Tarefas: formulários, periodicidades e janelas
Dentro de uma rotina, cada tarefa vincula um formulário publicado a uma periodicidade e a um número de coletas esperado por janela. É a tarefa que determina o que deve ser respondido e com que frequência.
Uma mesma rotina pode ter várias tarefas. Cada tarefa tem um Tipo de tarefa — Responder formulário (descrito nesta página) ou Verificação coletiva — e um mesmo formulário só pode ser usado em uma única tarefa da rotina, qualquer que seja o tipo. Para cobrar o envio e a verificação do mesmo formulário, crie duas rotinas separadas.
Esta página descreve as tarefas do tipo Responder formulário, em que se espera o envio de coletas. Saiba mais sobre a tarefa do tipo Verificação coletiva.
Para adicionar tarefas, você precisa de uma rotina já criada. Se ainda não criou a sua, saiba mais sobre como criar uma rotina.
1. Adicione uma tarefa
Com a rotina selecionada, clique na opção para adicionar uma nova tarefa e preencha as informações:
- Escolha o Tipo de tarefa: Responder formulário ou Verificação coletiva (Saiba mais...);
- Escolha o formulário que deverá ser respondido. Apenas formulários publicados podem ser escolhidos, e formulários já usados em qualquer outra tarefa da mesma rotina aparecem indisponíveis na lista, independentemente do tipo dessa outra tarefa;
- Defina o número de coletas esperado em cada janela (mínimo 1). Saiba mais...
- Escolha a periodicidade da tarefa (Diário, Dias na semana, Semanal, Quinzenal ou Mensal). Na periodicidade Dias na semana, selecione também os dias da semana em que a coleta será permitida. Saiba mais...
- Ajuste, se necessário, as opções adicionais Todos os colaboradores devem enviar e Aceitar coletas extras;
- Salve a tarefa.
As tarefas criadas aparecem listadas na rotina, ordenadas pelo nome do formulário. Cada tarefa possui um menu com opções para editar ou remover a tarefa.
Saiba mais como criar um formulário antes de configurar as tarefas da sua rotina.
2. Periodicidades e janelas
A janela é o intervalo de tempo em que as coletas da tarefa devem acontecer. Ao final de cada janela, o sistema confere automaticamente o que foi feito: coletas registradas dentro da janela contam para a meta da tarefa e, se a meta não for atingida, as atividades faltantes são registradas como não executadas. Saiba mais...
A periodicidade escolhida define o tamanho e o comportamento das janelas:
| Periodicidade | Como funciona a janela |
|---|---|
| Diário | Uma janela por dia. A cada dia, espera-se o número de coletas configurado. |
| Dias na semana | Você escolhe os dias da semana em que a coleta é permitida (por exemplo, segunda, quarta e sexta). Cada dia escolhido é uma janela. Coletas enviadas em dias não marcados são rejeitadas no envio. |
| Semanal | Uma janela por semana, começando no dia de início da semana configurado na área de trabalho. |
| Quinzenal | Duas janelas por mês: a primeira vai do dia 1 ao dia 15 e a segunda do dia 16 ao fim do mês. Não são períodos de 14 dias corridos. |
| Mensal | Uma janela por mês-calendário, do primeiro ao último dia do mês. |
A tarefa do tipo Verificação coletiva aceita apenas Diário, Semanal, Quinzenal e Mensal — a periodicidade Dias na semana não é oferecida. Saiba mais...
As janelas seguem o fuso horário do dono da área de trabalho e o dia de início da semana configurado na área de trabalho. Isso garante que toda a equipe trabalhe com os mesmos prazos, mesmo que os colaboradores estejam em fusos horários diferentes.
3. Número de coletas
Esta opção existe apenas nas tarefas do tipo Responder formulário.
O número de coletas é a quantidade de respostas do formulário esperada em cada janela. Por exemplo, uma tarefa com periodicidade Diário e número de coletas 3 espera 3 respostas do formulário por dia.
Por padrão, a contagem é global: qualquer colaborador da rotina pode contribuir, e o que importa é a soma das coletas da equipe atingir o número configurado dentro da janela. Se a opção Todos os colaboradores devem enviar estiver ligada, a contagem passa a ser por colaborador, como explicado a seguir.
4. Todos os colaboradores devem enviar
Esta opção existe apenas nas tarefas do tipo Responder formulário.
Esta opção muda a contagem de global para por colaborador: cada colaborador da rotina precisa, individualmente, atingir o número de coletas dentro da janela.
Veja a diferença em um exemplo com uma rotina de 4 colaboradores e número de coletas 1:
| Opção | Coletas esperadas na janela | Quem precisa enviar |
|---|---|---|
| Desligada (padrão) | 1 coleta no total | Qualquer colaborador da rotina; a primeira coleta da equipe já cumpre a meta. |
| Ligada | 4 coletas (1 de cada colaborador) | Todos os colaboradores, individualmente. A coleta de um colaborador não conta para os demais. |
Essa opção também muda o acompanhamento: com ela ligada, as atividades não executadas são registradas por colaborador, identificando exatamente quem não enviou. Com a opção desligada, o registro de não executada é da equipe, sem apontar um colaborador específico.
5. Aceitar coletas extras
Esta opção existe apenas nas tarefas do tipo Responder formulário.
Por padrão, quando o número de coletas da janela é atingido, novos envios do formulário pela rotina são rejeitados no momento do envio — o colaborador recebe um aviso informando que o limite da janela já foi atingido.
Com a opção Aceitar coletas extras ligada, as coletas acima do limite são aceitas e registradas normalmente, sem bloqueio.
Use esta opção quando ultrapassar a meta for desejável. Por exemplo: a meta é um mínimo de 2 visitas por semana, mas visitas adicionais são bem-vindas e devem ser registradas.
6. Coletas rejeitadas
Existem duas situações em que o envio de um formulário vinculado a uma rotina é recusado:
- Envio em dia não permitido: na periodicidade Dias na semana, coletas enviadas em dias da semana que não foram marcados na tarefa são recusadas;
- Envio acima do limite da janela: quando o número de coletas da janela já foi atingido e a tarefa não aceita coletas extras, novos envios são recusados.
Em ambos os casos, a recusa acontece no momento do envio e o colaborador é avisado do motivo, podendo ajustar-se à periodicidade ou consultar o gestor da rotina.
7. Formulário publicado é obrigatório
As tarefas de uma rotina só funcionam com formulários publicados:
- Ao criar ou editar uma tarefa, só é possível escolher formulários publicados — não é possível salvar uma tarefa com um formulário em rascunho;
- Se um formulário deixar de estar publicado depois que a tarefa foi criada, a tarefa é desativada automaticamente: ela para de gerar atividades e cobranças, e passa a ser exibida na lista de tarefas com um alerta visual indicando o problema;
- Quando o formulário volta a ser publicado, a tarefa é reativada automaticamente e o acompanhamento recomeça dali em diante — o período em que a tarefa esteve desativada não é cobrado.
Quem tem permissão para gerenciar formulários vê, na própria lista de tarefas, um atalho para editar o formulário que deixou de estar publicado.
Despublicar um formulário desativa automaticamente todas as tarefas que o utilizam, em todas as rotinas da área de trabalho. Enquanto a tarefa estiver desativada, nenhuma atividade é gerada e nenhuma pendência é registrada. Ao publicar o formulário novamente, a tarefa é reativada e o acompanhamento recomeça a partir desse momento.
Além de o formulário estar publicado, as tarefas do tipo Verificação coletiva exigem que a Verificação coletiva esteja habilitada nesse formulário. Desabilitá-la desativa automaticamente essas tarefas, do mesmo modo que despublicar o formulário — e habilitá-la de novo as reativa. Saiba mais...
8. O que acontece ao fim de cada janela
Ao terminar uma janela sem que o número de coletas esperado tenha sido atingido, o sistema registra automaticamente as atividades não executadas faltantes:
- Com a opção Todos os colaboradores devem enviar ligada, o registro é feito por colaborador, indicando quem não completou as coletas da janela;
- Com a opção desligada, o registro é da equipe: é criado um registro para cada coleta que faltou na janela, sem apontar um colaborador específico.
Esses registros ficam visíveis:
- Para o colaborador, na página Minhas Atividades, com o status Não realizada;
- Para o gestor, na página de Monitoramento, com o status Não respondido.
A falta de coletas não é a única causa de pendência. Nas tarefas do tipo Verificação coletiva, o prazo da tarefa pode vencer sem que as coletas do período anterior tenham sido verificadas; nesse caso, o período é fechado como Não realizado. Saiba mais...
O sistema não registra atividades não executadas para janelas anteriores à data de início da rotina, nem para períodos em que a rotina esteve desabilitada ou a tarefa esteve desativada (por exemplo, enquanto o formulário não estava publicado). O acompanhamento sempre começa — ou recomeça — dali em diante.