Nó: Solicitar Resposta de Formulário

O nó Solicitar Resposta de Formulário convida um ou mais destinatários a responderem um formulário Hashdata. Diferentemente de um envio de email simples, este nó pausa a execução do workflow até que a resposta seja recebida — ou até que um prazo limite seja atingido, caso você tenha configurado um timeout. Somente após a resposta (ou o vencimento do prazo) o fluxo avança para o próximo nó.

Esse comportamento de espera torna o nó ideal para processos que dependem de informações coletadas em etapas, onde cada etapa pode envolver pessoas diferentes ou formulários distintos.

Quando Usar

O nó Solicitar Resposta de Formulário é a escolha certa sempre que o workflow precisar obter dados novos de alguém antes de continuar. Veja os cenários mais comuns:

• Coleta multi-etapas: o processo começa com um formulário inicial e, dependendo das respostas, aciona novos formulários para outras pessoas ou departamentos. Por exemplo, um pedido de compra pode ser preenchido pelo solicitante e, em seguida, um segundo formulário com dados de aprovação orçamentária pode ser enviado ao gestor financeiro.
• Dados adicionais: durante a execução do workflow você identifica que precisa de informações complementares não previstas no formulário original. Em vez de reiniciar o processo, basta adicionar um nó que solicite apenas os dados faltantes.
• Pesquisas de satisfação: após a conclusão de um atendimento, envio de produto ou prestação de serviço, o workflow pode automaticamente convidar o cliente a responder uma pesquisa de NPS ou avaliação de qualidade.
• Aprovações com coleta de justificativa: em fluxos que já possuem um nó de aprovação, o Solicitar Resposta de Formulário pode ser usado antes ou depois para coletar informações estruturadas que embasam a decisão.

Configuração

Para configurar o nó, clique sobre ele no canvas do workflow e preencha os campos no painel lateral direito:

Campo	Descrição	Obrigatório
Formulário	Selecione qual formulário Hashdata será enviado para os destinatários responderem. Apenas formulários publicados e disponíveis no space aparecem nesta lista.	Sim
Destinatários	Define quem receberá o convite para responder o formulário. Aceita quatro tipos de destinatário: usuário da plataforma, respondente do formulário gatilho, campo de e-mail de um formulário ancestral, ou e-mail externo digitado livremente. É possível adicionar múltiplos destinatários.	Sim
Assunto do email de convite	Texto que aparecerá na linha de assunto do email enviado ao destinatário. Suporta variáveis no formato {{nome_do_campo}} para personalizar a mensagem com dados de formulários anteriores.	Sim
Corpo do email de convite	Mensagem principal do email de convite. Suporta formatação rich text, inserção de variáveis e artefatos. O link de acesso ao formulário é incluído automaticamente no email — você não precisa adicioná-lo manualmente.	Sim
Timeout (opcional)	Prazo máximo para que o destinatário responda o formulário. Configure uma duração (número inteiro) e uma unidade de tempo (Minutos, Horas, Dias ou Semanas). Se o prazo for atingido sem resposta, o nó ativa a saída TIMEOUT no canvas, permitindo tratar este cenário com um fluxo alternativo.	Não

Tipos de Destinatário

Ao adicionar destinatários, você pode combinar diferentes origens na mesma configuração:

1. Usuário da plataforma: selecione um usuário interno cadastrado no Hashdata. Útil quando o respondente é sempre um membro fixo da equipe.
2. Respondente do formulário: utiliza o endereço de quem respondeu o formulário gatilho ou outro formulário ancestral no workflow. Ideal para processos em que a mesma pessoa precisa fornecer mais informações.
3. Campo de e-mail do formulário: referencia o valor preenchido em uma pergunta do tipo e-mail em um formulário anterior. Permite encaminhar o convite para um contato fornecido dinamicamente durante o processo.
4. E-mail externo: digite diretamente um endereço de e-mail fixo. Útil para notificar caixas de entrada de equipes ou parceiros externos que não possuem cadastro na plataforma.

Dados Coletados

Após o destinatário responder o formulário, todas as respostas ficam disponíveis como variáveis nos nós subsequentes do workflow. Basta referenciar o nome do campo usando a sintaxe {{nome_do_campo}}.

Por exemplo, se o formulário solicitado contém uma pergunta chamada "Número do contrato", você pode usar {{Número do contrato}} no assunto de um email seguinte, em um nó de definição de status, em mensagens de Slack ou Teams, ou em qualquer outro campo que aceite variáveis.

Isso significa que cada formulário coletado ao longo do workflow enriquece o contexto disponível para os nós que vierem depois, permitindo que emails, aprovações e integrações sejam cada vez mais personalizados conforme o processo avança.

Personalize o convite com dados do formulário gatilho

Use variáveis no assunto e no corpo do email de convite para tornar a mensagem mais relevante para o destinatário. Por exemplo, se o workflow foi iniciado pelo preenchimento de um formulário de solicitação com o campo "Nome do solicitante", você pode incluir {{Nome do solicitante}} no corpo do email para que o convidado saiba quem originou o pedido. Isso aumenta a taxa de resposta e reduz dúvidas sobre o contexto da solicitação.

O link do formulário no email é de uso único por destinatário

Cada email de convite gerado por este nó contém um link personalizado e de uso único. Esse link identifica o destinatário e associa a resposta à instância correta do workflow. Se o destinatário encaminhar o email para outra pessoa ou tentar responder mais de uma vez pelo mesmo link, o sistema não registrará a segunda resposta. Caso seja necessário reenviar o convite, utilize os controles da instância na página de acompanhamento do workflow.

Tratando o Timeout

Quando o campo Timeout é configurado, o nó passa a ter duas saídas no canvas:

• Saída principal (sem rótulo ou com o nome do nó): ativada quando o destinatário responde dentro do prazo.
• Saída TIMEOUT: ativada quando o prazo expira sem que nenhuma resposta tenha sido recebida.

Para tratar o timeout corretamente, conecte a saída TIMEOUT a um nó de tratamento adequado. Algumas abordagens comuns são:

1. Conectar a saída TIMEOUT a um nó Enviar Email para notificar um responsável de que o prazo foi atingido sem resposta.
2. Conectar a saída TIMEOUT a um nó Definir Status para registrar que a instância ficou pendente por falta de resposta.
3. Conectar a saída TIMEOUT a um nó Aprovação para que um gestor decida como prosseguir manualmente.

Sem timeout configurado, o workflow aguarda indefinidamente

Se você não configurar um timeout, o nó permanecerá aguardando a resposta do destinatário por tempo indeterminado. A instância ficará com o status Aguardando resposta de formulário enquanto o prazo não for definido ou enquanto a resposta não chegar. Certifique-se de configurar um timeout em processos que possuem SLA definido ou que não podem ficar bloqueados indefinidamente.

Saídas do Nó no Canvas

Saída	Quando é ativada
Saída principal	O destinatário respondeu o formulário dentro do prazo (ou sem prazo definido).
TIMEOUT	O prazo configurado foi atingido sem que nenhuma resposta tenha sido recebida. Disponível somente quando o timeout é configurado.

Status da Instância

Enquanto o nó Solicitar Resposta de Formulário aguarda a resposta do destinatário, a instância do workflow exibe o status Aguardando resposta de formulário na coluna Último passo da página de acompanhamento. Esse status permite que gestores e operadores identifiquem rapidamente quais processos estão pendentes de uma ação externa.

Após a resposta ser recebida — ou após o timeout ser ativado — o status é atualizado conforme o nó seguinte no fluxo.

Boas Práticas

• Formule perguntas objetivas no formulário solicitado. Quanto mais simples e direto for o formulário, maior a taxa de resposta dos destinatários.
• Personalize o email de convite com o contexto do processo. Destinatários que entendem o motivo do pedido respondem mais rapidamente.
• Defina sempre um timeout em processos com prazo, mesmo que generoso. Isso evita que instâncias fiquem presas indefinidamente em caso de emails não lidos ou destinatários indisponíveis.
• Trate o TIMEOUT explicitamente no canvas. Workflows que ignoram a saída TIMEOUT podem deixar o processo em estado indefinido para gestores e auditores.
• Combine com o nó Definir Status logo após a resposta recebida para registrar o progresso do processo de forma legível na listagem de instâncias.