Nodo: Solicitar Seguimiento
El nodo Solicitar Seguimiento permite que un workflow pida a una o más personas que revisen y complementen una respuesta de formulario que ya fue enviada anteriormente. En lugar de crear un nuevo registro en blanco, el destinatario recibe una invitación por correo y, al hacer clic en el enlace, abre exactamente la respuesta original — pudiendo editar los campos disponibles, agregar información faltante o corregir datos incorrectos.
Mientras el nodo espera la finalización de la edición, la instancia del workflow queda suspendida con el estado Esperando respuesta de formulario. El workflow solo avanza — o activa el tiempo límite, si está configurado — cuando el destinatario guarda la respuesta.
Este nodo es especialmente útil en procesos que involucran la recopilación de información en múltiples etapas, revisión de datos por parte del propio solicitante o enriquecimiento de un registro a lo largo del ciclo de vida de una ocurrencia.
Diferencia con el Nodo "Solicitar Respuesta de Formulario"
Es común confundir los dos nodos, ya que ambos involucran formularios y correos de invitación. La distinción fundamental está en lo que encuentra el destinatario al abrir el enlace:
| Aspecto | Solicitar Respuesta de Formulario | Solicitar Seguimiento |
|---|---|---|
| Qué se abre | Formulario en blanco — nueva respuesta | Respuesta existente — edición de registro ya guardado |
| Uso principal | Recopilar información de alguien que aún no ha respondido | Pedir a alguien que complemente o corrija una respuesta anterior |
| Respuesta ancestro necesaria | No obligatorio | Sí — el formulario objetivo debe tener una respuesta en el contexto de la instancia |
| Resultado en el historial | Crea un nuevo registro de respuesta | Actualiza el registro existente |
En resumen: usa Solicitar Respuesta de Formulario cuando aún no hay respuesta. Usa Solicitar Seguimiento cuando ya existe una respuesta y necesitas que sea revisada o ampliada.
Cuándo Usar
El nodo Solicitar Seguimiento es indicado en escenarios como:
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Documentos adicionales: el solicitante completó un formulario de apertura de ticket, pero olvidó adjuntar un archivo obligatorio. El workflow detecta la ausencia y le pide que acceda a la respuesta original para incluir el adjunto.
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Corrección de datos inválidos: un aprobador identificó inconsistencias en los datos informados. En lugar de rechazar y finalizar el proceso, el workflow devuelve el elemento al solicitante para que realice las correcciones directamente en la respuesta existente.
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Recopilación por etapas: el proceso está dividido en fases. En la primera etapa, el usuario completa datos básicos. En un momento posterior del workflow, es invitado a regresar a la misma respuesta para completar información complementaria que solo estará disponible en esa fase.
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Enriquecimiento progresivo de datos: un registro inicial se realiza con información mínima. Conforme avanza el proceso, diferentes responsables son llamados a agregar datos al mismo registro — todo en la misma respuesta, sin duplicación de registros.
Utiliza un nodo Si/Sino antes del Solicitar Seguimiento para verificar si los datos realmente necesitan complementación. Por ejemplo: si el campo "Número de contrato" está completado, continúa directamente a la siguiente etapa; si está vacío, activa el seguimiento. De esta forma, el destinatario solo es contactado cuando hay algo que hacer, evitando solicitudes innecesarias.
Configuración
Para agregar el nodo al canvas del workflow, arrástralo desde la barra lateral o haz clic en + en una salida existente y selecciona Solicitar Seguimiento. Luego haz clic en el nodo para abrir el panel de configuración lateral.
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Formulario | El formulario Hashdata cuya respuesta será abierta para edición. Debe ser el mismo formulario del disparador o de un nodo Solicitar Respuesta de Formulario anterior en el flujo, ya que debe haber una respuesta en el contexto de la instancia. | Sí |
| Destinatarios | Quién recibirá el correo de solicitud de complementación. Acepta: usuario de la plataforma, respondente del formulario, campo de correo de un formulario ancestro o correo externo escrito libremente. Se pueden agregar múltiples destinatarios. | Sí |
| Asunto del correo | Texto del asunto del mensaje enviado al destinatario. Soporta variables en el formato {{nombre_del_campo}} para personalizar con datos de la respuesta. | Sí |
| Cuerpo del correo | Contenido del mensaje enviado. Soporta formato rich text, variables ({{nombre_del_campo}}) e inserción de artefactos (como PDFs generados por nodos anteriores). El correo incluirá automáticamente un botón con el enlace de acceso a la respuesta. | Sí |
| Tiempo límite | Tiempo máximo de espera para la finalización del seguimiento. Configurado como duración (número entero) y unidad (Minutos, Horas, Días o Semanas). Si el destinatario no edita la respuesta dentro del plazo, el workflow sigue por la salida TIMEOUT. | No |
Salidas del Nodo
El nodo Solicitar Seguimiento tiene dos salidas posibles en el canvas:
- Completado: se activa cuando el destinatario guarda la edición de la respuesta dentro del plazo.
- TIMEOUT: se activa cuando el tiempo configurado expira sin que se haya editado la respuesta. Solo aparece en el canvas cuando el tiempo límite está habilitado.
Cuando no hay tiempo límite configurado, el workflow espera indefinidamente hasta que la respuesta sea editada.
Comportamiento Durante la Ejecución
Al llegar a este nodo, el workflow ejecuta automáticamente las siguientes acciones:
- Envía el correo de solicitud a todos los destinatarios configurados.
- Suspende la instancia con el estado Esperando respuesta de formulario.
- Genera un enlace único y seguro que da acceso de edición a la respuesta específica de esa instancia.
- Monitorea la respuesta. Cuando el destinatario guarda la edición, la instancia se reanuda y sigue por la salida Completado.
- Si el tiempo límite está habilitado y expira antes de la edición, la instancia sigue por la salida TIMEOUT.
Todas las variables disponibles en el workflow se actualizan tras la finalización del seguimiento, reflejando los nuevos valores ingresados por el destinatario en la respuesta editada.
Para que el destinatario pueda editar la respuesta, el formulario debe estar configurado para permitir la edición de respuestas ya enviadas. Si el formulario está bloqueado para ediciones tras el envío, el enlace generado por el nodo no funcionará correctamente y el destinatario verá un mensaje de error al intentar acceder a la respuesta. Verifica la configuración del formulario en Formularios antes de publicar el workflow.
Consejos de Uso
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Personaliza el correo: incluye en el cuerpo del correo un resumen de lo que necesita complementarse usando variables. Por ejemplo:
Hola, {{nombre_solicitante}}, identificamos que el campo "Número de contrato" necesita completarse.Esto reduce dudas y agiliza la finalización. -
Define un tiempo límite adecuado: en procesos con plazos definidos, siempre configura el tiempo límite y conecta la salida TIMEOUT a un nodo Enviar Correo para notificar a los responsables o escalar el elemento. Las instancias que esperan indefinidamente pueden acumularse y dificultar el seguimiento.
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Usa Definir Estado antes: antes del nodo Solicitar Seguimiento, inserta un nodo Definir Estado con un mensaje como
Esperando complementación por el solicitante. Esto hace que la columna "Último paso" sea más informativa para quien monitorea las instancias. -
Encadena múltiples seguimientos: es posible tener más de un nodo Solicitar Seguimiento en el mismo workflow, cada uno pidiendo complementaciones diferentes en momentos distintos del proceso. Cada llamada abre la misma respuesta, permitiendo que se enriquezca progresivamente a lo largo del flujo.