Nó: Solicitar Follow-Up
O nó Solicitar Follow-Up permite que um workflow peça a uma ou mais pessoas que revisitem e complementem uma resposta de formulário que já foi enviada anteriormente. Em vez de criar um novo registro em branco, o destinatário recebe um convite por e-mail e, ao clicar no link, abre exatamente a resposta original — podendo editar os campos disponíveis, adicionar informações faltantes ou corrigir dados incorretos.
Enquanto o nó aguarda a conclusão da edição, a instância do workflow fica suspensa com o status Aguardando resposta de formulário. O workflow só avança — ou aciona o timeout, se configurado — quando a resposta for salva pelo destinatário.
Esse nó é especialmente útil em processos que envolvem coleta de informações em múltiplas etapas, revisão de dados por parte do próprio solicitante ou enriquecimento de um registro ao longo do ciclo de vida de uma ocorrência.
Diferença em Relação ao Nó "Solicitar Resposta de Formulário"
É comum confundir os dois nós, pois ambos envolvem formulários e e-mails de convite. A distinção fundamental está no que o destinatário encontra ao abrir o link:
| Aspecto | Solicitar Resposta de Formulário | Solicitar Follow-Up |
|---|---|---|
| O que é aberto | Formulário em branco — nova resposta | Resposta existente — edição de registro já salvo |
| Uso principal | Coletar informações de alguém que ainda não respondeu | Pedir que alguém complemente ou corrija uma resposta anterior |
| Resposta ancestral necessária | Não obrigatório | Sim — o formulário alvo deve ter uma resposta no contexto da instância |
| Resultado no histórico | Cria um novo registro de resposta | Atualiza o registro existente |
Em resumo: use Solicitar Resposta de Formulário quando ainda não há resposta. Use Solicitar Follow-Up quando já existe uma resposta e você precisa que ela seja revisada ou ampliada.
Quando Usar
O nó Solicitar Follow-Up é indicado em cenários como:
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Documentos adicionais: O solicitante preencheu um formulário de abertura de chamado, mas esqueceu de anexar um arquivo obrigatório. O workflow detecta a ausência e solicita que ele acesse a resposta original para incluir o anexo.
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Correção de dados inválidos: Um aprovador identificou inconsistências nos dados informados. Em vez de reprovar e encerrar o processo, o workflow devolve o item ao solicitante para que ele faça as correções diretamente na resposta já existente.
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Coleta em etapas: O processo é dividido em fases. Na primeira etapa, o usuário preenche dados básicos. Em um momento posterior do workflow, ele é convidado a retornar à mesma resposta para completar informações complementares que só estarão disponíveis naquela fase.
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Enriquecimento progressivo de dados: Um cadastro inicial é feito com informações mínimas. Conforme o processo avança, diferentes responsáveis são chamados a acrescentar dados ao mesmo registro — tudo na mesma resposta, sem duplicação de registros.
Utilize um nó Se/Senão (If-Else) antes do Solicitar Follow-Up para verificar se os dados realmente precisam de complementação. Por exemplo: se o campo "Número do contrato" estiver preenchido, siga diretamente para a próxima etapa; se estiver vazio, acione o follow-up. Dessa forma, o destinatário só é incomodado quando há de fato algo a fazer, evitando solicitações desnecessárias.
Configuração
Para adicionar o nó ao canvas do workflow, arraste-o da barra lateral ou clique em + em uma saída existente e selecione Solicitar Follow-Up. Em seguida, clique no nó para abrir o painel de configuração lateral.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Formulário | O formulário Hashdata cuja resposta será aberta para edição. Deve ser o mesmo formulário do gatilho ou de um nó Solicitar Resposta de Formulário anterior no fluxo, pois precisa haver uma resposta no contexto da instância. | Sim |
| Destinatários | Quem receberá o e-mail de solicitação de complementação. Aceita: usuário da plataforma, respondente do formulário, campo de e-mail de um formulário ancestral ou e-mail externo digitado livremente. Múltiplos destinatários podem ser adicionados. | Sim |
| Assunto do e-mail | Texto do assunto da mensagem enviada ao destinatário. Suporta variáveis no formato {{nome_do_campo}} para personalizar com dados da resposta. | Sim |
| Corpo do e-mail | Conteúdo da mensagem enviada. Suporta formatação rich text, variáveis ({{nome_do_campo}}) e inserção de artefatos (como PDFs gerados por nós anteriores). O e-mail incluirá automaticamente um botão com o link de acesso à resposta. | Sim |
| Timeout | Tempo máximo de espera pela conclusão do follow-up. Configurado como duração (número inteiro) e unidade (Minutos, Horas, Dias ou Semanas). Se o destinatário não editar a resposta dentro do prazo, o workflow segue pela saída TIMEOUT. | Não |
Saídas do Nó
O nó Solicitar Follow-Up possui duas saídas possíveis no canvas:
- Concluído: acionada quando o destinatário salva a edição da resposta dentro do prazo.
- TIMEOUT: acionada quando o tempo configurado expira sem que a resposta tenha sido editada. Só aparece no canvas quando o timeout está habilitado.
Quando não há timeout configurado, o workflow aguarda indefinidamente até que a resposta seja editada.
Comportamento Durante a Execução
Ao chegar nesse nó, o workflow executa as seguintes ações automaticamente:
- Envia o e-mail de solicitação para todos os destinatários configurados.
- Suspende a instância com o status Aguardando resposta de formulário.
- Gera um link único e seguro que dá acesso de edição à resposta específica daquela instância.
- Monitora a resposta. Quando o destinatário salva a edição, a instância é retomada e segue pela saída Concluído.
- Se o timeout estiver habilitado e expirar antes da edição, a instância segue pela saída TIMEOUT.
Todas as variáveis disponíveis no workflow são atualizadas após a conclusão do follow-up, refletindo os novos valores inseridos pelo destinatário na resposta editada.
Para que o destinatário consiga editar a resposta, o formulário precisa estar configurado para permitir edição de respostas já enviadas. Se o formulário estiver bloqueado para edições após o envio, o link gerado pelo nó não funcionará corretamente e o destinatário verá uma mensagem de erro ao tentar acessar a resposta. Verifique as configurações do formulário em Formulários antes de publicar o workflow.
Dicas de Uso
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Personalize o e-mail: Inclua no corpo do e-mail um resumo do que precisa ser complementado usando variáveis. Por exemplo:
Olá, {{nome_do_solicitante}}, identificamos que o campo "Número do contrato" precisa ser preenchido.Isso reduz dúvidas e agiliza a conclusão. -
Defina um timeout adequado: Em processos com prazos definidos, sempre configure o timeout e conecte a saída TIMEOUT a um nó SEND_EMAIL para notificar gestores ou escalar o item. Instâncias aguardando indefinidamente podem acumular e dificultar o acompanhamento.
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Use o Definir Status antes: Antes do nó Solicitar Follow-Up, insira um nó Definir Status com uma mensagem como
Aguardando complementação pelo solicitante. Isso torna a coluna "Último passo" mais informativa para quem monitora as instâncias. -
Encadeie múltiplos follow-ups: É possível ter mais de um nó Solicitar Follow-Up no mesmo workflow, cada um pedindo complementações diferentes em momentos distintos do processo. Cada chamada abre a mesma resposta, permitindo que ela seja enriquecida progressivamente ao longo do fluxo.