Disparador: Programado
El nodo Disparador: Programado inicia un workflow automáticamente a intervalos regulares de tiempo, sin depender de ninguna interacción humana. A diferencia del disparador basado en formulario, este nodo es activado por el propio sistema según la periodicidad configurada — diaria, semanal, quincenal o mensual — permitiendo automatizar tareas recurrentes de forma confiable y predecible.
Cada vez que el horario programado se alcanza, se crea una nueva instancia del workflow y sigue el flujo definido en el editor, ejecutando todos los nodos configurados en secuencia o en paralelo, según el diseño del proceso.
Cuándo Usar
El Disparador: Programado es indicado para procesos que necesitan ocurrir en fechas o intervalos fijos, independientemente de una acción manual. Algunos ejemplos comunes:
- Informes periódicos: enviar un resumen semanal de indicadores a los responsables por correo o Slack.
- Recordatorios recurrentes: notificar a los equipos mensualmente sobre plazos de cumplimiento, renovaciones de contrato o revisiones obligatorias.
- Recopilación programada de datos: enviar un formulario de evaluación cada semana a colaboradores de un determinado grupo.
- Tareas de mantenimiento: activar integraciones de exportación a hojas de cálculo o sistemas externos en horarios de baja actividad.
- Ciclos de aprobación: iniciar automáticamente un flujo de aprobación mensual sin que nadie necesite recordar activar el proceso.
Si tu proceso depende de un evento externo — como el envío de un formulario — utiliza el Disparador: Respuesta de Formulario en lugar de este nodo.
Configuración
Para configurar el Disparador: Programado, haz clic en el nodo en el canvas del editor de workflow. El panel lateral mostrará las opciones descritas a continuación.
| Campo | Descripción | Opciones disponibles |
|---|---|---|
| Periodicidad | Define con qué frecuencia se activará automáticamente el workflow. | Diaria, Semanal, Quincenal, Mensual |
| Hora de ejecución | Define la hora exacta a la que se iniciará el workflow en el día programado. | Selección de hora y minuto (formato 24h) |
| Día de la semana | Disponible cuando la periodicidad es Semanal o Quincenal. Define en qué día de la semana ocurre la activación. | Lunes a Domingo |
| Día del mes | Disponible cuando la periodicidad es Mensual. Define en qué día del mes ocurre la activación. | 1 a 28 (para garantizar ejecución en todos los meses) |
| Destinatarios | Define quiénes son los participantes del proceso. Obligatorio en este tipo de disparador, ya que no existe un respondente de formulario asociado. | Ver sección de Destinatarios a continuación |
Destinatarios
Como el Disparador: Programado no está vinculado a una respuesta de formulario, no hay un "respondente" automático. Por eso, es obligatorio configurar al menos un destinatario directamente en el nodo.
Puedes agregar destinatarios de cuatro formas diferentes:
- Usuario de la plataforma — selecciona un usuario interno ya registrado en Hashdata. Ideal para involucrar a miembros del equipo con acceso al sistema.
- Correo externo — escribe libremente una dirección de correo. Útil para incluir personas externas a la organización o direcciones de grupo (como
equipo@empresa.com). - Campo de correo del formulario — referencia el valor de una pregunta de tipo correo en un formulario ancestro del workflow. No aplicable al disparador programado puro, pero disponible cuando se combina con otros nodos que recopilan respuestas.
- Respondente del formulario — representa a quien completó el formulario disparador o ancestro. No se aplica a este tipo de disparador.
A diferencia del Disparador por Respuesta de Formulario — que tiene automáticamente al respondente como participante del proceso — el Disparador Programado no tiene ningún participante implícito. Por lo tanto, debes configurar al menos un destinatario directamente en este nodo para que los demás pasos del workflow funcionen correctamente, especialmente los nodos que envían correos o solicitan aprobaciones.
Diferencia con el Disparador de Formulario
Comprender la diferencia entre los dos tipos de disparadores es fundamental para modelar correctamente tus procesos en Hashdata.
| Característica | Disparador: Respuesta de Formulario | Disparador: Programado |
|---|---|---|
| Qué inicia el workflow | Un usuario envía (o modifica/elimina) una respuesta de formulario | El sistema se activa automáticamente en el horario configurado |
| Datos de respuesta disponibles | Sí — todos los campos del formulario quedan disponibles como variables {{nombre_del_campo}} | No — no hay respuesta de formulario asociada a la activación. Pero puedes usar el nodo Solicitar Respuesta de Formulario para enviar un enlace de formulario a los destinatarios para que respondan (recomendado). |
| Respondente automático | Sí — quien envió el formulario es el respondente predeterminado | No — es necesario configurar destinatarios manualmente |
| Uso de variables | Las variables de los campos del formulario disparador están disponibles en todos los nodos posteriores | Las variables solo estarán disponibles si los nodos posteriores recopilan respuestas (ej.: Solicitar Respuesta de Formulario) |
| Interacción humana para activar | Sí — depende del envío del formulario | No — completamente automático |
Importante: en workflows iniciados por el Disparador Programado, las variables en el formato {{nombre_del_campo}} no estarán disponibles en los nodos de correo o estado inmediatamente después del disparador, ya que no hay datos de formulario completado. Para utilizar variables, agrega al flujo un nodo del tipo Solicitar Respuesta de Formulario, que recopilará datos de los participantes y pondrá los campos disponibles como variables en los nodos siguientes.
Zona Horaria y Ejecución
El horario de ejecución del Disparador Programado se interpreta de acuerdo con la zona horaria configurada en tu organización en Hashdata. Si tu equipo está distribuido en diferentes zonas horarias, verifica con el administrador del espacio cuál es la zona horaria de referencia antes de configurar la hora de activación. Un workflow programado para las 08:00 se ejecutará a las 08:00 en la zona horaria de la organización, lo que puede corresponder a horarios diferentes para usuarios en otras regiones.
Ciclo de Vida del Workflow Programado
Un workflow con Disparador Programado sigue el mismo ciclo de vida que los demás workflows de la plataforma:
- Borrador: el workflow fue creado y configurado, pero aún no fue publicado. No se crearán instancias mientras el workflow esté en borrador.
- Publicado y Habilitado: el workflow está activo. Cada vez que se alcance el horario programado, se creará automáticamente una nueva instancia.
- Publicado y Deshabilitado: el workflow no acepta nuevas activaciones programadas. Las instancias que ya están en curso continúan normalmente hasta el final del flujo.
Para interrumpir permanentemente las activaciones futuras, deshabilita el workflow en la página de listado de workflows del espacio.
Buenas Prácticas
- Evita horarios pico: programa workflows que involucren integraciones externas (como exportación a hojas de cálculo o llamadas de webhook) en horarios de menor uso, como madrugada o inicio de la mañana.
- Combina con el nodo Definir Estado: usa el nodo Definir Estado de la Instancia justo después del disparador para registrar un mensaje descriptivo, facilitando el seguimiento en la lista de instancias.
- Usa el nodo Esperar con moderación: en workflows programados de larga duración, el nodo Esperar puede combinarse con el disparador para crear pausas dentro del flujo, pero recuerda que las instancias en espera permanecen activas y consumen recursos.
- Prueba antes de publicar: utiliza el modo de vista previa del workflow para revisar la lógica antes de habilitar el horario programado en producción.