Integración: Exportar a Excel 365 (Microsoft)
El nodo Exportar a Excel 365 permite que tu workflow agregue automáticamente filas de datos en hojas de cálculo Excel almacenadas en OneDrive. Con cada ejecución del workflow, se inserta una nueva fila en la hoja de cálculo configurada, consolidando información recopilada en formularios y otros nodos anteriores.
El comportamiento de este nodo es idéntico al del nodo Exportar a Google Sheets, pero opera íntegramente dentro del ecosistema Microsoft: los archivos se crean y almacenan en OneDrive, y la autenticación se realiza con una cuenta Microsoft 365. Si ya conoces el nodo de Google Sheets, te sentirás inmediatamente cómodo con este.
El nodo Exportar a Excel 365 funciona exactamente igual que Exportar a Google Sheets. La única diferencia es que utiliza tu cuenta Microsoft 365 y almacena los archivos en OneDrive en lugar de Google Drive. Toda la lógica de modos, mapeo de columnas y salida es equivalente.
Este nodo tiene salida única: siempre avanza al siguiente paso, independientemente del resultado de la exportación.
Requisito previo: Configurar Conexión Excel 365
Antes de utilizar este nodo en cualquier workflow, es necesario conectar tu cuenta Microsoft 365 a la plataforma Hashdata. Esta conexión se realiza una única vez y está disponible para todos los workflows de tu espacio.
Cómo configurar la conexión:
- Accede a Configuración en el menú lateral.
- Haz clic en Integraciones.
- Haz clic en Nueva conexión.
- Selecciona Excel 365 en la lista de integraciones disponibles.
- Haz clic en Conectar con Microsoft.
- Se abrirá una ventana de autenticación OAuth de Microsoft. Inicia sesión con la cuenta Microsoft 365 que tiene acceso al OneDrive donde se almacenarán las hojas de cálculo.
- Autoriza los permisos solicitados por Hashdata (lectura y escritura en archivos de OneDrive).
- Tras la autorización, la conexión aparecerá en la lista de integraciones con el estado Activa.
La cuenta Microsoft utilizada en la conexión necesita tener permiso de lectura y escritura en el OneDrive de destino. Si la cuenta no tiene acceso suficiente, el nodo fallará silenciosamente o no podrá crear/editar la hoja de cálculo.
Tras configurar la conexión, podrás seleccionarla al configurar el nodo dentro de cualquier workflow.
Modos de Operación
El nodo Exportar a Excel 365 ofrece dos modos de operación, adecuados a diferentes escenarios:
Modo: Nueva Hoja de Cálculo
En este modo, Hashdata crea automáticamente una nueva hoja de cálculo Excel (.xlsx) en OneDrive en la primera ejecución del workflow. En las ejecuciones siguientes, se agregan nuevas filas a esa misma hoja de cálculo, que va acumulando todos los registros a lo largo del tiempo.
Cuándo usar: Ideal cuando aún no tienes una hoja de cálculo creada y quieres que Hashdata lo gestione por ti. Solo define el nombre de la hoja de cálculo, el nombre de la pestaña y el mapeo de columnas.
Modo: Hoja de Cálculo Existente
En este modo, apuntas a una hoja de cálculo Excel ya existente en tu OneDrive. Hashdata agrega una nueva fila con cada ejecución del workflow, siempre al final de la hoja de cálculo.
Cuándo usar: Ideal cuando ya tienes una hoja de cálculo con formato, fórmulas u otros datos que deseas preservar, y quieres que el workflow solo inserte nuevas filas en ella.
Configuración — Modo Nueva Hoja de Cálculo
Al agregar el nodo al canvas y seleccionar el modo Nueva hoja de cálculo, estarán disponibles los siguientes campos de configuración:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Conexión | Sí | Selecciona la conexión Microsoft 365 configurada previamente en Configuración → Integraciones. |
| Nombre de la hoja de cálculo | Sí | Nombre del archivo Excel que se creará en OneDrive en la primera ejecución. Por ejemplo: Respuestas del Formulario de Ventas. El archivo recibirá la extensión .xlsx automáticamente. |
| Nombre de la pestaña | Sí | Nombre de la pestaña (hoja interna) donde se insertarán los datos. Por ejemplo: Datos o Respuestas. |
| Carpeta de destino en OneDrive | No | Ruta de la carpeta en OneDrive donde se creará el archivo. Si no se especifica, el archivo se guardará en la raíz del OneDrive de la cuenta conectada. |
| Mapeo de columnas | Sí | Define qué datos se exportarán y en qué columna. Ver la sección Mapeo de Columnas a continuación. |
Elige un nombre descriptivo y único para la hoja de cálculo, especialmente si tienes múltiples workflows exportando datos. Esto facilita la identificación de los archivos en OneDrive.
Configuración — Modo Hoja de Cálculo Existente
Al seleccionar el modo Hoja de cálculo existente, los campos de configuración son:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Conexión | Sí | Selecciona la conexión Microsoft 365 configurada previamente en Configuración → Integraciones. |
| Hoja de cálculo | Sí | Selecciona la hoja de cálculo Excel ya existente en el OneDrive de la cuenta conectada. La lista muestra los archivos .xlsx disponibles. |
| Pestaña | Sí | Selecciona la pestaña (hoja interna) dentro del archivo donde se insertarán las nuevas filas. |
| Mapeo de columnas | Sí | Define qué datos se exportarán y en qué columna. Ver la sección Mapeo de Columnas a continuación. |
En el modo Hoja de cálculo existente, la hoja de cálculo debe tener una fila de encabezado en la primera fila de la pestaña seleccionada. Hashdata usa los nombres de las columnas del encabezado para identificar dónde insertar cada dato.
Mapeo de Columnas
El mapeo de columnas es el corazón de la configuración del nodo. Aquí defines la correspondencia entre los encabezados de las columnas de la hoja de cálculo y las variables disponibles en el workflow.
Cómo funciona:
Cada fila del mapeo representa una columna de la hoja de cálculo. Defines:
- Encabezado: El nombre exacto de la columna en la hoja de cálculo (debe coincidir con el encabezado ya existente, o se creará con ese nombre en el modo Nueva hoja de cálculo).
- Valor: La variable del workflow que proporcionará el dato para esa columna. Usa la sintaxis
{{nombre_del_campo}}para referenciar respuestas de formularios u otros datos disponibles en el flujo.
Ejemplo de mapeo:
| Encabezado de columna (hoja de cálculo) | Valor (variable del workflow) |
|---|---|
| Nombre del Cliente | {{nombre_completo}} |
| Correo | {{correo}} |
| Producto de Interés | {{producto_seleccionado}} |
| Fecha de Envío | {{fecha_respuesta}} |
| Observaciones | {{campo_texto_libre}} |
Las variables disponibles dependen de los nodos que preceden a este en el workflow. Los formularios respondidos, los datos de aprobaciones y otros nodos anteriores alimentan el conjunto de variables accesibles.
En el modo Nueva hoja de cálculo, las columnas se crearán en el orden en que las definiste en el mapeo. Organiza el mapeo en el orden en que deseas que las columnas aparezcan en la hoja de cálculo.
Diferencias con Google Sheets
Para quienes ya usan el nodo Exportar a Google Sheets, la migración a Excel 365 es directa. Las diferencias son solo de plataforma:
| Aspecto | Google Sheets | Excel 365 |
|---|---|---|
| Cuenta de autenticación | Cuenta Google (Gmail / Google Workspace) | Cuenta Microsoft 365 |
| Almacenamiento de archivos | Google Drive | OneDrive |
| Formato del archivo | Google Sheets nativo (.gsheet) | Excel (.xlsx) |
| Configuración de conexión | OAuth con cuenta Google | OAuth con cuenta Microsoft |
| Modos de operación | Nueva hoja de cálculo / Hoja de cálculo existente | Nueva hoja de cálculo / Hoja de cálculo existente |
| Mapeo de columnas | Idéntico | Idéntico |
| Salida del nodo | Única (siempre avanza) | Única (siempre avanza) |
| Comportamiento acumulativo | Sí, filas agregadas al final | Sí, filas agregadas al final |
La lógica de funcionamiento, los modos de operación y el mapeo de columnas son completamente equivalentes entre los dos nodos. La elección entre uno y otro depende solo de qué plataforma de productividad utiliza tu organización.
Ejemplo de Uso
Imagina un workflow de registro de leads en el que un formulario recopila información de potenciales clientes. Tras el llenado, el workflow puede:
- Enviar un correo de confirmación al lead con el nodo Enviar Correo.
- Exportar los datos del lead a una hoja de cálculo Excel en OneDrive con el nodo Exportar a Excel 365.
- Notificar al equipo de ventas vía Enviar Mensaje en Teams.
Con este flujo, tu equipo de ventas tiene acceso a una hoja de cálculo siempre actualizada en OneDrive, consolidando todos los leads capturados por el workflow automáticamente.
Salida del Nodo
El nodo Exportar a Excel 365 tiene salida única. Siempre avanza al siguiente nodo conectado, independientemente del resultado de la exportación. No hay salida de error separada en este nodo.
Si ocurre un problema en la exportación (por ejemplo, pérdida de conexión con la cuenta Microsoft o permisos insuficientes), el error se registrará en los detalles de la instancia del workflow. Verifica la pestaña de historial de ejecuciones para diagnosticar eventuales fallos.