Ciclo de vida de um Workflow
Todo workflow no Hashdata passa por diferentes estados ao longo do seu uso. Entender o ciclo de vida é fundamental para gerenciar processos com segurança, evitar interrupções em andamento e manter o controle sobre o que está em produção. Este guia explica cada estado, como transitar entre eles e as melhores práticas para cada situação.
Estados de um Workflow
Um workflow pode estar em um dos três estados principais abaixo. Cada estado determina o que pode ser feito e se novas instâncias são aceitas.
| Estado | Descrição | Aceita novas instâncias |
|---|---|---|
| Rascunho pendente | O workflow foi editado e salvo como rascunho, mas ainda não foi publicado. Pode coexistir com uma versão publicada já em execução. | Depende da versão publicada |
| Publicado + Habilitado | A versão mais recente do workflow está ativa em produção. O gatilho está monitorando eventos e qualquer disparo cria uma nova instância. | Sim |
| Publicado + Desabilitado | O workflow foi publicado, mas está pausado temporariamente. O gatilho não cria novas instâncias. Instâncias já em andamento continuam normalmente até a conclusão. | Não |
Trabalhando com Rascunhos
O rascunho é a forma de trabalhar nas configurações de um workflow sem afetar o que já está em produção. Toda vez que você abre o editor e faz alguma alteração, essas mudanças ficam salvas como rascunho até você decidir publicar ou descartar.
O que é um rascunho
Um rascunho representa uma versão em edição do workflow que ainda não foi disponibilizada para produção. Ele existe de forma independente da versão publicada: enquanto você ajusta etapas, destinatários ou condições no rascunho, a versão publicada continua rodando normalmente e aceitando novas instâncias sem qualquer interrupção.
Isso significa que é seguro editar um workflow ativo. As alterações que você faz no editor não impactam instâncias em andamento nem o comportamento atual do processo.
Como salvar um rascunho
Ao fazer qualquer modificação no editor de workflow, clique no botão Salvar rascunho na barra superior do editor. O sistema registrará todas as alterações feitas até aquele momento como rascunho pendente. Você pode salvar quantas vezes quiser antes de publicar.
Um indicador visual na listagem de workflows sinaliza quando há um rascunho pendente para aquele workflow, permitindo identificar facilmente o que precisa ser revisado e publicado.
Como descartar um rascunho
Se você decidir que as alterações não fazem mais sentido, clique no botão Descartar no editor. Isso apagará todas as mudanças não publicadas e restaurará o editor para o estado da última versão publicada.
Descartar um rascunho é uma ação irreversível. Todas as alterações não publicadas serão permanentemente removidas. Confirme que você realmente não precisa dessas mudanças antes de prosseguir.
Rascunho coexistindo com versão publicada
Um comportamento importante a entender: um workflow pode ter simultaneamente um rascunho pendente e uma versão publicada habilitada. Nesse cenário, as novas instâncias continuam sendo criadas pela versão publicada enquanto você trabalha no rascunho. Somente após a publicação do rascunho é que as novas instâncias passarão a usar a configuração atualizada.
Publicando um Workflow
Publicar é o ato de transformar o rascunho na versão ativa em produção. Após publicar, as configurações que você editou entram em vigor para todos os novos disparos do workflow.
Como publicar
No editor de workflow, clique no botão Publicar na barra superior. O sistema validará o workflow (verificando se todos os nós obrigatórios estão configurados corretamente) e, se não houver erros, a nova versão será publicada imediatamente.
O que acontece ao publicar
Ao publicar um workflow, ocorre o seguinte:
- O rascunho pendente se torna a nova versão ativa.
- O workflow entra automaticamente no estado Publicado + Habilitado, pronto para aceitar novas instâncias.
- As instâncias que já estavam em andamento continuam usando a versão anterior até a conclusão — elas não são migradas para a nova versão automaticamente.
- Todos os novos disparos do gatilho criarão instâncias baseadas na nova versão publicada.
Esse comportamento garante que processos já iniciados não sejam interrompidos ou alterados de forma inesperada por uma atualização de design.
Instâncias em andamento sempre finalizam na versão em que foram iniciadas. Isso é especialmente importante quando há alterações significativas de estrutura, como remoção de etapas ou mudança de formulários utilizados.
Habilitando e Desabilitando
Depois de publicado, você pode pausar e retomar o workflow sem precisar editar ou republicar nada. Isso é feito através das opções de habilitar e desabilitar.
Como habilitar ou desabilitar
Na listagem de workflows, clique no menu de contexto (ícone de três pontos) do workflow desejado. As opções Habilitar e Desabilitar estarão disponíveis dependendo do estado atual do workflow.
Você também pode acessar essa opção a partir da página de detalhes do workflow.
Diferença entre desabilitar e cancelar
Desabilitar um workflow não cancela as instâncias que já estão em andamento. Elas continuam avançando normalmente pelos nós de Aprovação, espera ou qualquer outra etapa — até serem concluídas ou falharem por conta própria.
O que muda ao desabilitar é que nenhum novo disparo do gatilho criará uma nova instância. O gatilho para de monitorar eventos enquanto o workflow estiver desabilitado.
Ao desabilitar um workflow, todas as instâncias já iniciadas continuam rodando normalmente. Se você precisa interromper instâncias específicas, é necessário cancelá-las individualmente na tela de gerenciamento de instâncias.
Quando usar a opção de desabilitar
Desabilitar é ideal em situações como:
- Manutenção planejada: você precisa revisar o workflow antes de aceitar novas respostas.
- Revisão de processo: o fluxo precisa ser validado por outra equipe antes de voltar ao ar.
- Recesso ou período de baixa demanda: o processo não deve ser acionado por um período específico.
- Testes pós-atualização: você publicou uma nova versão e quer verificar o comportamento antes de liberar para todos os gatilhos.
Ao retomar, basta usar Habilitar no menu de contexto e o workflow voltará a aceitar novos disparos imediatamente.
Clonando um Workflow
A clonagem permite criar uma cópia completa de um workflow existente, incluindo todos os nós, configurações e conexões. O resultado é um novo workflow com o nome original seguido de (cópia), em estado de rascunho, pronto para ser editado e publicado de forma independente.
Como clonar
No menu de contexto do workflow na listagem, clique em Clonar. O sistema criará imediatamente uma cópia completa do workflow. A cópia será aberta na listagem como um novo item, com nome no formato [Nome original] (cópia).
Casos de uso para clonagem
- Variações de processo: criar versões ligeiramente diferentes do mesmo fluxo para contextos distintos (por exemplo, workflow de aprovação para diferentes departamentos).
- Backup antes de grandes mudanças: clonar antes de reestruturar um workflow complexo, garantindo um ponto de retorno seguro.
- Reutilização de estrutura: usar um workflow bem configurado como ponto de partida para um processo novo com estrutura semelhante.
A cópia clonada não tem histórico de instâncias, não está publicada e não interfere no original. Você pode renomeá-la e ajustá-la livremente antes de publicar.
Excluindo um Workflow
A exclusão é uma ação permanente que remove o workflow e todo o seu histórico da plataforma. Por isso, o sistema exige uma confirmação explícita antes de concluir a operação.
Como excluir
No menu de contexto do workflow na listagem, clique em Excluir. Uma caixa de diálogo será exibida solicitando que você confirme a exclusão digitando o nome do workflow ou completando um captcha de confirmação. Após confirmação, o workflow é removido permanentemente.
Excluir um workflow apaga permanentemente o design, todas as instâncias históricas, os registros de execução e qualquer dado vinculado ao processo. Essa ação não pode ser desfeita. Se houver instâncias com histórico importante para auditoria ou conformidade, considere desabilitar o workflow em vez de excluí-lo.
Se o workflow tem um histórico relevante de instâncias — como registros de aprovações, formulários respondidos ou evidências de processo — prefira desabilitar em vez de excluir. O workflow desabilitado preserva todo o histórico e pode ser reativado a qualquer momento, enquanto a exclusão remove tudo de forma definitiva.
Resumo do Fluxo
Para facilitar a visualização, este é o fluxo típico de um workflow desde a criação até a operação contínua:
- Crie o workflow e configure os nós no editor.
- Salve como rascunho quantas vezes precisar enquanto ajusta as configurações.
- Publique o workflow — ele fica Publicado + Habilitado automaticamente.
- O gatilho começa a monitorar eventos e novas instâncias são criadas.
- Quando necessário, desabilite temporariamente para manutenção ou revisão.
- Edite, salve como rascunho novamente e publique a versão atualizada.
- As novas instâncias usarão a nova versão; as antigas continuam na versão original.
- Se o processo não for mais necessário, exclua — ou, se há histórico valioso, mantenha desabilitado.