Integração: Enviar Arquivos para o Google Drive

O nó Enviar Arquivos para o Google Drive permite que seu workflow faça upload automático de arquivos diretamente para o Google Drive ao final de um processo — ou em qualquer etapa intermediária. Com ele, você centraliza documentos, fotos, PDFs de aprovações e outros arquivos gerados durante a execução do workflow, sem precisar realizar nenhuma ação manual.

Essa integração é ideal para equipes que já utilizam o Google Drive como repositório central de documentos e querem garantir que registros de processos fiquem organizados automaticamente, sem depender de colaboradores para mover arquivos manualmente.

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Pré-requisito: Configurar Conexão Google Drive

Antes de utilizar este nó, você precisa autenticar sua conta Google e criar uma conexão no Hashdata. Siga os passos abaixo:

1. No menu lateral, acesse Configurações.
2. Clique em Integrações.
3. Clique em Nova Conexão e selecione Google Drive.
4. Uma janela de autenticação OAuth do Google será aberta.
5. Faça login com a conta Google que possui acesso ao Drive desejado.
6. Conceda as permissões solicitadas ao Hashdata.
7. Após autorizar, a conexão será criada e estará disponível nos nós de integração Google.

Permissão necessária

Apenas usuários com a permissão "Gerenciar Workflows" podem criar conexões e configurar nós de integração. Certifique-se de que sua conta possui esse nível de acesso.

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Quando Usar

O nó Enviar Arquivos para o Google Drive é recomendado nos seguintes cenários:

• Arquivar PDFs de aprovações: após um nó de Aprovação, envie automaticamente o relatório em PDF para uma pasta específica no Drive.
• Salvar fotos e documentos de formulários: campos de upload de arquivos ou de foto preenchidos pelo respondente são enviados diretamente para o Drive sem intervenção humana.
• Centralizar arquivos por projeto: usando o recurso de subpastas por instância, cada execução do workflow cria uma pasta separada — ideal para organizar inspeções, vistorias, contratos ou qualquer processo que produza documentos individuais.
• Integrar com outros sistemas Google: arquivos no Drive ficam disponíveis para uso no Google Docs, Planilhas, Sites e outras ferramentas do ecossistema Google.

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Configuração do Nó

Ao adicionar o nó Enviar Arquivos para o Google Drive ao canvas do workflow, você verá o painel de configuração com os seguintes campos:

Campo	Descrição	Detalhes
Conexão	Selecione a conexão Google Drive previamente criada em Configurações → Integrações.	Obrigatório. Caso não exista nenhuma conexão, clique em "Criar nova conexão" para autenticar diretamente pelo painel do nó.
Drive	Escolha entre Meu Drive ou um Drive Compartilhado disponível na conta autenticada.	A lista é carregada automaticamente com base nas permissões da conexão selecionada.
Pasta de destino	Define em qual pasta os arquivos serão salvos. Use o navegador de pastas para localizar ou criar o diretório desejado.	Obrigatório. Se a subpasta por instância estiver ativada, esta pasta será o diretório pai.
Criar subpasta por instância	Quando habilitado (Sim), o nó cria uma subpasta exclusiva para cada execução do workflow dentro da pasta de destino.	Recomendado para processos com múltiplas instâncias, como inspeções, vistorias ou atendimentos.
Template do nome da subpasta	Define o nome da subpasta gerada por instância. Suporta texto livre com variáveis no formato {{nome_do_campo}}.	Disponível apenas quando "Criar subpasta por instância" está habilitado. Exemplo: Inspeção - {{data}} - {{local}}
Artefatos a enviar	Selecione quais PDFs e relatórios gerados por nós ancestrais do workflow devem ser enviados ao Drive.	Inclui PDFs gerados por nós de Aprovação e outros nós que produzam artefatos de documentos ao longo do fluxo.
Enviar arquivos de formulários	Quando habilitado, inclui no upload os arquivos carregados pelos respondentes em campos do tipo "Enviar arquivos" ou "Foto" nos formulários ancestrais.	Permite centralizar fotos, documentos e outros arquivos coletados diretamente via formulário Hashdata.

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Tipos de Arquivos Enviados

O nó Enviar Arquivos para o Google Drive suporta diferentes origens de arquivos dentro do workflow. Confira o que pode ser enviado:

PDFs de Relatórios Gerados no Workflow

Nós de Aprovação e outros nós que produzem documentos geram artefatos em PDF ao longo da execução. Esses arquivos podem ser selecionados no campo Artefatos a enviar e serão incluídos no upload para o Drive automaticamente.

Exemplos comuns:

• PDF do relatório de aprovação com o histórico de decisões.
• PDF consolidado com as respostas de um formulário.

Arquivos de Campos de Upload

Formulários Hashdata podem conter campos do tipo Enviar arquivos, que permitem ao respondente anexar documentos, planilhas, apresentações e outros formatos. Quando a opção Enviar arquivos de formulários está habilitada, todos esses anexos são incluídos no upload.

Fotos de Campos de Foto

Campos do tipo Foto em formulários Hashdata também são capturados e enviados ao Google Drive quando a opção de envio de arquivos de formulários está ativa. Isso é especialmente útil em processos de inspeção, vistoria e acompanhamento de campo, onde fotos são coletadas diretamente pelo aplicativo móvel.

Limite de tamanho por arquivo

O tamanho máximo permitido por arquivo individual é de 50 MB. Arquivos que ultrapassem esse limite não serão enviados e gerarão um aviso no histórico da instância. Certifique-se de que os arquivos coletados nos formulários estejam dentro deste limite.

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Subpastas por Instância

O recurso de subpastas por instância é uma das funcionalidades mais poderosas do nó de upload. Quando habilitado, ele cria automaticamente uma pasta exclusiva para cada execução do workflow, mantendo os arquivos de cada processo organizados e separados.

Como Funciona

Para cada nova instância do workflow, o sistema:

1. Verifica se já existe uma subpasta criada anteriormente para aquela instância (em caso de retry ou re-execução do nó).
2. Se não existir, cria uma nova subpasta dentro da pasta de destino configurada.
3. O nome da subpasta é gerado a partir do template do nome da subpasta, substituindo as variáveis pelos valores reais da instância.
4. Todos os arquivos selecionados são enviados para dentro dessa subpasta.

Template de Nome com Variáveis

O template suporta texto livre combinado com variáveis no formato {{nome_do_campo}}, onde nome_do_campo corresponde ao nome de uma pergunta em um formulário ancestral do workflow.

Exemplos de templates:

• Inspeção - {{data_da_visita}} - {{nome_do_local}}
• Contrato - {{nome_do_cliente}} - {{numero_do_pedido}}
• Vistoria {{endereco}} - {{data}}

Organize seus arquivos automaticamente com templates inteligentes

Use variáveis que identifiquem o contexto do processo, como cliente, projeto, data ou número de protocolo. Isso facilita muito a busca e o acesso posterior aos documentos no Google Drive, especialmente em processos com alto volume de instâncias, como inspeções diárias, chamados de suporte ou ordens de serviço.

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Saída do Nó

O nó Enviar Arquivos para o Google Drive possui um único caminho de saída (SINGLE_OUTCOME): o workflow avança automaticamente após a conclusão do upload, independentemente do resultado. Em caso de erro no envio de algum arquivo, o detalhe será registrado no histórico da instância, mas o fluxo continuará normalmente.

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Exemplo de Uso

Considere um workflow de Vistoria de Equipamentos que segue o seguinte fluxo:

1. O técnico responde um formulário com fotos dos equipamentos, observações e a data da vistoria.
2. Um nó de Aprovação é acionado para que o gestor revise o relatório.
3. Após a aprovação, o nó Enviar Arquivos para o Google Drive faz o upload de:
   • O PDF do relatório de aprovação.
   • As fotos tiradas durante a vistoria.
4. Os arquivos são salvos em uma subpasta com o nome Vistoria - {{equipamento}} - {{data_da_vistoria}} dentro da pasta Vistorias 2025 no Drive compartilhado da equipe.

Com essa configuração, cada vistoria gera automaticamente uma pasta organizada no Drive, sem que nenhum colaborador precise mover arquivos manualmente.

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Dicas e Boas Práticas

• Use Drives Compartilhados para processos colaborativos, garantindo que toda a equipe tenha acesso aos arquivos enviados.
• Crie uma pasta raiz por tipo de processo (ex: Inspeções, Contratos, Vistorias) e deixe o nó criar as subpastas por instância automaticamente dentro dela.
• Combine com o nó Definir Status para registrar o link ou o nome da pasta no status da instância, facilitando a rastreabilidade.
• Teste o template de subpasta com uma instância de rascunho antes de publicar o workflow, garantindo que as variáveis estejam corretas e o nome faça sentido para sua equipe.