Nodo: Enviar Correo
El nodo Enviar Correo permite que tu workflow envíe mensajes de correo personalizados a cualquier destinatario en el momento exacto en que se alcanza la etapa. Es ideal para notificaciones automáticas, confirmaciones de recepción, comunicados internos y cualquier situación en que una persona necesite ser informada sobre el progreso de un proceso.
A diferencia del nodo de Aprobación o del nodo Solicitar Respuesta de Formulario, Enviar Correo no espera ninguna acción del destinatario: el workflow avanza inmediatamente tras el disparo del envío, sin bloquear la ejecución. Esto significa que la siguiente etapa del flujo comienza tan pronto como se envía el correo, independientemente de si el destinatario lo ha abierto, leído o respondido.
El nodo Enviar Correo avanza al siguiente paso justo después del disparo del envío. No hay confirmación de lectura, clic ni respuesta. Si necesitas que el proceso espere una acción del destinatario, utiliza el nodo Aprobación o Solicitar Respuesta de Formulario.
Cuándo Usar
El nodo Enviar Correo es la elección correcta en las siguientes situaciones:
- Notificaciones automáticas: avisar a un responsable de que se registró una nueva solicitud.
- Confirmaciones de recepción: informar al solicitante que su pedido fue recibido y está en análisis.
- Comunicados de estado: notificar a las partes interesadas sobre cambios de etapa en el proceso (por ejemplo, "tu solicitud fue aprobada").
- Resúmenes e informes: enviar un resumen con los datos recopilados en un formulario a un responsable o equipo.
- Notificaciones de finalización: comunicar que el proceso llegó a su fin.
Configuración
Para configurar el nodo Enviar Correo, haz clic sobre él en el canvas del editor de workflow. El panel lateral de configuración se mostrará con las siguientes opciones:
| Campo | Descripción | Detalles |
|---|---|---|
| Destinatarios | A quién se enviará el correo. | Soporta múltiples destinatarios de tipos diferentes al mismo tiempo. Ver la sección Tipos de Destinatarios a continuación. |
| Asunto | Línea de asunto del correo. | Texto libre con soporte para variables en el formato {{nombre_del_campo}}. Ej.: Solicitud de {{nombre}} recibida con éxito. |
| Cuerpo | Contenido principal del correo. | Editor con soporte para formato (negrita, cursiva, listas), tablas, inserción de variables y artefactos (PDFs generados en el workflow). |
| Adjuntos | Archivos que se adjuntarán al correo. | PDFs generados por nodos ancestros del workflow y archivos de carga de formularios. Seleccionados por el selector de artefactos en el editor del cuerpo. |
Usando Variables en el Correo
Las variables permiten personalizar el contenido del correo con datos reales recopilados durante la ejecución del workflow. La sintaxis es simple: {{nombre_del_campo}}, donde nombre_del_campo es el identificador de la pregunta en el formulario.
¿Qué variables están disponibles?
Puedes referenciar en el asunto y cuerpo del correo:
- Campos de formularios ancestros: cualquier pregunta de un formulario que sea un nodo anterior al Enviar Correo en el flujo. Por ejemplo, si el workflow es disparado por un formulario con el campo
nombre_completo, puedes usar{{nombre_completo}}en el correo. - Respuestas de formularios solicitados: si antes del nodo de correo hay un nodo Solicitar Respuesta de Formulario, las respuestas de ese formulario también quedan disponibles como variables.
Cómo insertar variables
- Posiciona el cursor en el lugar deseado dentro del Asunto o Cuerpo del correo.
- Haz clic en el ícono de variable (representado por
{{}}), disponible en la barra de herramientas del editor. - Se abrirá el selector de variables, listando todos los campos disponibles de los formularios ancestros.
- Haz clic en la variable deseada para insertarla automáticamente en el texto.
Al configurar el cuerpo del correo, utiliza el botón Cargar plantilla predeterminada. Pre-rellena el cuerpo con una tabla formateada con todas las variables disponibles del formulario disparador, ahorrando tiempo en la preparación del correo y garantizando que no se olvide ningún campo importante.
Ejemplo práctico
Si el formulario disparador tiene los campos nombre, departamento y descripcion_solicitud, puedes configurar el correo así:
- Asunto:
Nueva solicitud de {{nombre}} — {{departamento}} - Cuerpo:
Hola, recibimos una nueva solicitud. **Solicitante:** {{nombre}} **Departamento:** {{departamento}} **Descripción:** {{descripcion_solicitud}}
Tipos de Destinatarios
El nodo Enviar Correo soporta cuatro tipos diferentes de destinatarios, que pueden combinarse libremente en la misma configuración:
| Tipo | Configuración | Cuándo usar |
|---|---|---|
| Usuario de la plataforma | Selecciona un usuario interno registrado en Hashdata. | Cuando el destinatario es un miembro del equipo que tiene acceso a la plataforma. Ideal para notificaciones internas y comunicados a responsables o jefes fijos. |
| Respondente del formulario | Selecciona el formulario de origen (disparador o ancestro) cuyo respondente debe recibir el correo. | Cuando necesitas enviar una confirmación o notificación a la persona que completó el formulario. El correo se resuelve automáticamente a partir del registro del respondente. |
| Campo de correo del formulario | Selecciona una pregunta de tipo correo presente en un formulario ancestro. | Cuando el formulario recopila la dirección de correo de alguien que no necesariamente es un usuario de la plataforma. Por ejemplo, el correo de un cliente o socio proporcionado por el respondente. |
| Correo externo | Escribe directamente la dirección de correo deseada. | Cuando el destinatario es siempre el mismo y fijo, independientemente de quién completó el formulario. Útil para notificar direcciones de equipo, como soporte@empresa.com. |
Puedes agregar múltiples destinatarios de tipos diferentes en el mismo nodo. Por ejemplo, es posible enviar el correo simultáneamente al respondente del formulario, a un usuario interno de la plataforma y a una dirección externa fija.
Artefactos como Adjunto
Los artefactos son archivos generados durante la ejecución del workflow, como PDFs producidos por nodos de aprobación o exportaciones. El nodo Enviar Correo permite incluir estos artefactos como adjuntos, enriqueciendo la comunicación con documentos relevantes para el proceso.
Cómo agregar artefactos al correo
- Abre el editor de Cuerpo del nodo Enviar Correo.
- Haz clic en el ícono de adjunto o artefacto disponible en la barra de herramientas del editor.
- El selector de artefactos listará todos los PDFs y archivos generados por nodos anteriores en el flujo.
- Selecciona los artefactos deseados. Aparecerán referenciados en el cuerpo del correo y se enviarán como adjuntos.
Además de los artefactos generados por el workflow, también puedes adjuntar archivos provenientes de preguntas de carga en formularios ancestros, como documentos, imágenes y hojas de cálculo enviadas por los respondentes.
Los correos con muchos adjuntos o archivos muy grandes pueden ser rechazados por los servidores de destino. Prefiere adjuntar solo los artefactos esenciales para cada comunicación. Para compartir archivos voluminosos, considera usar los nodos Subir a Google Drive o Subir a OneDrive junto con un enlace en el cuerpo del correo.
Salida del Nodo
El nodo Enviar Correo tiene una única salida. Tras el disparo del envío, el workflow avanza automáticamente al siguiente nodo conectado, sin ninguna condición ni ramificación basada en el resultado del envío.
Esto hace que Enviar Correo sea un nodo simple de encadenar: basta con conectar su salida al siguiente paso del proceso, ya sea otro correo, una aprobación, una actualización de estado o el final del flujo.
Buenas Prácticas
- Personaliza siempre el asunto: un asunto con el nombre del solicitante o el título del proceso ayuda al destinatario a identificar el correo rápidamente en su bandeja de entrada.
- Usa la plantilla predeterminada como punto de partida: el botón Cargar plantilla predeterminada garantiza que todas las respuestas del formulario se incluyan de forma organizada, evitando que falte información importante.
- Combina tipos de destinatarios: notifica simultáneamente al solicitante, al responsable interno y a la bandeja de correo del equipo para garantizar visibilidad completa del proceso.
- Revisa las variables antes de publicar: asegúrate de que los nombres de las variables en el correo correspondan exactamente a los identificadores de los campos en el formulario para evitar que aparezcan como texto literal en el correo enviado.