¿Qué es el Plan de Acción?
El Plan de Acción es una herramienta de gestión que permite registrar, dar seguimiento y resolver anomalías identificadas en los procesos de una organización. A través de una estructura estandarizada basada en la metodología 5W2H, los equipos pueden describir anomalías, identificar causas raíz y definir acciones correctivas con responsables y plazos claros.
Vista general del módulo de Plan de Acción
Estructura del Plan de Acción
El módulo organiza la información en tres niveles jerárquicos:
Plan de Acción : Nivel raíz que agrupa la información de contexto. Contiene el encabezado con la unidad organizacional, el origen (momento que generó la necesidad de crear el plan), el indicador monitoreado y el elaborador responsable de su creación.
Anomalía (Problema) : Registra la desviación identificada en el proceso. Incluye la descripción de lo que está desviando (ej.: temperatura 10 °C por encima del estándar), el análisis de causa con los 5 Por qués (opcional) y la causa fundamental que generó la anomalía.
Acción (5W2H) : Acción correctiva vinculada a la anomalía, estructurada con los siguientes campos:
| Campo | Sigla | Descripción |
|---|---|---|
| Acción | What | Qué debe hacerse (ej.: Sustituir la válvula de control) |
| Cómo | How | Paso a paso para ejecutar la acción |
| Cuándo | When | Fecha acordada para la ejecución |
| Dónde | Where | Lugar donde se ejecutará la acción |
| Ejecutor | Who | Persona responsable de la ejecución |
| Costo | How much | Inversión necesaria en R$ |
Cuándo usar el Plan de Acción
El módulo está indicado para situaciones que exigen un tratamiento estructurado de anomalías, incluyendo:
- No conformidades en procesos industriales — ej.: temperatura por encima del estándar, presión fuera del rango especificado
- Desviaciones de calidad identificadas en auditorías — ej.: producto fuera de especificación detectado en una inspección
- Problemas recurrentes en indicadores de desempeño — ej.: rendimiento por debajo de la meta durante tres ciclos consecutivos
- Tratamiento de incidencias de seguridad — ej.: incidente registrado que exige una acción preventiva o correctiva
- Seguimiento de mejoras continuas (Kaizen) — ej.: iniciativas de mejora con metas y plazos definidos
Acceso al módulo
El módulo de Planes de Acción puede accederse desde el menú principal de la aplicación. El acceso requiere, como mínimo, el permiso Ver plan de acción. Para crear y editar planes, se requiere el permiso Registrar y modificar plan de acción.
El módulo está compuesto por tres áreas principales:
- Planes de Acción: muestra la lista completa de planes con filtros avanzados por unidad, origen, indicador, ejecutor, estado y período
- Mis Acciones: filtra automáticamente las acciones en las que el usuario conectado es el ejecutor o el responsable de la verificación de eficacia
- Configuraciones: permite gestionar las configuraciones del módulo, como perfiles, indicadores, orígenes, tipos de acción, unidades de medida y dimensiones. Requiere el permiso Gestionar configuración
¿Listo para empezar? Vea el paso a paso para crear un Plan de Acción
Ciclo de vida de una acción
Cada acción recorre un ciclo de vida que va desde la creación hasta la verificación de eficacia. Los estados posibles reflejan el avance respecto al plazo y a la conclusión:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Acción en plazo | Acción dentro del plazo definido |
| Acción atrasada | Plazo vencido sin conclusión |
| Esperando verificación | Acción concluida, pendiente de verificación de eficacia |
| Verificación atrasada | Plazo de verificación vencido |
| Acción realizada | Concluida y verificada dentro del plazo |
| Acción realizada con atraso | Concluida después del plazo |
| Acción cancelada | Cancelada antes de la conclusión |