Nodo: Aprobación
El nodo Aprobación interrumpe la ejecución del workflow y envía una solicitud de decisión a uno o más aprobadores. El proceso solo avanza — o sigue el camino de tiempo límite — después de que alguien hace clic en uno de los botones de decisión configurados. Es el nodo ideal para cualquier paso que requiera revisión humana antes de continuar.
Mientras espera, la instancia tiene el estado Esperando aprobación, visible en la columna "Último paso" en la pantalla de instancias del workflow.
Cuándo usar
Usa el nodo Aprobación siempre que el proceso necesite una validación humana antes de avanzar. Ejemplos comunes:
- Autorización de compras — un responsable necesita aprobar o rechazar una solicitud antes de que el pedido sea enviado al proveedor.
- Niveles de aprobación — diferentes niveles jerárquicos aprueban valores o decisiones dentro de límites definidos.
- Validación de contenido — un revisor analiza un documento, formulario o propuesta y decide si está correcto o necesita ajustes.
- Cumplimiento normativo — un responsable legal o de calidad confirma que una acción está dentro de las normas antes de continuar.
- Liberación de acceso — un administrador aprueba o rechaza una solicitud de acceso a sistemas o recursos.
El nodo es versátil: puedes configurar tantos resultados como sean necesarios, yendo más allá del simple "Aprobar / Rechazar" cuando el proceso requiera más matices.
Configuración
Para configurar el nodo Aprobación, haz clic en él en el canvas del editor de workflow. El panel de configuración se abre a la derecha.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Destinatarios (aprobadores) | Sí | Lista de personas que recibirán el correo de aprobación. Puede ser un usuario interno de la plataforma, el respondente del formulario disparador o ancestro, el valor de un campo de correo de formulario, o una dirección de correo externa escrita libremente. Puedes agregar múltiples destinatarios; todos reciben el correo, y la primera respuesta recibida finaliza la espera. |
| Resultados (outcomes) | Sí | Define las decisiones posibles para el aprobador. Cada resultado tiene una etiqueta (texto que aparece en el botón del correo y en la salida del canvas) y un color (visual del botón). Cada resultado registrado genera automáticamente una salida (conector) en el nodo del canvas, permitiendo dirigir el workflow por caminos diferentes según la decisión tomada. Se requieren al menos dos resultados. |
| Tiempo límite | No | Plazo máximo de espera para la decisión. Configura una duración y una unidad (Minutos, Horas, Días o Semanas). Si el plazo expira sin respuesta, el workflow sigue por la salida TIMEOUT del nodo. Cuando no se configura, el nodo espera indefinidamente. |
| Asunto del correo | Sí | Línea de asunto del correo enviado a los aprobadores. Soporta variables en el formato {{nombre_del_campo}} para personalizar el asunto con datos de la instancia, como el nombre del solicitante o el título de la solicitud. |
| Cuerpo del correo | Sí | Contenido principal del correo de aprobación. Editor con soporte para formato, inserción de variables ({{nombre_del_campo}}), tablas y artefactos. Usa este campo para presentar al aprobador toda la información necesaria para fundamentar la decisión. |
| Adjuntos de artefactos | No | Permite adjuntar al correo PDFs generados por nodos ancestros (como exportaciones o respuestas de formularios en PDF) y archivos enviados en campos de formularios ancestros. El aprobador recibe los archivos directamente en el correo para consulta. |
Configurando los Resultados (Outcomes)
Los resultados definen qué decisiones puede tomar el aprobador. Para configurarlos:
- En el panel de configuración del nodo, localiza la sección resultados.
- Haz clic en Agregar resultado para incluir una nueva opción de decisión.
- Completa la etiqueta del resultado — este texto aparecerá en el botón del correo que recibe el aprobador y también identificará la salida en el canvas.
- Elige el color del botón para indicar visualmente la naturaleza de la decisión (por ejemplo: verde para aprobación, rojo para rechazo, amarillo para revisión).
- Repite el proceso para cada decisión posible.
- Para eliminar un resultado, haz clic en el ícono de eliminación junto a él.
Tras guardar, cada resultado registrado genera automáticamente una salida (conector) en el nodo dentro del canvas. En el canvas, conecta cada salida al siguiente nodo correspondiente al camino que debe seguir el workflow para esa decisión:
- La salida etiquetada con el resultado "Aprobado" puede conectarse a un nodo de Enviar correo de confirmación.
- La salida "Rechazado" puede conectarse a un nodo de Definir Estado que registre el rechazo.
- La salida "Revisar" puede conectarse a un nodo de Solicitar Seguimiento (follow-up).
No dejes salidas desconectadas — cada salida debe llevar a algún nodo, aunque sea solo un nodo de Definir Estado para registrar el resultado.
Configurando el Tiempo Límite
El tiempo límite es el plazo máximo que el workflow esperará por una decisión antes de seguir automáticamente por el camino de excepción.
- En el panel de configuración del nodo, localiza la sección Tiempo límite.
- Activa el tiempo límite e ingresa el valor numérico de la duración.
- Selecciona la unidad de tiempo: Minutos, Horas, Días o Semanas.
- Guarda la configuración.
- En el canvas, conecta la salida TIMEOUT al nodo responsable de tratar el vencimiento del plazo — por ejemplo, un nodo de Enviar correo notificando que la aprobación no se completó a tiempo, o un nodo de Definir Estado que registre la situación.
Cuando no se configura ningún tiempo límite, el nodo espera indefinidamente una respuesta. La instancia permanecerá en el estado Esperando aprobación hasta que alguien responda o el workflow se cancele manualmente.
En procesos con impacto operativo o financiero, siempre configura un tiempo límite. Sin él, una instancia puede quedar detenida indefinidamente si el aprobador no recibe o ignora el correo — bloqueando el proceso por tiempo indeterminado. Un plazo bien definido garantiza que el workflow siempre avance, incluso en situaciones de ausencia o fallo de comunicación.
Cómo Responde el Aprobador
El aprobador no necesita tener acceso al panel de Hashdata para responder. El proceso se realiza íntegramente a través del correo recibido:
- El aprobador recibe un correo con el asunto y cuerpo configurados en el nodo, incluyendo la información contextual y los eventuales artefactos adjuntos.
- En el cuerpo del correo, se muestran los botones de decisión, uno para cada resultado configurado, con sus respectivos colores y etiquetas.
- El aprobador hace clic en el botón correspondiente a su decisión.
- Se abre una página de aprobación en el navegador, confirmando la decisión seleccionada. En esta página, el aprobador puede opcionalmente agregar un comentario explicando el motivo de la decisión.
- Tras confirmar, la decisión queda registrada y el workflow avanza inmediatamente por el camino correspondiente al resultado elegido.
Incluye variables en el asunto y cuerpo del correo para presentar al aprobador la información más relevante de la solicitud. Por ejemplo: Solicitud de compra de {{producto}} por valor de {{valor_total}} de {{nombre_solicitante}}. Cuanto más contexto tenga el aprobador en el propio correo, más ágil y acertada será la decisión — sin necesidad de buscar información en otros sistemas.
Cada correo de aprobación contiene un enlace exclusivo para esa instancia y ese destinatario. El enlace solo puede usarse una vez: tras registrarse la primera decisión, los intentos de acceder al mismo enlace nuevamente resultarán en un mensaje informando que la aprobación ya fue completada. Además, si se configura un tiempo límite, el enlace expira automáticamente al final del plazo definido.
Salidas del Nodo
El nodo Aprobación puede tener las siguientes salidas en el canvas:
| Salida | Cuándo ocurre |
|---|---|
| [Etiqueta del resultado] | Cuando el aprobador hace clic en el botón correspondiente a ese resultado. Cada resultado configurado genera una salida distinta con su etiqueta. |
| TIMEOUT | Cuando el plazo configurado expira sin que ningún aprobador haya respondido. Solo aparece cuando el tiempo límite está habilitado. |
Tipos de Destinatarios
Al agregar aprobadores, puedes combinar diferentes tipos de destinatarios en la misma lista:
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Usuario de la plataforma | Un usuario interno registrado en Hashdata. Ideal para aprobadores fijos como responsables o jefes de área. |
| Respondente del formulario | La persona que envió el formulario disparador o un formulario ancestro en el workflow. Útil cuando el propio solicitante necesita confirmar algo. |
| Campo de correo del formulario | El valor de una pregunta de tipo correo en un formulario ancestro. Permite dirigir la aprobación a alguien informado dinámicamente en la respuesta, como el correo de un supervisor indicado por el solicitante. |
| Correo externo | Una dirección de correo escrita libremente en la configuración. Útil para aprobadores fuera de la plataforma con dirección fija conocida. |
Buenas Prácticas
- Sé objetivo en el cuerpo del correo: presenta solo la información que el aprobador necesita para decidir. Los correos muy largos reducen el compromiso.
- Usa colores significativos en los resultados: verde para decisiones positivas, rojo para negativas y amarillo o gris para neutras como "Solicitar revisión".
- Siempre trata el camino TIMEOUT: conecta la salida TIMEOUT a un nodo que notifique a las partes interesadas y defina un estado claro para la instancia.
- Considera múltiples aprobadores con cuidado: cuando hay varios destinatarios, la primera respuesta finaliza la aprobación. Asegúrate de que cualquiera de los listados tenga autoridad para decidir solo.
- Documenta los resultados en la etiqueta: usa etiquetas descriptivas como "Aprobar y enviar" en lugar de solo "Sí" para que el historial de instancias sea más legible.