Nó: Enviar E-mail
O nó Enviar E-mail permite que seu workflow envie mensagens de email personalizadas para qualquer destinatário no momento exato em que a etapa é alcançada. Ele é ideal para notificações automáticas, confirmações de recebimento, comunicados internos e qualquer situação em que uma pessoa precise ser informada sobre o progresso de um processo.
Diferente do nó de Aprovação ou do nó Solicitar Resposta de Formulário, o Enviar E-mail não aguarda nenhuma ação do destinatário: o workflow avança imediatamente após o disparo do envio, sem bloquear a execução. Isso significa que a próxima etapa do fluxo começa assim que o email é enviado, independentemente de o destinatário ter aberto, lido ou respondido a mensagem.
O nó Enviar E-mail avança para o próximo passo logo após o disparo do envio. Não há confirmação de leitura, clique ou resposta. Se você precisa que o processo aguarde uma ação do destinatário, utilize o nó Aprovação ou Solicitar Resposta de Formulário.
Quando Usar
O nó Enviar E-mail é a escolha certa nas seguintes situações:
- Notificações automáticas: avisar um responsável de que uma nova solicitação foi registrada.
- Confirmações de recebimento: informar o solicitante de que o pedido foi recebido e está em análise.
- Comunicados de status: notificar partes interessadas sobre mudanças de etapa no processo (por exemplo, "sua solicitação foi aprovada").
- Resumos e relatórios: enviar um sumário com os dados coletados em um formulário para um gestor ou equipe.
- Notificações de conclusão: comunicar que o processo chegou ao fim.
Configuração
Para configurar o nó Enviar E-mail, clique sobre ele no canvas do editor de workflow. O painel lateral de configuração será exibido com as seguintes opções:
| Campo | Descrição | Detalhes |
|---|---|---|
| Destinatários | Para quem o email será enviado. | Suporta múltiplos destinatários de tipos diferentes ao mesmo tempo. Veja a seção Tipos de Destinatários abaixo. |
| Assunto | Linha de assunto do email. | Texto livre com suporte a variáveis no formato {{nome_do_campo}}. Ex.: Solicitação de {{nome}} recebida com sucesso. |
| Corpo | Conteúdo principal do email. | Editor com suporte a formatação (negrito, itálico, listas), tabelas, inserção de variáveis e artefatos (PDFs gerados no workflow). |
| Anexos | Arquivos que serão anexados ao email. | PDFs gerados por nós ancestrais do workflow e arquivos de upload de formulários. Selecionados pelo seletor de artefatos no editor de corpo. |
Usando Variáveis no Email
Variáveis permitem personalizar o conteúdo do email com dados reais coletados durante a execução do workflow. A sintaxe é simples: {{nome_do_campo}}, onde nome_do_campo é o identificador da pergunta no formulário.
Quais variáveis estão disponíveis?
Você pode referenciar no assunto e no corpo do email:
- Campos de formulários ancestrais: qualquer pergunta de um formulário que seja um nó anterior ao Enviar E-mail no fluxo. Por exemplo, se o workflow é disparado por um formulário com o campo
nome_completo, você pode usar{{nome_completo}}no email. - Respostas de formulários solicitados: se antes do nó de email há um nó Solicitar Resposta de Formulário, as respostas daquele formulário também ficam disponíveis como variáveis.
Como inserir variáveis
- Posicione o cursor no local desejado dentro do Assunto ou do Corpo do email.
- Clique no ícone de variável (representado por
{{}}), disponível na barra de ferramentas do editor. - O seletor de variáveis será aberto, listando todos os campos disponíveis dos formulários ancestrais.
- Clique na variável desejada para inseri-la automaticamente no texto.
Ao configurar o corpo do email, utilize o botão Carregar template padrão. Ele pré-preenche o corpo com uma tabela formatada contendo todas as variáveis disponíveis do formulário gatilho, poupando tempo na montagem do email e garantindo que nenhum campo importante seja esquecido.
Exemplo prático
Se o formulário de gatilho possui os campos nome, departamento e descricao_solicitacao, você pode configurar o email assim:
- Assunto:
Nova solicitação de {{nome}} — {{departamento}} - Corpo:
Olá, recebemos uma nova solicitação. **Solicitante:** {{nome}} **Departamento:** {{departamento}} **Descrição:** {{descricao_solicitacao}}
Tipos de Destinatários
O nó Enviar E-mail suporta quatro tipos diferentes de destinatários, que podem ser combinados livremente na mesma configuração:
| Tipo | Configuração | Quando usar |
|---|---|---|
| Usuário da plataforma | Selecione um usuário interno cadastrado no Hashdata. | Quando o destinatário é um membro da equipe que possui acesso à plataforma. Ideal para notificações internas e comunicados para gestores ou responsáveis fixos. |
| Respondente do formulário | Selecione o formulário de origem (gatilho ou ancestral) cujo respondente deve receber o email. | Quando você precisa enviar uma confirmação ou notificação para a pessoa que preencheu o formulário. O email é resolvido automaticamente a partir do cadastro do respondente. |
| Campo de e-mail do formulário | Selecione uma pergunta do tipo email presente em um formulário ancestral. | Quando o formulário coleta o endereço de email de alguém que não é necessariamente um usuário da plataforma. Por exemplo, o email de um cliente ou parceiro informado pelo respondente. |
| E-mail externo | Digite diretamente o endereço de email desejado. | Quando o destinatário é sempre o mesmo e fixo, independente de quem preencheu o formulário. Útil para notificar endereços de equipe, como suporte@empresa.com. |
Você pode adicionar múltiplos destinatários de tipos diferentes no mesmo nó. Por exemplo, é possível enviar o email simultaneamente para o respondente do formulário, para um usuário interno da plataforma e para um endereço externo fixo.
Artefatos como Anexo
Artefatos são arquivos gerados durante a execução do workflow, como PDFs produzidos por nós de aprovação ou exportações. O nó Enviar E-mail permite incluir esses artefatos como anexos, enriquecendo a comunicação com documentos relevantes ao processo.
Como adicionar artefatos ao email
- Abra o editor de Corpo do nó Enviar E-mail.
- Clique no ícone de anexo ou artefato disponível na barra de ferramentas do editor.
- O seletor de artefatos listará todos os PDFs e arquivos gerados por nós anteriores no fluxo.
- Selecione os artefatos desejados. Eles aparecerão referenciados no corpo do email e serão enviados como anexos.
Além dos artefatos gerados pelo workflow, você também pode anexar arquivos provenientes de perguntas de upload em formulários ancestrais, como documentos, imagens e planilhas enviadas pelos respondentes.
Emails com muitos anexos ou arquivos muito grandes podem ser rejeitados pelos servidores de destino. Prefira anexar apenas os artefatos essenciais para cada comunicação. Para compartilhamento de arquivos volumosos, considere usar os nós Upload para Google Drive ou Upload para OneDrive em conjunto com um link no corpo do email.
Saída do Nó
O nó Enviar E-mail possui uma única saída. Após o disparo do envio, o workflow avança automaticamente para o próximo nó conectado, sem nenhuma condição ou ramificação baseada no resultado do envio.
Isso torna o Enviar E-mail um nó simples de encadear: basta conectar sua saída ao próximo passo do processo, seja ele outro email, uma aprovação, uma atualização de status ou o encerramento do fluxo.
Boas Práticas
- Personalize sempre o assunto: um assunto com o nome do solicitante ou o título do processo ajuda o destinatário a identificar o email rapidamente na caixa de entrada.
- Use o template padrão como ponto de partida: o botão Carregar template padrão garante que todas as respostas do formulário sejam incluídas de forma organizada, evitando que informações importantes fiquem de fora.
- Combine tipos de destinatários: notifique ao mesmo tempo o solicitante, o gestor interno e a caixa de email da equipe para garantir visibilidade completa do processo.
- Revise as variáveis antes de publicar: certifique-se de que os nomes das variáveis no email correspondem exatamente aos identificadores dos campos no formulário para evitar que apareçam como texto literal no email enviado.