Tarefas: formulários, periodicidades e janelas
Dentro de uma rotina, cada tarefa vincula um formulário publicado a uma periodicidade e a um número de coletas esperado por janela. É a tarefa que determina o que deve ser respondido e com que frequência.
Uma mesma rotina pode ter várias tarefas, mas cada formulário só pode aparecer em uma tarefa por rotina.
Para adicionar tarefas, você precisa de uma rotina já criada. Se ainda não criou a sua, saiba mais sobre como criar uma rotina.
1. Adicione uma tarefa
Com a rotina selecionada, clique na opção para adicionar uma nova tarefa e preencha as informações:
- Escolha o formulário que deverá ser respondido. Apenas formulários publicados podem ser escolhidos, e formulários já usados em outra tarefa da mesma rotina aparecem indisponíveis na lista;
- Defina o número de coletas esperado em cada janela (mínimo 1). Saiba mais...
- Escolha a periodicidade da tarefa (Diária, Dias úteis, Semanal, Quinzenal ou Mensal). Na periodicidade Dias úteis, selecione também os dias da semana em que a coleta será permitida. Saiba mais...
- Ajuste, se necessário, as opções adicionais Todos os colaboradores devem enviar e Aceitar coletas extras;
- Salve a tarefa.
As tarefas criadas aparecem listadas na rotina, ordenadas pelo nome do formulário. Cada tarefa possui um menu com opções para editar ou remover a tarefa.
Saiba mais como criar um formulário antes de configurar as tarefas da sua rotina.
2. Periodicidades e janelas
A janela é o intervalo de tempo em que as coletas da tarefa devem acontecer. Ao final de cada janela, o sistema confere automaticamente o que foi feito: coletas registradas dentro da janela contam para a meta da tarefa e, se a meta não for atingida, as atividades faltantes são registradas como não executadas. Saiba mais...
A periodicidade escolhida define o tamanho e o comportamento das janelas:
| Periodicidade | Como funciona a janela |
|---|---|
| Diária | Uma janela por dia. A cada dia, espera-se o número de coletas configurado. |
| Dias úteis | Você escolhe os dias da semana em que a coleta é permitida (por exemplo, segunda, quarta e sexta). Cada dia escolhido é uma janela. Coletas enviadas em dias não marcados são rejeitadas no envio. |
| Semanal | Uma janela por semana, começando no dia de início da semana configurado na área de trabalho. |
| Quinzenal | Duas janelas por mês: a primeira vai do dia 1 ao dia 15 e a segunda do dia 16 ao fim do mês. Não são períodos de 14 dias corridos. |
| Mensal | Uma janela por mês-calendário, do primeiro ao último dia do mês. |
As janelas seguem o fuso horário do dono da área de trabalho e o dia de início da semana configurado na área de trabalho. Isso garante que toda a equipe trabalhe com os mesmos prazos, mesmo que os colaboradores estejam em fusos horários diferentes.
3. Número de coletas
O número de coletas é a quantidade de respostas do formulário esperada em cada janela. Por exemplo, uma tarefa com periodicidade Diária e número de coletas 3 espera 3 respostas do formulário por dia.
Por padrão, a contagem é global: qualquer colaborador da rotina pode contribuir, e o que importa é a soma das coletas da equipe atingir o número configurado dentro da janela. Se a opção Todos os colaboradores devem enviar estiver ligada, a contagem passa a ser por colaborador, como explicado a seguir.
4. Todos os colaboradores devem enviar
Esta opção muda a contagem de global para por colaborador: cada colaborador da rotina precisa, individualmente, atingir o número de coletas dentro da janela.
Veja a diferença em um exemplo com uma rotina de 4 colaboradores e número de coletas 1:
| Opção | Coletas esperadas na janela | Quem precisa enviar |
|---|---|---|
| Desligada (padrão) | 1 coleta no total | Qualquer colaborador da rotina; a primeira coleta da equipe já cumpre a meta. |
| Ligada | 4 coletas (1 de cada colaborador) | Todos os colaboradores, individualmente. A coleta de um colaborador não conta para os demais. |
Essa opção também muda o acompanhamento: com ela ligada, as atividades não executadas são registradas por colaborador, identificando exatamente quem não enviou. Com a opção desligada, o registro de não executada é da equipe, sem apontar um colaborador específico.
5. Aceitar coletas extras
Por padrão, quando o número de coletas da janela é atingido, novos envios do formulário pela rotina são rejeitados no momento do envio — o colaborador recebe um aviso informando que o limite da janela já foi atingido.
Com a opção Aceitar coletas extras ligada, as coletas acima do limite são aceitas e registradas normalmente, sem bloqueio.
Use esta opção quando ultrapassar a meta for desejável. Por exemplo: a meta é um mínimo de 2 visitas por semana, mas visitas adicionais são bem-vindas e devem ser registradas.
6. Coletas rejeitadas
Existem duas situações em que o envio de um formulário vinculado a uma rotina é recusado:
- Envio em dia não permitido: na periodicidade Dias úteis, coletas enviadas em dias da semana que não foram marcados na tarefa são recusadas;
- Envio acima do limite da janela: quando o número de coletas da janela já foi atingido e a tarefa não aceita coletas extras, novos envios são recusados.
Em ambos os casos, a recusa acontece no momento do envio e o colaborador é avisado do motivo, podendo ajustar-se à periodicidade ou consultar o gestor da rotina.
7. Formulário publicado é obrigatório
As tarefas de uma rotina só funcionam com formulários publicados:
- Ao criar ou editar uma tarefa, só é possível escolher formulários publicados — não é possível salvar uma tarefa com um formulário em rascunho;
- Se um formulário deixar de estar publicado depois que a tarefa foi criada, a tarefa é desativada automaticamente: ela para de gerar atividades e cobranças, e passa a ser exibida na lista de tarefas com um alerta visual indicando o problema;
- Quando o formulário volta a ser publicado, a tarefa é reativada automaticamente e o acompanhamento recomeça dali em diante — o período em que a tarefa esteve desativada não é cobrado.
Quem tem permissão para gerenciar formulários vê, na própria lista de tarefas, um atalho para editar o formulário que deixou de estar publicado.
Despublicar um formulário desativa automaticamente todas as tarefas que o utilizam, em todas as rotinas da área de trabalho. Enquanto a tarefa estiver desativada, nenhuma atividade é gerada e nenhuma pendência é registrada. Ao publicar o formulário novamente, a tarefa é reativada e o acompanhamento recomeça a partir desse momento.
8. O que acontece ao fim de cada janela
Ao terminar uma janela sem que o número de coletas esperado tenha sido atingido, o sistema registra automaticamente as atividades não executadas faltantes:
- Com a opção Todos os colaboradores devem enviar ligada, o registro é feito por colaborador, indicando quem não completou as coletas da janela;
- Com a opção desligada, o registro é da equipe: é criado um registro para cada coleta que faltou na janela, sem apontar um colaborador específico.
Esses registros ficam visíveis:
- Para o colaborador, na página Minhas Atividades, com o status Não executada;
- Para o gestor, na página de Monitoramento, com o status Não respondida.
O sistema não registra atividades não executadas para janelas anteriores à data de início da rotina, nem para períodos em que a rotina esteve desabilitada ou a tarefa esteve desativada (por exemplo, enquanto o formulário não estava publicado). O acompanhamento sempre começa — ou recomeça — dali em diante.