Integración: Enviar Mensaje en Microsoft Teams
El nodo Enviar Mensaje en Microsoft Teams permite que tu workflow envíe mensajes automáticos directamente en canales de equipos de Microsoft Teams. Utiliza este nodo para notificar a los equipos, comunicar resultados de aprobaciones, alertar sobre nuevas respuestas de formularios o cualquier otro evento relevante de tu proceso — todo sin necesidad de salir de la plataforma Hashdata.
Con este nodo, mantienes a los equipos informados en tiempo real, reduciendo retrasos en la comunicación y centralizando las notificaciones en los canales donde las personas ya trabajan.
Requisito previo: Configurar Conexión Teams
Antes de utilizar el nodo Enviar Mensaje en Microsoft Teams, es necesario configurar una conexión con tu cuenta Microsoft 365 mediante el flujo OAuth. Sigue los pasos a continuación:
- Accede a Configuración en el menú lateral de la plataforma.
- Haz clic en Integraciones.
- Haz clic en Nueva conexión y selecciona Microsoft Teams.
- Se abrirá una ventana de autorización de Microsoft. Inicia sesión con la cuenta Microsoft 365 que tiene acceso a los equipos y canales deseados.
- Concede los permisos solicitados para que Hashdata pueda enviar mensajes en nombre de la cuenta.
- Tras la autorización, la conexión aparecerá en la lista de integraciones disponibles.
La cuenta Microsoft 365 utilizada en la conexión necesita tener permiso para publicar mensajes en los canales de los equipos que deseas utilizar en el workflow. Las conexiones creadas por un usuario están disponibles para todos los workflows del mismo espacio. Si la conexión expira o se revoca, las instancias en curso que intenten ejecutar el nodo fallarán — renueva la conexión en la página de integraciones cuando sea necesario.
Configuración del Nodo
Al agregar el nodo Enviar Mensaje en Microsoft Teams al canvas del workflow, el panel lateral mostrará los campos de configuración a continuación.
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Conexión | Selecciona la conexión Teams configurada en las integraciones del espacio. La conexión define qué cuenta Microsoft 365 se usará para enviar los mensajes. | Sí |
| Equipo | Selecciona el equipo de Microsoft Teams donde se enviará el mensaje. La lista de equipos se carga automáticamente desde la cuenta conectada. | Sí |
| Canal | Selecciona el canal dentro del equipo elegido. Tras seleccionar el equipo, los canales disponibles se cargan automáticamente. | Sí |
| Título del mensaje | Texto mostrado como título en la tarjeta del mensaje enviado a Teams. Soporta el uso de {{variable}} para personalización dinámica. | Sí |
| Contenido del mensaje | Cuerpo del mensaje enviado al canal. Soporta el uso de {{variable}} para incluir datos del formulario o de etapas anteriores del workflow. | Sí |
| Botones de acción | Agrega botones interactivos al mensaje (opcional). Cada botón tiene una etiqueta y una URL de destino. Usa botones para dirigir a los destinatarios a formularios, enlaces de aprobación o páginas externas. | No |
En los campos Título y Contenido puedes referenciar respuestas de formularios y datos de etapas anteriores usando la sintaxis {{nombre_del_campo}}. Por ejemplo: Nueva solicitud de {{nombre_solicitante}} recibida el {{fecha_respuesta}}. Haz clic en el ícono de variables dentro del campo para ver todas las variables disponibles para ese punto del workflow.
Salidas del Nodo
El nodo Enviar Mensaje en Microsoft Teams tiene dos salidas posibles en el canvas, permitiéndote tratar cada escenario de forma independiente:
| Salida | Cuándo ocurre | Qué hacer |
|---|---|---|
| Éxito | El mensaje fue enviado exitosamente al canal de Teams configurado. | Continúa el flujo normalmente con los siguientes nodos del workflow. |
| Error | Fallo en el envío del mensaje. Puede ocurrir por conexión expirada, permisos insuficientes, canal eliminado o inestabilidad temporal de la API de Microsoft. | Conecta un nodo de Enviar Correo o Definir Estado para registrar el error o notificar a un responsable. Verifica también la validez de la conexión en las integraciones. |
Al conectar nodos a ambas salidas, tu workflow permanece robusto incluso en situaciones de fallo en la integración con Teams.
Diferencia con Slack
Aunque el nodo Enviar Mensaje en Slack y el nodo Enviar Mensaje en Microsoft Teams cumplen funciones similares, existe una diferencia importante en la estructura de destino del mensaje:
| Aspecto | Slack | Microsoft Teams |
|---|---|---|
| Estructura de destino | Canal o usuario directo (un nivel de selección) | Equipo → Canal (dos niveles de selección obligatorios) |
| Autenticación | OAuth con cuenta Slack | OAuth con cuenta Microsoft 365 |
| Mensaje directo a usuario | Soportado (tipo "usuario") | No disponible en este nodo (solo canales de equipo) |
| Botones de acción | Soportado (opcional) | Soportado (opcional) |
En Teams, cada mensaje se publica dentro de un canal, que a su vez pertenece a un equipo. Esto significa que siempre necesitarás seleccionar los dos niveles — equipo y canal — antes de configurar el contenido del mensaje. En Slack, puedes enviar el mensaje directamente a un canal o a un usuario específico, sin la capa de "equipo".
Esta jerarquía adicional de Teams refleja la propia organización de la plataforma de Microsoft y es importante considerarla al diseñar tus workflows: asegúrate de que el equipo y el canal seleccionados existan y sean accesibles por la cuenta conectada.
Ejemplo de Uso
Imagina un workflow de aprobación de gastos donde, tras la aprobación por el responsable, es necesario notificar al equipo financiero en Teams. Puedes:
- Iniciar el workflow con el nodo Disparador: Respuesta de Formulario (formulario de solicitud de gasto).
- Agregar un nodo Aprobación para que el responsable revise.
- Conectar la salida de aprobación al nodo Enviar Mensaje en Microsoft Teams.
- Configurar el nodo para enviar al canal
#finanzasdel equipoFinanzas y Contabilidadcon el títuloGasto aprobado: {{titulo_gasto}}y el contenido incluyendo los detalles de la solicitud vía variables. - Tratar la salida Error con un nodo Enviar Correo para notificar al administrador en caso de que el envío a Teams falle.
De esta forma, el equipo financiero es notificado automáticamente en el canal correcto, sin necesidad de acción manual tras la aprobación.