el estado visible para todo el equipo incluso antes de que ocurra cualquier acción.
Configuración
La configuración del nodo Definir Estado es simple y tiene un único campo:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Texto de estado | Sí | Mensaje descriptivo mostrado en la columna Último paso. Soporta variables en el formato {{nombre_del_campo}} para incluir datos dinámicos de la instancia. |
Usando variables en el texto de estado
Puedes enriquecer el texto de estado con información real de la instancia usando la sintaxis {{nombre_del_campo}}. Las variables disponibles corresponden a los campos de formularios que ya han sido respondidos hasta ese punto en el flujo — es decir, campos de formularios que forman parte de los nodos anteriores a Definir Estado en la secuencia del workflow.
Ejemplo: si el formulario de entrada tiene un campo llamado solicitante, puedes escribir:
Solicitud recibida de {{solicitante}}
El panel de instancias mostrará algo como: Solicitud recibida de María García.
Si una variable referenciada en el texto aún no ha sido completada en la instancia (por ejemplo, un campo de un formulario que aún no ha sido respondido), se mostrará en blanco. Asegúrate de que el nodo Definir Estado esté posicionado después de todos los nodos que recopilan los datos que quieres mostrar.
Ejemplos de uso
A continuación, algunos modelos de texto de estado para situaciones comunes. Adapta los nombres de las variables según los campos reales de tus formularios.
Registro de entrada de la solicitud
Solicitud recibida el {{fecha_envio}} por {{correo_solicitante}}
Resultado esperado en el panel: Solicitud recibida el 01/06/2026 por juan@empresa.com
Usa este texto justo después del disparador del formulario para confirmar que la instancia fue iniciada e identificar quién la envió.
Registro de aprobación
Aprobado por el responsable el {{fecha_aprobacion}}
Resultado esperado en el panel: Aprobado por el responsable el 02/06/2026
Posiciona este nodo en la salida Aprobado del nodo de Aprobación para que el historial muestre claramente que la etapa de aprobación fue completada con éxito.
Indicación de exportación completada
Datos exportados a hoja de cálculo
Texto fijo, sin variables. Úsalo después de nodos de exportación (como Exportar a Google Sheets) para registrar que los datos fueron enviados al sistema externo.
Estado de etapa en curso (antes de esperar acción)
Esperando complementación de datos por {{correo_responsable}}
Resultado esperado en el panel: Esperando complementación de datos por ana@empresa.com
Posiciona antes de un nodo Solicitar Seguimiento para mantener el panel informativo mientras la instancia espera la acción del responsable.
Estado en workflow de múltiples aprobaciones
Etapa 1 aprobada — Esperando aprobación del director
Texto descriptivo que combina el resultado ya alcanzado con el siguiente paso esperado. Muy útil en workflows con cadena de aprobaciones secuenciales.
Comportamiento
El nodo Definir Estado tiene un comportamiento distinto de los demás nodos de acción:
- Avance inmediato: tan pronto como el nodo se ejecuta, graba el texto de estado y pasa el control al siguiente nodo inmediatamente. No hay espera por respuesta, aprobación ni período de tiempo.
- No interrumpe el flujo: al avanzar instantáneamente, puede insertarse en cualquier punto del workflow sin agregar latencia al proceso.
- Actualiza el panel en tiempo real: el texto grabado aparece inmediatamente en la columna Último paso del panel de instancias, visible para todos los usuarios con permiso de visualización.
- Salida única: el nodo tiene solo una salida, ya que no hay condición de fallo ni desvío de camino — siempre avanza normalmente.
Definir Estado solo actualiza el texto mostrado en el panel interno de Hashdata. No envía correos, mensajes de Slack ni ningún otro tipo de notificación. Para comunicar cambios de estado externamente, utiliza los nodos Enviar Correo, Enviar Mensaje en Slack o Enviar Mensaje en Teams en conjunto.
Acumulación de estado
Cuando un workflow tiene múltiples nodos Definir Estado a lo largo del flujo, cada ejecución reemplaza el texto anterior — pero el historial completo de todos los textos definidos durante la vida de la instancia queda registrado y se muestra de forma concatenada en el detalle de la instancia, separados por |.
Ejemplo de historial acumulado:
Solicitud recibida el 01/06/2026 | Esperando aprobación del responsable | Aprobado por el responsable el 02/06/2026 | Datos exportados a hoja de cálculo
Esto te permite reconstruir la trayectoria de la instancia solo leyendo el historial de estado, sin necesidad de analizar cada nodo individualmente.
Diseña tus textos de estado pensando en cómo formarán una línea de tiempo legible cuando se concatenen. Prefiere frases en pasado para etapas completadas ("Aprobado el...") y en gerundio o futuro para etapas en curso ("Esperando...", "Enviando..."). Esto hace que el historial acumulado sea mucho más informativo.
Permisos necesarios
Para agregar o configurar el nodo Definir Estado en un workflow, el usuario necesita el permiso "Gestionar Workflows". Los usuarios con solo el permiso "Visualizar Workflows" pueden ver el panel de instancias y leer los textos de estado, pero no pueden editar el diseño del workflow.
Para más información sobre permisos, consulta la sección de gestión de workflows.