Nó: Aprovação
O nó Aprovação interrompe a execução do workflow e envia um pedido de decisão para um ou mais aprovadores. O processo só avança — ou segue o caminho de timeout — depois que alguém clica em um dos botões de decisão configurados. É o nó ideal para qualquer passo que exija uma revisão humana antes de continuar.
Enquanto aguarda, a instância fica com o status Aguardando aprovação, visível na coluna "Último passo" na tela de instâncias do workflow.
Quando usar
Use o nó Aprovação sempre que o processo precisar de uma validação humana antes de avançar. Exemplos comuns:
- Autorização de compras — um gestor precisa aprovar ou rejeitar uma solicitação antes que o pedido seja encaminhado ao fornecedor.
- Alçadas de aprovação — diferentes níveis de hierarquia aprovam valores ou decisões dentro de limites definidos.
- Validação de conteúdo — um revisor analisa um documento, formulário ou proposta e decide se está correto ou precisa de ajustes.
- Conformidade e compliance — um responsável jurídico ou de qualidade confirma que uma ação está dentro das normas antes de prosseguir.
- Liberação de acesso — um administrador aprova ou nega uma solicitação de acesso a sistemas ou recursos.
O nó é versátil: você pode configurar quantos resultados (outcomes/desfechos) forem necessários, indo além do simples "Aprovar / Rejeitar" quando o processo exigir mais nuances.
Configuração
Para configurar o nó Aprovação, clique nele no canvas do editor de workflow. O painel de configuração é aberto à direita.
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Destinatários (aprovadores) | Sim | Lista de pessoas que receberão o email de aprovação. Pode ser um usuário interno da plataforma, o respondente do formulário gatilho ou ancestral, o valor de um campo de e-mail de formulário, ou um endereço de e-mail externo digitado livremente. Você pode adicionar múltiplos destinatários; todos recebem o email, e a primeira resposta recebida encerra a espera. |
| Outcomes (desfechos/resultados) | Sim | Define as decisões possíveis para o aprovador. Cada desfecho possui um rótulo (texto que aparece no botão do email e na saída do canvas) e uma cor (visual do botão). Cada desfecho cadastrado gera automaticamente uma saída (conector) no nó no canvas, permitindo encaminhar o workflow por caminhos diferentes conforme a decisão tomada. É obrigatório ter pelo menos dois desfechos. |
| Timeout | Não | Prazo máximo de espera pela decisão. Configure uma duração e uma unidade (Minutos, Horas, Dias ou Semanas). Se o prazo expirar sem resposta, o workflow segue pela saída TIMEOUT do nó. Quando não configurado, o nó aguarda indefinidamente. |
| Assunto do email | Sim | Linha de assunto do email enviado aos aprovadores. Suporta variáveis no formato {{nome_do_campo}} para personalizar o assunto com dados da instância, como nome do solicitante ou título da solicitação. |
| Corpo do email | Sim | Conteúdo principal do email de aprovação. Editor com suporte a formatação, inserção de variáveis ({{nome_do_campo}}), tabelas e artefatos. Use este campo para apresentar ao aprovador todas as informações necessárias para embasar a decisão. |
| Anexos de artefatos | Não | Permite anexar ao email PDFs gerados por nós ancestrais (como exportações ou respostas de formulários em PDF) e arquivos enviados em campos de formulário ancestrais. O aprovador recebe os arquivos diretamente no email para consulta. |
Configurando os desfechos (Outcomes)
Os desfechos definem quais decisões o aprovador pode tomar. Para configurá-los:
- No painel de configuração do nó, localize a seção desfechos.
- Clique em Adicionar desfecho para incluir uma nova opção de decisão.
- Preencha o rótulo do desfecho — esse texto aparecerá no botão do email que o aprovador recebe e também identificará a saída no canvas.
- Escolha a cor do botão para indicar visualmente a natureza da decisão (por exemplo: verde para aprovação, vermelho para rejeição, amarelo para revisão).
- Repita o processo para cada decisão possível.
- Para remover um desfecho, clique no ícone de exclusão ao lado dele.
Após salvar, cada desfecho cadastrado gera automaticamente uma saída (conector) no nó dentro do canvas. No canvas, conecte cada saída ao próximo nó correspondente ao caminho que o workflow deve seguir para aquela decisão:
- A saída rotulada com o desfecho "Aprovado" pode conectar a um nó de Enviar email de confirmação.
- A saída "Reprovado" pode conectar a um nó de Definir status que registra a recusa.
- A saída "Revisar" pode conectar a um nó de Solicitar complementação de resposta (follow-up).
Não deixe saídas desconectadas — toda saída deve levar a algum nó, mesmo que seja apenas um nó de Definir status para registrar o resultado.
Configurando o Timeout
O timeout é o prazo máximo que o workflow aguardará por uma decisão antes de seguir automaticamente pelo caminho de exceção.
- No painel de configuração do nó, localize a seção Timeout.
- Ative o timeout e insira o valor numérico da duração.
- Selecione a unidade de tempo: Minutos, Horas, Dias ou Semanas.
- Salve a configuração.
- No canvas, conecte a saída TIMEOUT ao nó responsável por tratar o vencimento do prazo — por exemplo, um nó de Enviar email notificando que a aprovação não foi concluída no prazo, ou um nó de Definir status que registre a situação.
Quando nenhum timeout é configurado, o nó aguarda indefinidamente por uma resposta. A instância permanecerá no status Aguardando aprovação até que alguém responda ou que o workflow seja cancelado manualmente.
Em processos com impacto operacional ou financeiro, sempre configure um timeout. Sem ele, uma instância pode ficar parada indefinidamente caso o aprovador não receba ou ignore o email — bloqueando o processo por tempo indeterminado. Um prazo bem definido garante que o workflow sempre avance, mesmo em situações de ausência ou falha de comunicação.
Como o Aprovador Responde
O aprovador não precisa ter acesso ao painel do Hashdata para responder. O processo é inteiramente conduzido pelo email recebido:
- O aprovador recebe um email com o assunto e corpo configurados no nó, incluindo as informações contextuais e os eventuais artefatos anexados.
- No corpo do email, são exibidos os botões de decisão, um para cada desfecho configurado, com suas respectivas cores e rótulos.
- O aprovador clica no botão correspondente à sua decisão.
- Uma página de aprovação é aberta no navegador, confirmando a decisão selecionada. Nessa página, o aprovador pode opcionalmente adicionar um comentário explicando o motivo da decisão.
- Após confirmar, a decisão é registrada e o workflow avança imediatamente pelo caminho correspondente ao desfecho escolhido.
Inclua variáveis no assunto e no corpo do email para apresentar ao aprovador as informações mais relevantes da solicitação. Por exemplo: Solicitação de compra de {{produto}} no valor de {{valor_total}} por {{nome_solicitante}}. Quanto mais contexto o aprovador tiver no próprio email, mais ágil e assertiva será a decisão — sem necessidade de buscar informações em outros sistemas.
Cada email de aprovação contém um link exclusivo para aquela instância e aquele destinatário. O link só pode ser usado uma vez: após a primeira decisão registrada, tentativas de acessar o mesmo link novamente resultarão em uma mensagem informando que a aprovação já foi concluída. Além disso, se um timeout estiver configurado, o link expira automaticamente ao final do prazo definido.
Saídas do Nó
O nó Aprovação pode ter as seguintes saídas no canvas:
| Saída | Quando ocorre |
|---|---|
| [Rótulo do desfecho] | Quando o aprovador clica no botão correspondente a esse desfecho. Cada desfecho configurado gera uma saída distinta com o seu rótulo. |
| TIMEOUT | Quando o prazo configurado expira sem que nenhum aprovador tenha respondido. Só aparece quando o timeout está habilitado. |
Tipos de Destinatários
Ao adicionar aprovadores, você pode combinar diferentes tipos de destinatários na mesma lista:
| Tipo | Descrição |
|---|---|
| Usuário da plataforma | Um usuário interno cadastrado no Hashdata. Ideal para aprovadores fixos como gestores ou responsáveis por área. |
| Respondente do formulário | A pessoa que submeteu o formulário gatilho ou um formulário ancestral no workflow. Útil quando o próprio solicitante precisa confirmar algo. |
| Campo de e-mail do formulário | O valor de uma pergunta do tipo e-mail em um formulário ancestral. Permite endereçar a aprovação a alguém informado dinamicamente na resposta, como o e-mail de um supervisor indicado pelo solicitante. |
| E-mail externo | Um endereço de e-mail digitado livremente na configuração. Útil para aprovadores fora da plataforma com endereço fixo conhecido. |
Boas Práticas
- Seja objetivo no corpo do email: apresente somente as informações que o aprovador precisa para decidir. Emails muito longos reduzem o engajamento.
- Use cores significativas nos desfechos: verde para decisões positivas, vermelho para negativas e amarelo ou cinza para neutras como "Solicitar revisão".
- Sempre trate o caminho TIMEOUT: conecte a saída TIMEOUT a um nó que notifique as partes interessadas e defina um status claro para a instância.
- Considere múltiplos aprovadores com cautela: quando há vários destinatários, a primeira resposta encerra a aprovação. Certifique-se de que qualquer um dos listados tem autoridade para decidir sozinho.
- Documente os desfechos no rótulo: use rótulos descritivos como "Aprovar e encaminhar" em vez de apenas "Sim" para que o histórico de instâncias seja mais legível.