Gatilho: Agendado
O nó Gatilho: Agendado inicia um workflow automaticamente em intervalos regulares de tempo, sem depender de nenhuma interação humana. Diferente do gatilho baseado em formulário, este nó é acionado pelo próprio sistema conforme a periodicidade configurada — diária, semanal, quinzenal ou mensal — permitindo automatizar tarefas recorrentes de forma confiável e previsível.
Cada vez que o agendamento é ativado, uma nova instância do workflow é criada e segue o fluxo definido no editor, executando todos os nós configurados em sequência ou em paralelo, conforme o design do processo.
Quando Usar
O Gatilho: Agendado é indicado para processos que precisam acontecer em datas ou intervalos fixos, independentemente de uma ação manual. Alguns exemplos comuns:
- Relatórios periódicos: enviar um resumo semanal de indicadores para gestores via e-mail ou Slack.
- Lembretes recorrentes: notificar equipes mensalmente sobre prazos de compliance, renovações de contrato ou revisões obrigatórias.
- Coleta programada de dados: disparar um formulário de avaliação toda semana para colaboradores de um determinado grupo.
- Tarefas de manutenção: acionar integrações de exportação para planilhas ou sistemas externos em horários de baixo movimento.
- Ciclos de aprovação: iniciar automaticamente um fluxo de aprovação mensal sem que ninguém precise lembrar de disparar o processo.
Se o seu processo depende de um evento externo — como o envio de um formulário — utilize o Gatilho: Resposta de Formulário no lugar deste nó.
Configuração
Para configurar o Gatilho: Agendado, clique no nó no canvas do editor de workflow. O painel lateral exibirá as opções descritas abaixo.
| Campo | Descrição | Opções disponíveis |
|---|---|---|
| Periodicidade | Define com qual frequência o workflow será disparado automaticamente. | Diária, Semanal, Quinzenal, Mensal |
| Horário de execução | Define a hora exata em que o workflow será iniciado no dia agendado. | Seleção de hora e minuto (formato 24h) |
| Dia da semana | Disponível quando a periodicidade é Semanal ou Quinzenal. Define em qual dia da semana o disparo ocorre. | Segunda a Domingo |
| Dia do mês | Disponível quando a periodicidade é Mensal. Define em qual dia do mês o disparo ocorre. | 1 a 28 (para garantir execução em todos os meses) |
| Destinatários | Define quem são os participantes do processo. Obrigatório neste tipo de gatilho, pois não existe um respondente de formulário associado. | Ver seção de Destinatários abaixo |
Destinatários
Como o Gatilho: Agendado não está vinculado a uma resposta de formulário, não há um "respondente" automático. Por isso, é obrigatório configurar ao menos um destinatário diretamente no nó.
Você pode adicionar destinatários de quatro formas diferentes:
- Usuário da plataforma — selecione um usuário interno já cadastrado no Hashdata. Ideal para envolver membros da equipe com acesso ao sistema.
- E-mail externo — digite livremente um endereço de e-mail. Útil para incluir pessoas externas à organização ou endereços de grupo (como
equipe@empresa.com). - Campo de e-mail do formulário — referencia o valor de uma pergunta do tipo e-mail em um formulário ancestral do workflow. Não aplicável ao gatilho agendado puro, mas disponível quando combinado com outros nós que coletam respostas.
- Respondente do formulário — representa quem preencheu o formulário gatilho ou ancestral. Não se aplica a este tipo de gatilho.
Ao contrário do Gatilho por Resposta de Formulário — que possui automaticamente o respondente como participante do processo — o Gatilho Agendado não tem nenhum participante implícito. Portanto, você deve configurar ao menos um destinatário diretamente neste nó para que os demais passos do workflow possam funcionar corretamente, especialmente nós que enviam e-mails ou solicitam aprovações.
Diferença em Relação ao Gatilho de Formulário
Compreender a diferença entre os dois tipos de gatilho é fundamental para modelar corretamente seus processos no Hashdata.
| Característica | Gatilho: Resposta de Formulário | Gatilho: Agendado |
|---|---|---|
| O que inicia o workflow | Um usuário envia (ou altera/exclui) uma resposta de formulário | O sistema dispara automaticamente no horário configurado |
| Dados de resposta disponíveis | Sim — todos os campos do formulário ficam disponíveis como variáveis {{nome_do_campo}} | Não — não há resposta de formulário associada ao disparo. Mas, você pode utilizar o nó Solicitar Resposta de Formulário para enviar um link de formulário para os destinatários responderem (recomendado). |
| Respondente automático | Sim — quem enviou o formulário é o respondente padrão | Não — é necessário configurar destinatários manualmente |
| Uso de variáveis | Variáveis dos campos do formulário gatilho estão disponíveis em todos os nós posteriores | Variáveis só estarão disponíveis se nós posteriores coletarem respostas (ex: Solicitar Resposta de Formulário) |
| Interação humana para disparar | Sim — depende do envio do formulário | Não — completamente automático |
Importante: em workflows iniciados pelo Gatilho Agendado, as variáveis no formato {{nome_do_campo}} não estarão disponíveis nos nós de e-mail ou status imediatamente após o gatilho, pois não há dados de formulário preenchido. Para utilizar variáveis, adicione ao fluxo um nó do tipo Solicitar Resposta de Formulário, que coletará dados de participantes e disponibilizará os campos como variáveis nos nós seguintes.
Fuso Horário e Execução
O horário de execução do Gatilho Agendado é interpretado de acordo com o fuso horário configurado na sua organização no Hashdata. Caso sua equipe esteja distribuída em diferentes fusos horários, verifique com o administrador do espaço qual é o fuso de referência antes de configurar o horário de disparo. Um workflow agendado para as 08:00 será executado às 08:00 no fuso da organização, o que pode corresponder a horários diferentes para usuários em outras regiões.
Ciclo de Vida do Workflow Agendado
Um workflow com Gatilho Agendado segue o mesmo ciclo de vida dos demais workflows da plataforma:
- Rascunho: o workflow foi criado e configurado, mas ainda não foi publicado. Nenhuma instância será criada enquanto o workflow estiver em rascunho.
- Publicado e Habilitado: o workflow está ativo. A cada vez que o agendamento for atingido, uma nova instância será criada automaticamente.
- Publicado e Desabilitado: o workflow não aceita novos disparos agendados. As instâncias que já estão em andamento continuam normalmente até o fim do fluxo.
Para interromper permanentemente os disparos futuros, desabilite o workflow na página de listagem de workflows do espaço.
Boas Práticas
- Evite horários de pico: agende workflows que envolvam integrações externas (como exportação para planilhas ou chamadas de webhook) em horários de menor uso, como madrugada ou início da manhã.
- Combine com o nó Definir Status: use o nó Definir Status da Instância logo após o gatilho para registrar uma mensagem descritiva, facilitando o acompanhamento na lista de instâncias.
- Use o nó Aguardar com parcimônia: em workflows agendados de longa duração, o nó Aguardar pode ser combinado com o gatilho para criar pausas dentro do fluxo, mas lembre-se de que instâncias em espera continuam ativas e consomem recursos.
- Teste antes de publicar: utilize o modo de visualização do workflow para revisar a lógica antes de habilitar o agendamento em produção.