Disparador: Respuesta de Formulario
El nodo Disparador: Respuesta de Formulario inicia automáticamente un workflow cada vez que un formulario Hashdata recibe una acción específica — como el envío de una nueva respuesta, la modificación de una respuesta existente o la eliminación de una respuesta. Es el punto de partida más común en workflows orientados a la recopilación de datos, ya que conecta directamente el llenado de un formulario con el inicio de un proceso automatizado.
A diferencia del Disparador Programado, este nodo es activado por una acción humana (el respondente) y lleva automáticamente los datos completados en el formulario a los nodos siguientes del workflow.
Cuándo usar
Usa el Disparador: Respuesta de Formulario en los siguientes escenarios:
- Aprobación de solicitudes: un colaborador completa un formulario de solicitud de compra, vacaciones o reembolso, y el workflow inicia automáticamente un proceso de aprobación con los aprobadores responsables.
- Notificación de equipos: al recibir una nueva respuesta en un formulario de soporte o atención, el workflow envía un mensaje a un canal de Slack o Teams con los datos del solicitante.
- Registro en hojas de cálculo: cada nueva respuesta de un formulario de registro es exportada automáticamente a una hoja de cálculo en Google Sheets o Excel 365, manteniendo un historial actualizado.
- Seguimiento de cambios: cuando un respondente edita una respuesta ya enviada (por ejemplo, corrige información en un formulario de incorporación), el workflow notifica al responsable sobre el cambio.
- Procesos de complementación: tras recibir una respuesta inicial, el workflow solicita al respondente que complete información adicional en otro formulario, creando un flujo de recopilación por etapas.
- Auditoría de eliminaciones: cuando se elimina una respuesta, el workflow registra el evento en una hoja de cálculo de auditoría o notifica a los administradores por correo.
Configuración
Para configurar el nodo Disparador: Respuesta de Formulario, haz clic sobre él en el canvas del workflow y completa los campos en el panel lateral.
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Formulario | Selecciona el formulario Hashdata que será monitoreado por el workflow. Solo están disponibles los formularios del mismo espacio. Solo se puede seleccionar un formulario por nodo. | Sí |
| Tipos de evento | Define qué acciones en el formulario deben activar el workflow. Hay tres opciones que pueden marcarse independientemente:
Es necesario marcar al menos una opción. | Sí (al menos 1) |
Marca solo los tipos de evento que tu proceso realmente necesita tratar. Activar Respuesta modificada o Respuesta eliminada sin necesidad puede generar ejecuciones innecesarias del workflow, consumiendo recursos y creando instancias que no resultan en acciones útiles. Si tu proceso solo necesita reaccionar a nuevos envíos, mantén solo Nueva respuesta seleccionado.
Datos Disponibles para Nodos Siguientes
Tras activarse el disparador, todos los campos del formulario seleccionado quedan disponibles como variables para los nodos siguientes del workflow. Las variables siguen el patrón {{nombre_del_campo}}, donde nombre_del_campo corresponde al identificador de la pregunta en el formulario.
Por ejemplo, si el formulario tiene preguntas llamadas Nombre, Correo y Departamento, podrás usar:
{{Nombre}}— para insertar el nombre del respondente en un correo de confirmación{{Correo}}— para enviar una notificación directamente a la dirección proporcionada{{Departamento}}— para usar en condiciones del nodo Si/Sino o en el texto de estado de la instancia
Estas variables pueden utilizarse en:
- Nodos de envío de correo — en el asunto y en el cuerpo del mensaje
- Nodo de estado (Definir Estado) — para mostrar información del respondente en la columna "Último paso"
- Nodo de decisión (Si/Sino) — para crear ramificaciones basadas en los valores completados
- Nodos de integración — como mensajes en Slack, Teams o exportación a hojas de cálculo
Las variables del formulario están disponibles en todos los nodos descendientes del disparador en el canvas, incluyendo ramas paralelas. No se necesita ninguna configuración adicional para acceder a ellas — simplemente escribe {{ en cualquier campo que soporte variables para ver las opciones disponibles.
Múltiples Disparadores en el Mismo Workflow
Un workflow puede contener más de un nodo Disparador: Respuesta de Formulario, permitiendo monitorear diferentes formularios dentro del mismo proceso. Esto es útil cuando el flujo de trabajo involucra etapas que dependen de formularios distintos.
Por ejemplo, imagina un proceso de admisión que comienza con un formulario de candidatura y, posteriormente, solicita el llenado de un formulario de documentación. Cada formulario puede tener su propio nodo disparador, y los dos flujos pueden converger en un nodo JOIN antes de continuar.
Al usar múltiples disparadores, ten en cuenta:
- Cada nodo disparador monitorea un único formulario y sus tipos de evento se configuran de forma independiente.
- Las variables disponibles en los nodos siguientes dependen de qué disparador inició esa rama del flujo.
- Un workflow solo puede publicarse si al menos un nodo disparador está correctamente configurado.
Ciclo de Vida de la Instancia
Cuando el Disparador: Respuesta de Formulario se activa, se crea una nueva instancia del workflow. Cada instancia representa una ejecución independiente del proceso — es decir, cada respuesta de formulario genera su propia instancia, con su propio historial de pasos y estado.
El estado de la instancia se actualizará conforme se ejecuten los nodos siguientes. Las instancias esperando una aprobación o respuesta de formulario tendrán estados como Esperando aprobación o Esperando respuesta de formulario. Al final del flujo, la instancia será marcada como Completada.
Para que el disparador funcione, el workflow debe estar publicado y habilitado. Los workflows en borrador o deshabilitados no aceptan nuevas instancias.
Consulta también la visión general de los nodos del workflow para conocer todos los tipos de nodos disponibles y cómo combinarlos para construir procesos completos.