Como criar e configurar uma Rotina
As Rotinas de Coleta permitem organizar coletas de dados recorrentes: uma Rotina agrupa Tarefas (formulário + periodicidade) e define quais Colaboradores devem realizar as coletas em cada Janela (período). Saiba mais sobre o que são Rotinas de Coleta.
Para criar e editar rotinas, você precisa da permissão de gerenciar rotinas na área de trabalho, e o recurso de Rotinas deve estar habilitado no plano da área de trabalho. Colaboradores que possuem apenas a permissão de visualização podem acompanhar os resultados pelo Monitoramento, mas não podem criar ou alterar rotinas.
Antes de começar, certifique-se de que a área de trabalho ativa é aquela na qual você deseja criar a rotina: assim como os formulários, a rotina pertencerá à área de trabalho que estiver ativa no momento de sua criação.
Clique aqui e veja mais detalhes de como mudar a área de trabalho ativa.
1. Crie a rotina
- Acesse Rotinas, disponível no Menu Principal;
- Clique para criar uma nova rotina;
- Informe o nome da rotina e a data de início;
- Salve a rotina.
A tela de rotinas é dividida em duas partes:
- À esquerda: a lista de rotinas da área de trabalho, com busca e paginação;
- À direita: os detalhes da rotina selecionada, com as suas tarefas e os seus colaboradores.
2. Entenda a data de início
A rotina só passa a gerar janelas e cobranças a partir da data de início. É a partir dessa data que as atividades começam a aparecer em Minhas Atividades e que o sistema passa a acompanhar as coletas de cada janela.
Regras importantes sobre a data de início:
- Ela não pode estar no passado no momento da criação ou da alteração;
- Ela pode ser alterada enquanto a rotina ainda não tiver nenhuma coleta registrada;
- Após a primeira coleta registrada, a data de início fica travada: no diálogo de edição, o campo aparece desabilitado, com um aviso explicando o motivo.
Janelas anteriores à data de início (ou ao período em que a rotina esteve desabilitada) nunca geram atividades nem registros de atividade "não executada". O acompanhamento da rotina começa dali para frente.
3. Defina os colaboradores
Os colaboradores da rotina são as pessoas que verão as atividades pendentes em Minhas Atividades e cujas coletas contam para as tarefas da rotina.
- Com a rotina selecionada, localize a área de colaboradores nos detalhes da rotina;
- Abra a seleção de colaboradores;
- Marque ou desmarque os colaboradores desejados — o dono da área de trabalho aparece indicado na lista;
- Salve a seleção.
Também é possível remover um colaborador diretamente da lista, com uma confirmação antes da remoção.
Somente colaboradores da própria área de trabalho podem ser adicionados à rotina. Saiba mais como convidar colaboradores para a área de trabalho.
Além de participar da rotina, o colaborador também precisa ter acesso ao formulário de cada tarefa para conseguir respondê-lo. Saiba mais como configurar o acesso aos formulários.
4. Habilite ou desabilite a rotina
No menu de opções de cada rotina, na lista à esquerda, há um interruptor para habilitar ou desabilitar a rotina:
- Rotina desabilitada: não gera novas atividades para os colaboradores nem registros de atividade "não executada";
- Ao reabilitar: o acompanhamento recomeça a partir daquele momento — as janelas do período em que a rotina esteve desabilitada não são cobradas retroativamente.
Desabilitar uma rotina é uma ação reversível e mantém todo o histórico de coletas e de monitoramento. Use-a quando quiser pausar temporariamente as cobranças, por exemplo em períodos de férias coletivas ou de manutenção.
5. Edite ou exclua a rotina
O menu de opções de cada rotina, na lista à esquerda, oferece as seguintes ações:
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Editar | Altera o nome e a data de início da rotina (a data de início, somente enquanto não houver coletas registradas — veja a seção 2). |
| Monitoramento | Abre o Monitoramento já filtrado pela rotina, para acompanhar as atividades executadas e não executadas. |
| Habilitar/Desabilitar | Pausa ou retoma a geração de atividades da rotina (veja a seção 4). |
| Excluir | Remove a rotina da lista e encerra as cobranças. |
A exclusão vale para a rotina inteira, incluindo todas as suas tarefas. Se a intenção for apenas interromper as cobranças temporariamente, prefira desabilitar a rotina.
6. Fuso horário e início da semana
As janelas das periodicidades são calculadas segundo o fuso horário do dono da área de trabalho. Para as periodicidades Semanal e Quinzenal, também é considerado o dia de início da semana configurado na área de trabalho.
Isso garante que todos os colaboradores da rotina — mesmo que estejam em fusos horários diferentes — sejam cobrados exatamente pelas mesmas janelas.
Saiba mais sobre os detalhes de cada periodicidade (Diária, Dias úteis, Semanal, Quinzenal e Mensal).
Próximo passo
Uma rotina sem tarefas ainda não cobra nada dos colaboradores. O próximo passo é adicionar tarefas, vinculando um formulário publicado e uma periodicidade a cada uma delas.
Saiba mais como criar tarefas e configurar as periodicidades.