Como criar um Workflow
O editor visual de Workflows do Hashdata permite que você automatize processos sem escrever uma linha de código. Através de uma interface de arrastar e soltar, você conecta nós — cada um representando uma etapa do processo — e define como as informações fluem entre eles. Desde uma simples notificação por e-mail até processos complexos com múltiplas aprovações e ramificações condicionais, tudo pode ser modelado diretamente no editor.
Este guia mostra o caminho completo: desde o acesso à funcionalidade até a publicação do seu primeiro Workflow.
1. Acessando os Workflows
Para começar, acesse o menu principal da plataforma e clique no ícone Fluxos e Automações. Ele está localizado na barra de navegação lateral. Ao clicar, você será direcionado para a listagem de Workflows do seu Space.
Para criar ou editar Workflows, você precisa da permissão "Gerenciar Workflows". Usuários com apenas "Visualizar Workflows" podem visualizar os fluxos e acompanhar as instâncias em andamento, mas não conseguem fazer alterações.
Na tela de listagem, você vê todos os Workflows existentes, seus status (ativo, desabilitado, rascunho) e a data da última atualização.
2. Criando um novo Workflow
Na tela de listagem, clique no botão Criar Workflow. Uma janela será exibida solicitando duas informações:
- Nome — Identifica o Workflow na listagem e nas instâncias geradas. Escolha um nome descritivo, como "Aprovação de Solicitação de Compra" ou "Notificação de Inspeção de Campo".
- Descrição — Campo opcional, mas recomendado. Use para registrar o objetivo do fluxo, quem são os envolvidos e quando ele deve ser acionado.
- Email do Responsável — Email para o qual será enviado um aviso caso uma execução do workflow falhe. As execuções podem falhar por alguns motivos, por exemplo: acesso às integrações externas expirado ou revogado; configuração inválida, etc.
Após preencher e confirmar, o editor visual será aberto automaticamente com um canvas em branco, pronto para receber o seu fluxo.
3. Conhecendo o Editor
O editor é dividido em três áreas principais:
Paleta lateral esquerda Lista todos os nós disponíveis, organizados por categoria: Gatilhos, Ações e Integrações. Para adicionar um nó ao fluxo, basta arrastá-lo da paleta para o canvas central.
Canvas central É o espaço de trabalho onde você constrói o fluxo. Aqui você posiciona os nós, cria conexões entre eles e visualiza o caminho que cada instância vai percorrer. Você pode navegar pelo canvas com scroll e zoom, e reorganizar os nós livremente.
Painel de propriedades (direito) Ao clicar em qualquer nó no canvas, o painel à direita exibe as configurações disponíveis para aquele nó — destinatários, mensagens, condições, integrações, entre outros.
Barra de ferramentas superior Oferece os seguintes controles:
| Ação | Descrição |
|---|---|
| Desfazer / Refazer | Reverte ou reaplicaa última alteração feita no canvas. |
| Layout automático | Reorganiza os nós no canvas de forma hierárquica e legível. |
| Zoom | Aproxima ou afasta a visualização do canvas. |
| Salvar rascunho | Salva as edições sem afetar o fluxo em produção. |
| Publicar | Torna o rascunho atual a versão ativa do Workflow. |
4. Adicionando o Gatilho
Todo Workflow precisa obrigatoriamente de pelo menos um nó Gatilho. O gatilho define o que inicia uma nova instância do fluxo — ou seja, o evento que dispara a automação.
Para adicionar um gatilho:
- Na paleta lateral esquerda, localize a seção Gatilhos.
- Arraste o gatilho desejado para o canvas central.
- Clique no nó para abrir o painel de propriedades e configurá-lo.
Os gatilhos disponíveis são:
| Gatilho | Quando dispara | Configuração principal |
|---|---|---|
| Resposta de Formulário | Quando uma resposta é criada, alterada ou excluída em um formulário Hashdata. | Selecione o formulário e os tipos de evento desejados. |
| Agendado | Em um horário pré-definido: diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. | Configure a frequência e os destinatários (obrigatório, pois não há respondente). |
Dê preferência ao gatilho Resposta de Formulário quando o processo começa com o preenchimento de um formulário. Use o Agendado para relatórios periódicos ou lembretes recorrentes.
5. Adicionando Nós de Ação
Com o gatilho no canvas, você pode adicionar os nós de ação que compõem as etapas do processo. O procedimento é o mesmo: arraste o nó da paleta para o canvas.
Os nós estão organizados nas seguintes categorias:
- Ações: Aprovação, Enviar E-mail, Solicitar Resposta de Formulário, Solicitar Complementação (follow-up), Definir Status, Aguardar, Decisão (Se/Senão), Convergência de Branches, Chamada HTTP (Webhook).
- Integrações: Mensagem no Slack, Mensagem no Teams, Exportar para Google Sheets, Exportar para Excel, Upload para Google Drive, Upload para OneDrive.
Você pode adicionar quantos nós precisar e posicioná-los livremente no canvas. A ordem de execução é determinada pelas conexões que você cria entre eles.
6. Conectando os Nós
A conexão entre nós define o caminho que a instância vai percorrer. Para conectar dois nós:
- Passe o mouse sobre o nó de origem até que as alças de saída apareçam nas bordas do nó.
- Clique e arraste a partir de uma alça de saída.
- Solte sobre o nó de destino para criar a conexão.
Alguns nós possuem múltiplas saídas, cada uma representando um resultado diferente:
- O nó Aprovação gera uma saída para cada outcome configurado (ex.: "Aprovado", "Rejeitado") mais uma saída TIMEOUT caso o prazo expire.
- O nó Decisão (Se/Senão) gera as saídas Verdadeiro e Falso.
- Os nós Webhook, Slack e Teams geram saídas Sucesso e Erro.
- O nó Solicitar Resposta de Formulário e o Solicitar Complementação (follow-up) geram saída TIMEOUT quando configurados com prazo.
Nós sem saídas conectadas encerram a instância naquele ponto. Sempre revise se todos os caminhos relevantes estão conectados antes de publicar.
7. Configurando os Nós
Duplo clique em qualquer nó no canvas abre o painel de propriedades à direita. Cada tipo de nó possui campos específicos. Em geral, os campos obrigatórios são sinalizados visualmente.
Exemplos comuns de configuração:
- Enviar E-mail: destinatários, assunto (suporta
{{variável}}), corpo do e-mail personalizável, anexos opcionais. - Aprovação: destinatários aprovadores, lista de desfechos com rótulo e cor, prazo de expiração, assunto e corpo do e-mail enviado aos aprovadores.
- Definir Status: texto livre exibido na coluna "Último passo" da instância; suporta
{{variável}}. - Aguardar: duração numérica e unidade de tempo (Minutos, Horas, Dias ou Semanas).
Destinatários podem ser configurados de quatro formas diferentes em qualquer nó que os suporte:
- Usuário da plataforma — usuário interno cadastrado no Space.
- Respondente do formulário — quem preencheu o formulário gatilho ou um formulário ancestral no fluxo.
- Campo de e-mail do formulário — o valor de uma pergunta de e-mail em um formulário ancestral.
- E-mail externo — endereço digitado livremente.
Use a notação {{nome_do_campo}} para inserir respostas de formulários nos campos de texto. As variáveis disponíveis são listadas dinamicamente no painel de propriedades com base nos formulários presentes no fluxo.
8. Salvando e Publicando
O Workflow possui dois estados de edição distintos:
Salvar rascunho Preserva as suas edições sem afetar o fluxo que está em produção. Use o rascunho para trabalhar em alterações incrementais com segurança. Instâncias já em andamento continuam executando a versão publicada anterior.
Publicar Torna o rascunho atual a versão ativa do Workflow. A partir desse momento, novos eventos que correspondam ao gatilho criarão novas instâncias com base na versão publicada.
Publicar um Workflow com o gatilho Habilitado faz com que ele passe a aceitar novas instâncias imediatamente. Se ainda estiver testando o fluxo, mantenha o Workflow Desabilitado após publicar — instâncias em andamento não são afetadas.
O ciclo de vida completo de um Workflow é:
- Rascunho — criado mas não publicado; nenhuma instância é gerada.
- Publicado + Habilitado — aceita novas instâncias conforme o gatilho.
- Publicado + Desabilitado — não aceita novas instâncias; as instâncias em andamento continuam até o fim.
Exemplos de Casos de Uso
Exemplo 1: Aprovação de Solicitação de Compra
Este fluxo automatiza o processo de aprovação de compras, notificando o gestor e registrando as solicitações aprovadas em uma planilha.
Estrutura do fluxo:
-
Gatilho — Resposta de Formulário Configure apontando para o formulário "Solicitação de Compra" e selecione o evento Nova resposta. A cada nova solicitação enviada, uma instância do Workflow será iniciada.
-
Definir Status —
"Solicitação recebida — aguardando aprovação do gestor"Esse nó atualiza imediatamente o status visível na listagem de instâncias, facilitando o acompanhamento pela equipe. -
Aprovação Configure os seguintes campos:
- Destinatários: gestor responsável (usuário da plataforma ou campo de e-mail do formulário).
- desfechos: "Aprovado" (cor verde) e "Rejeitado" (cor vermelha).
- Timeout: 3 dias.
- Assunto do e-mail:
"Aprovação pendente: {{item_solicitado}}". - Corpo do e-mail: detalhes da solicitação com variáveis do formulário.
Esse nó gera três saídas no canvas: Aprovado, Rejeitado e TIMEOUT.
-
Ramo Aprovado →
- Enviar E-mail ao solicitante informando que a compra foi aprovada, com os detalhes da solicitação.
- Exportar para Google Sheets: acumula os dados da solicitação aprovada em uma planilha de controle. Configure o mapeamento de colunas com as variáveis do formulário (ex.: "Item" →
{{item_solicitado}}, "Valor" →{{valor}}, "Data" →{{data_solicitacao}}).
-
Ramo Rejeitado →
- Enviar E-mail ao solicitante informando a rejeição. No corpo do e-mail, inclua a variável de justificativa preenchida pelo gestor no formulário de aprovação.
-
Ramo TIMEOUT →
- Enviar E-mail ao gestor com um lembrete de que há uma aprovação pendente há mais de 3 dias, incluindo o link para o formulário de aprovação.
No nó de Aprovação, use variáveis do formulário no assunto e corpo do e-mail para que o gestor receba todas as informações necessárias sem precisar abrir a plataforma.
Exemplo 2: Notificação de Inspeção com Exportação
Este fluxo garante que toda nova inspeção de campo seja comunicada imediatamente à equipe de supervisão e registrada automaticamente em uma planilha de controle.
Estrutura do fluxo:
-
Gatilho — Resposta de Formulário Configure apontando para o formulário "Inspeção de Campo" com o evento Nova resposta. Cada inspeção enviada por um técnico de campo dispara uma nova instância.
-
Enviar E-mail Notifica a equipe de supervisão com os dados da inspeção recém-registrada.
- Destinatários: e-mails dos supervisores (usuários internos ou endereços externos).
- Assunto:
"Nova inspeção registrada — {{local_inspecao}} ({{data_inspecao}})". - Corpo: detalhes completos da inspeção usando variáveis do formulário, como
{{nome_tecnico}},{{local_inspecao}},{{resultado}}e{{observacoes}}.
-
Exportar para Google Sheets Acumula os dados de todas as inspeções em uma planilha de controle centralizada.
- Na primeira execução, o nó cria automaticamente a planilha no Google Drive vinculado.
- Nas execuções seguintes, cada nova inspeção adiciona uma linha à planilha existente.
- Configure o mapeamento de colunas: "Técnico" →
{{nome_tecnico}}, "Local" →{{local_inspecao}}, "Data" →{{data_inspecao}}, "Resultado" →{{resultado}}.
O nó Exportar para Google Sheets exige uma conexão OAuth com o Google configurada no Space. Se ainda não existe uma conexão, você pode criá-la diretamente no painel de propriedades do nó ao clicar em Criar nova conexão.
Este fluxo é intencionalmente simples e linear — nenhuma ramificação é necessária, pois toda inspeção segue o mesmo caminho: notificação e registro. É um ótimo ponto de partida para quem está criando o primeiro Workflow.