Integración: Subir Archivos a OneDrive (Microsoft)
El nodo Subir Archivos a OneDrive permite que tu workflow realice cargas automáticas de archivos directamente al OneDrive de tu cuenta Microsoft 365. Al llegar a este punto del flujo, la instancia envía los archivos configurados — PDFs generados por nodos anteriores o archivos recopilados en formularios — a la carpeta de destino elegida, sin ninguna acción manual necesaria.
Este nodo sigue exactamente el mismo comportamiento que el nodo Subir Archivos a Google Drive, pero opera en el ecosistema Microsoft. Si ya usas Google Drive y conoces su configuración, encontrarás aquí los mismos conceptos, solo adaptados para OneDrive y SharePoint.
El nodo OneDrive funciona igual que el nodo Google Drive: mismas opciones de configuración, mismo flujo de subcarpetas, mismos tipos de archivo soportados y mismo límite de 50 MB por archivo. La única diferencia es la cuenta utilizada — Microsoft en lugar de Google.
Requisito previo: Configurar Conexión OneDrive
Antes de agregar este nodo a tu workflow, es necesario establecer una conexión autorizada con tu cuenta Microsoft 365. Esta conexión se realiza una única vez por espacio de trabajo y está disponible para todos los workflows del espacio.
- Accede a Configuración en el menú lateral.
- Haz clic en Integraciones.
- Haz clic en Nueva conexión y elige OneDrive (Microsoft).
- Se abrirá una ventana de autenticación Microsoft. Inicia sesión con la cuenta Microsoft 365 que tiene el OneDrive de destino.
- Concede los permisos solicitados para lectura y escritura en OneDrive.
- Tras autorizar, la conexión aparecerá en la lista de integraciones con el nombre de la cuenta Microsoft asociada.
Asegúrate de que la cuenta Microsoft utilizada tiene permiso para escribir archivos en la carpeta de destino elegida. Las cuentas con restricciones de TI pueden no tener acceso de escritura en determinados drives o carpetas de SharePoint.
Después de que la conexión esté creada, podrá seleccionarse en cualquier nodo OneDrive dentro de los workflows del espacio de trabajo.
Configuración del Nodo
Al agregar el nodo Subir Archivos a OneDrive al canvas, se mostrará un panel de configuración en el lado derecho de la pantalla. Completa los campos como se describe a continuación.
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Conexión OneDrive | Selecciona la conexión Microsoft 365 configurada previamente en las integraciones del espacio de trabajo. | Sí |
| Drive | Elige el drive disponible en la cuenta Microsoft conectada. Puede ser el OneDrive personal del usuario o un drive de SharePoint al que tiene acceso. | Sí |
| Carpeta de destino | Selecciona la carpeta dentro del drive elegido donde se enviarán los archivos. La lista de carpetas se carga automáticamente en función del drive seleccionado. | Sí |
| Crear subcarpeta por instancia | Define si cada ejecución del workflow debe crear una subcarpeta individual dentro de la carpeta de destino. Opciones: Sí o No. | No |
| Plantilla del nombre de subcarpeta | Disponible cuando la opción anterior es Sí. Define el nombre de la subcarpeta usando texto libre y variables en el formato {{variable}}, como Pedido {{numero_pedido}} - {{nombre_cliente}}. El nombre se resuelve en tiempo de ejecución con los datos de la instancia. | Condicional |
| Artefactos a subir | Selecciona los PDFs generados por nodos anteriores del workflow (como nodos de aprobación o envío de correo) que deben incluirse en la carga. | No |
| Subir archivos de formularios | Elige los campos de carga de formularios ancestros cuyos archivos deben enviarse a OneDrive junto con los demás archivos configurados. | No |
Activar la opción Crear subcarpeta por instancia es muy recomendado cuando el workflow procesa múltiples registros. Con la plantilla de nombre usando variables como {{nombre_cliente}} o {{numero_protocolo}}, cada instancia tendrá su propia carpeta organizada automáticamente en OneDrive, sin riesgo de mezclar archivos entre diferentes ejecuciones.
Tipos de Archivos Subidos
El nodo soporta dos tipos de origen de archivos que pueden combinarse en la misma ejecución:
Artefactos generados por el workflow
Son los PDFs creados automáticamente por nodos anteriores durante la ejecución. Por ejemplo, un nodo de Aprobación genera un PDF con el registro de la decisión tomada por los aprobadores. Un nodo de Enviar Correo también puede generar un artefacto con el contenido del correo enviado. Estos artefactos quedan disponibles para selección en este campo.
Archivos de formularios
Son los archivos subidos por los respondentes en preguntas de tipo carga dentro de formularios Hashdata. Cuando el workflow es activado por una respuesta de formulario que contiene campos de carga, esos archivos pueden seleccionarse aquí y serán dirigidos a OneDrive como parte del procesamiento de la instancia.
El límite es de 50 MB por archivo. Los archivos que superen este límite no se enviarán y la instancia registrará un error de carga para ese archivo. Asegúrate de que los formularios asociados al workflow tengan configurada la validación de tamaño máximo.
Diferencias con Google Drive
El nodo Subir Archivos a OneDrive es funcionalmente equivalente al nodo Subir Archivos a Google Drive. Las diferencias existentes son exclusivamente relacionadas con la plataforma de destino:
| Aspecto | Google Drive | OneDrive (Microsoft) |
|---|---|---|
| Cuenta necesaria | Cuenta Google (Google Workspace o personal) | Cuenta Microsoft 365 (corporativa o personal) |
| Destino de los archivos | Google Drive (Mi Drive o Drive Compartido) | OneDrive personal o SharePoint de la organización |
| Tipo de autenticación | OAuth Google | OAuth Microsoft |
| Comportamiento de subcarpetas | Idéntico | Idéntico |
| Límite por archivo | 50 MB | 50 MB |
| Tipos de archivo soportados | Idénticos | Idénticos |
| Salida del nodo | SINGLE_OUTCOME (siempre avanza) | SINGLE_OUTCOME (siempre avanza) |
Si tu organización utiliza el ecosistema Microsoft 365 como estándar, el nodo OneDrive es la elección natural para el archivado y compartición de documentos generados por los workflows. Para organizaciones que utilizan ambas plataformas, es posible agregar los dos nodos en el mismo workflow para enviar copias tanto a Google Drive como a OneDrive.
Comportamiento Durante la Ejecución
Cuando la instancia del workflow llega al nodo Subir Archivos a OneDrive, ocurre lo siguiente:
- El sistema se autentica en la cuenta Microsoft usando la conexión configurada.
- Se accede al drive seleccionado y se localiza la carpeta de destino.
- Si la opción de subcarpeta está activa, se crea una nueva carpeta con el nombre resuelto a partir de la plantilla y las variables de la instancia.
- Los archivos seleccionados (artefactos y/o archivos de formularios) se envían uno a uno a la carpeta de destino.
- Tras la carga de todos los archivos, la instancia avanza automáticamente al siguiente nodo del workflow.
El nodo tiene salida única (SINGLE_OUTCOME), lo que significa que el flujo siempre continúa tras la ejecución, independientemente del número de archivos enviados. Los errores de carga para archivos específicos se registran en el historial de la instancia, pero no interrumpen el flujo.
Consejos de Uso
- Combina con el nodo Definir Estado justo después de la carga para registrar en la instancia que los archivos fueron enviados con éxito a OneDrive.
- Usa variables de fechas en la plantilla del nombre de subcarpeta para organizar los archivos por período, como
{{año}}-{{mes}} - {{nombre_cliente}}. - Posiciona el nodo al final del workflow cuando el objetivo sea archivar todos los documentos generados durante el proceso. Así, los artefactos de todos los nodos anteriores ya estarán disponibles para selección.
- Verifica los permisos de la carpeta de destino en SharePoint antes de publicar el workflow, especialmente en entornos corporativos con políticas de acceso restringido.