Integración: Exportar a Google Sheets
El nodo Exportar a Google Sheets permite agregar automáticamente los datos recopilados en tus formularios directamente en hojas de cálculo de Google Sheets, sin ninguna intervención manual. Cada vez que una instancia del workflow pasa por este nodo, se inserta una nueva fila en la hoja de cálculo configurada con la información que elijas mapear.
Esta integración es ideal para equipos que necesitan acumular un historial de respuestas a lo largo del tiempo, consolidar datos de múltiples formularios en una única hoja de cálculo de seguimiento, o alimentar dashboards e informes que ya existen en Google Sheets.
Por ser un nodo del tipo SINGLE_OUTCOME, el workflow avanza automáticamente tras la exportación, independientemente del resultado. No hay ramificación de éxito o error: el flujo siempre continúa al siguiente nodo conectado.
Requisito previo: Configurar Conexión Google Sheets
Antes de utilizar este nodo, es necesario configurar una conexión OAuth con Google en la plataforma Hashdata. Esta conexión autoriza a Hashdata a crear y editar hojas de cálculo en nombre de tu cuenta Google.
Para configurar la conexión:
- Accede al menú Configuración en el panel lateral.
- Navega hasta la sección Integraciones.
- Haz clic en Nueva Conexión y selecciona Google Sheets.
- Sigue el flujo de autenticación OAuth de Google: inicia sesión con tu cuenta Google y concede los permisos solicitados.
- Tras la autorización, la conexión aparecerá en la lista de integraciones disponibles y estará lista para usarse en cualquier nodo del tipo Exportar a Google Sheets.
Durante el flujo OAuth, Google solicitará permiso para crear y editar hojas de cálculo. Estos permisos son necesarios para que el nodo funcione en los dos modos de operación disponibles.
Modos de Operación
El nodo Exportar a Google Sheets ofrece dos modos de operación, cada uno adecuado a un escenario diferente:
Modo "Nueva Hoja de Cálculo"
En este modo, Hashdata crea automáticamente una hoja de cálculo en Google Drive en la primera ejecución del workflow. A partir de la segunda ejecución en adelante, las nuevas filas se insertan en la misma hoja de cálculo creada anteriormente, acumulando los datos de todas las instancias.
Este modo es especialmente útil cuando quieres que Hashdata gestione todo el ciclo de vida de la hoja de cálculo: creación, estructuración de columnas e inserción continua de datos a lo largo del tiempo.
Modo "Hoja de Cálculo Existente"
En este modo, seleccionas una hoja de cálculo que ya existe en tu Google Drive. Con cada ejecución, Hashdata inserta una nueva fila en la pestaña configurada. La hoja de cálculo debe existir previamente y la pestaña indicada también debe estar creada.
Este modo es indicado cuando ya tienes una hoja de cálculo estructurada y solo deseas alimentarla con los datos del workflow, sin crear nuevas hojas de cálculo.
Si tu objetivo es construir un historial de todas las respuestas recibidas a lo largo del tiempo, el modo Nueva Hoja de Cálculo es la elección más práctica. No necesitas crear ni configurar nada en Google Drive con anticipación: Hashdata se encarga de todo en la primera ejecución del workflow.
Configuración — Modo Nueva Hoja de Cálculo
Al seleccionar el modo Nueva Hoja de Cálculo, están disponibles los siguientes campos de configuración:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Conexión Google Sheets | Selecciona la conexión OAuth Google configurada en las integraciones del Espacio. Esta conexión determina en qué cuenta Google se creará la hoja de cálculo. | Sí |
| Nombre de la nueva hoja de cálculo | Nombre que se asignará a la hoja de cálculo creada en la primera ejecución. Soporta texto fijo. Ejemplos: "Respuestas del Formulario de Incorporación" o "Pedidos 2025". | Sí |
| Carpeta de destino | Carpeta en Google Drive donde se creará la hoja de cálculo. Si no se especifica, la hoja de cálculo se guardará en la raíz del Drive de la cuenta conectada. | No |
| Nombre de la pestaña | Nombre de la pestaña (hoja) dentro de la hoja de cálculo donde se insertarán los datos. Ejemplos: "Respuestas", "Hoja1", "Datos". | Sí |
| Mapeo de columnas | Lista de pares Encabezado → Valor. El encabezado es el nombre exacto de la columna en la hoja de cálculo. El valor puede ser una variable del workflow ({{nombre_del_campo}}) o texto fijo. | Sí |
En el modo Nueva Hoja de Cálculo, la hoja de cálculo se crea solo una vez, en la primera ejecución del workflow. Todas las ejecuciones siguientes agregan nuevas filas en esa misma hoja de cálculo. Esto garantiza que todos los datos queden centralizados en un único archivo, sin crear hojas de cálculo duplicadas para cada nueva instancia.
Configuración — Modo Hoja de Cálculo Existente
Al seleccionar el modo Hoja de Cálculo Existente, están disponibles los siguientes campos de configuración:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Conexión Google Sheets | Selecciona la conexión OAuth Google configurada en las integraciones del Espacio. Debe ser la misma cuenta que tiene acceso a la hoja de cálculo que deseas usar. | Sí |
| Hoja de cálculo existente | Selecciona la hoja de cálculo de destino a partir de una lista de las hojas de cálculo disponibles en la cuenta Google conectada. La hoja de cálculo debe existir antes de configurar el nodo. | Sí |
| Pestaña | Nombre de la pestaña (hoja) dentro de la hoja de cálculo seleccionada donde se insertarán los datos. La pestaña debe existir previamente en la hoja de cálculo. | Sí |
| Mapeo de columnas | Lista de pares Encabezado → Valor. El encabezado debe corresponder exactamente al nombre de la columna ya existente en la hoja de cálculo. El valor puede ser una variable ({{nombre_del_campo}}) o texto fijo. | Sí |
En el modo Hoja de Cálculo Existente, tanto la hoja de cálculo como la pestaña indicada deben existir en Google Drive antes de la primera ejecución del workflow. Si la pestaña no se encuentra, la exportación puede fallar silenciosamente o insertar los datos en un lugar inesperado.
Mapeo de Columnas
El mapeo de columnas es el corazón de la configuración del nodo. Define qué datos se exportarán y en qué columnas de la hoja de cálculo.
Cada entrada del mapeo está compuesta por dos campos:
- Encabezado: el nombre exacto de la columna en la hoja de cálculo de Google Sheets. Este valor debe corresponder precisamente al encabezado de la columna, incluyendo mayúsculas, minúsculas y espacios.
- Valor: el contenido que se insertará en esa columna. Puede ser:
- Una variable del workflow, en el formato
{{nombre_del_campo}}, referenciando respuestas de formularios ancestros. - Texto fijo, como el nombre de un departamento, un identificador estático o cualquier otro valor constante.
- Una variable del workflow, en el formato
Comportamiento de tipos nativos
- Los campos numéricos se envían como número, permitiendo que Google Sheets realice cálculos directamente sobre ellos.
- Los campos de fecha se envían como fecha, preservando el formato y posibilitando filtros por período.
- Los campos de respuesta sí/no se envían como booleano (verdadero/falso).
Ejemplos de mapeo
| Encabezado | Valor | Resultado en la hoja de cálculo |
|---|---|---|
| Nombre | {{nombre_completo}} | Texto con el nombre respondido en el formulario |
| Fecha de envío | {{fecha_envio}} | Fecha formateada en el tipo nativo de Google Sheets |
| Valor de la propuesta | {{valor_propuesta}} | Número listo para cálculos y sumas |
| Aprobado | {{aprobado}} | Booleano (VERDADERO / FALSO) |
| Origen | Portal de Ventas | Texto fijo en todas las filas |
| Identificación | Pedido #{{numero_pedido}} | Texto combinado, ej.: "Pedido #1042" |
Posicionamiento en el Workflow
El nodo Exportar a Google Sheets puede posicionarse en cualquier punto del flujo donde haya datos relevantes disponibles para exportar. Algunas sugerencias comunes de uso:
- Tras un formulario de recopilación: exporta inmediatamente los datos recién recopilados a una hoja de cálculo de control.
- Tras una aprobación: registra el resultado de la aprobación junto con los datos del formulario original.
- Al final del workflow: consolida todos los datos procesados a lo largo del flujo en un informe final en Google Sheets.
- En workflows con disparador programado: combina con el nodo Disparador Programado para exportaciones periódicas y automáticas.
Consejos y Buenas Prácticas
- Nombra tus columnas con claridad: usa nombres descriptivos en los encabezados para que la hoja de cálculo generada sea comprensible para cualquier persona del equipo, incluso sin conocimiento técnico del workflow.
- Prefiere variables aisladas para campos numéricos y de fecha: esto preserva el tipo nativo y permite que Google Sheets procese correctamente los datos en fórmulas, gráficos y filtros.
- Mantén una conexión por cuenta Google: si tienes múltiples workflows exportando a hojas de cálculo de la misma cuenta, utiliza la misma conexión OAuth para facilitar la gestión.
- Combina con otros nodos de exportación: usa el nodo Exportar a Google Sheets en paralelo con el nodo Enviar Correo para notificar al equipo mientras los datos se registran automáticamente en la hoja de cálculo.