Integración: Subir Archivos a Google Drive

El nodo Subir Archivos a Google Drive permite que tu workflow realice cargas automáticas de archivos directamente a Google Drive al final de un proceso — o en cualquier etapa intermedia. Con él, centralizas documentos, fotos, PDFs de aprobaciones y otros archivos generados durante la ejecución del workflow, sin necesidad de realizar ninguna acción manual.

Esta integración es ideal para equipos que ya utilizan Google Drive como repositorio central de documentos y quieren garantizar que los registros de procesos queden organizados automáticamente, sin depender de colaboradores para mover archivos manualmente.

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Requisito previo: Configurar Conexión Google Drive

Antes de utilizar este nodo, necesitas autenticar tu cuenta Google y crear una conexión en Hashdata. Sigue los pasos a continuación:

1. En el menú lateral, accede a Configuración.
2. Haz clic en Integraciones.
3. Haz clic en Nueva Conexión y selecciona Google Drive.
4. Se abrirá una ventana de autenticación OAuth de Google.
5. Inicia sesión con la cuenta Google que tiene acceso al Drive deseado.
6. Concede los permisos solicitados a Hashdata.
7. Tras autorizar, la conexión se creará y estará disponible en los nodos de integración Google.

Permiso necesario

Solo los usuarios con el permiso "Gestionar Workflows" pueden crear conexiones y configurar nodos de integración. Asegúrate de que tu cuenta tenga este nivel de acceso.

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Cuándo Usar

El nodo Subir Archivos a Google Drive es recomendado en los siguientes escenarios:

• Archivar PDFs de aprobaciones: tras un nodo de Aprobación, envía automáticamente el informe en PDF a una carpeta específica en Drive.
• Guardar fotos y documentos de formularios: los campos de carga de archivos o de foto completados por el respondente se envían directamente a Drive sin intervención humana.
• Centralizar archivos por proyecto: usando el recurso de subcarpetas por instancia, cada ejecución del workflow crea una carpeta separada — ideal para organizar inspecciones, visitas, contratos o cualquier proceso que produzca documentos individuales.
• Integrar con otros sistemas Google: los archivos en Drive quedan disponibles para uso en Google Docs, Hojas de Cálculo, Sites y otras herramientas del ecosistema Google.

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Configuración del Nodo

Al agregar el nodo Subir Archivos a Google Drive al canvas del workflow, verás el panel de configuración con los siguientes campos:

Campo	Descripción	Detalles
Conexión	Selecciona la conexión Google Drive creada previamente en Configuración → Integraciones.	Obligatorio. Si no existe ninguna conexión, haz clic en "Crear nueva conexión" para autenticar directamente desde el panel del nodo.
Drive	Elige entre Mi Drive o un Drive Compartido disponible en la cuenta autenticada.	La lista se carga automáticamente en función de los permisos de la conexión seleccionada.
Carpeta de destino	Define en qué carpeta se guardarán los archivos. Usa el navegador de carpetas para localizar o crear el directorio deseado.	Obligatorio. Si la subcarpeta por instancia está activada, esta carpeta será el directorio padre.
Crear subcarpeta por instancia	Cuando está habilitado (Sí), el nodo crea una subcarpeta exclusiva para cada ejecución del workflow dentro de la carpeta de destino.	Recomendado para procesos con múltiples instancias, como inspecciones, visitas o atenciones.
Plantilla del nombre de subcarpeta	Define el nombre de la subcarpeta generada por instancia. Soporta texto libre con variables en el formato {{nombre_del_campo}}.	Disponible solo cuando "Crear subcarpeta por instancia" está habilitado. Ejemplo: Inspección - {{fecha}} - {{lugar}}
Artefactos a subir	Selecciona qué PDFs e informes generados por nodos ancestros del workflow deben enviarse al Drive.	Incluye PDFs generados por nodos de Aprobación y otros nodos que producen artefactos de documentos a lo largo del flujo.
Subir archivos de formularios	Cuando está habilitado, incluye en la carga los archivos subidos por los respondentes en campos del tipo "Subir archivos" o "Foto" en los formularios ancestros.	Permite centralizar fotos, documentos y otros archivos recopilados directamente vía formulario Hashdata.

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Tipos de Archivos Subidos

El nodo Subir Archivos a Google Drive soporta diferentes orígenes de archivos dentro del workflow. Ve qué puede subirse:

PDFs de Informes Generados en el Workflow

Los nodos de Aprobación y otros nodos que producen documentos generan artefactos en PDF durante la ejecución. Estos archivos pueden seleccionarse en el campo Artefactos a subir y se incluirán en la carga al Drive automáticamente.

Ejemplos comunes:

• PDF del informe de aprobación con el historial de decisiones.
• PDF consolidado con las respuestas de un formulario.

Archivos de Campos de Carga

Los formularios Hashdata pueden contener campos del tipo Subir archivos, que permiten al respondente adjuntar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y otros formatos. Cuando la opción Subir archivos de formularios está habilitada, todos estos adjuntos se incluyen en la carga.

Fotos de Campos de Foto

Los campos del tipo Foto en formularios Hashdata también se capturan y envían a Google Drive cuando la opción de envío de archivos de formularios está activa. Esto es especialmente útil en procesos de inspección, visita y seguimiento de campo, donde las fotos se recopilan directamente a través de la aplicación móvil.

Límite de tamaño por archivo

El tamaño máximo permitido por archivo individual es de 50 MB. Los archivos que superen este límite no se enviarán y generarán un aviso en el historial de la instancia. Asegúrate de que los archivos recopilados en los formularios estén dentro de este límite.

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Subcarpetas por Instancia

El recurso de subcarpetas por instancia es una de las funcionalidades más potentes del nodo de carga. Cuando está habilitado, crea automáticamente una carpeta exclusiva para cada ejecución del workflow, manteniendo los archivos de cada proceso organizados y separados.

Cómo Funciona

Para cada nueva instancia del workflow, el sistema:

1. Verifica si ya existe una subcarpeta creada anteriormente para esa instancia (en caso de reintento o re-ejecución del nodo).
2. Si no existe, crea una nueva subcarpeta dentro de la carpeta de destino configurada.
3. El nombre de la subcarpeta se genera a partir de la plantilla del nombre de subcarpeta, reemplazando las variables por los valores reales de la instancia.
4. Todos los archivos seleccionados se envían dentro de esa subcarpeta.

Plantilla de Nombre con Variables

La plantilla soporta texto libre combinado con variables en el formato {{nombre_del_campo}}, donde nombre_del_campo corresponde al nombre de una pregunta en un formulario ancestro del workflow.

Ejemplos de plantillas:

• Inspección - {{fecha_visita}} - {{nombre_lugar}}
• Contrato - {{nombre_cliente}} - {{numero_pedido}}
• Visita {{direccion}} - {{fecha}}

Organiza tus archivos automáticamente con plantillas inteligentes

Usa variables que identifiquen el contexto del proceso, como cliente, proyecto, fecha o número de protocolo. Esto facilita mucho la búsqueda y el acceso posterior a los documentos en Google Drive, especialmente en procesos con alto volumen de instancias, como inspecciones diarias, tickets de soporte u órdenes de servicio.

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Salida del Nodo

El nodo Subir Archivos a Google Drive tiene un único camino de salida (SINGLE_OUTCOME): el workflow avanza automáticamente tras la finalización de la carga, independientemente del resultado. En caso de error al enviar algún archivo, el detalle se registrará en el historial de la instancia, pero el flujo continuará normalmente.

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Ejemplo de Uso

Considera un workflow de Inspección de Equipos que sigue el siguiente flujo:

1. El técnico responde un formulario con fotos de los equipos, observaciones y la fecha de la inspección.
2. Se activa un nodo de Aprobación para que el responsable revise el informe.
3. Tras la aprobación, el nodo Subir Archivos a Google Drive sube:
   • El PDF del informe de aprobación.
   • Las fotos tomadas durante la inspección.
4. Los archivos se guardan en una subcarpeta con el nombre Inspección - {{equipo}} - {{fecha_inspeccion}} dentro de la carpeta Inspecciones 2025 en el Drive compartido del equipo.

Con esta configuración, cada inspección genera automáticamente una carpeta organizada en Drive, sin que ningún colaborador necesite mover archivos manualmente.

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Consejos y Buenas Prácticas

• Usa Drives Compartidos para procesos colaborativos, garantizando que todo el equipo tenga acceso a los archivos subidos.
• Crea una carpeta raíz por tipo de proceso (ej.: Inspecciones, Contratos, Visitas) y deja que el nodo cree las subcarpetas por instancia automáticamente dentro de ella.
• Combina con el nodo Definir Estado para registrar el enlace o el nombre de la carpeta en el estado de la instancia, facilitando la trazabilidad.
• Prueba la plantilla de subcarpeta con una instancia de borrador antes de publicar el workflow, garantizando que las variables sean correctas y el nombre tenga sentido para tu equipo.