Tareas: formularios, periodicidades y ventanas
Dentro de una rutina, cada tarea vincula un formulario publicado a una periodicidad y a un número de recolecciones esperado por ventana. Es la tarea la que determina qué se debe responder y con qué frecuencia.
Una misma rutina puede tener varias tareas, pero cada formulario solo puede aparecer en una tarea por rutina.
Para agregar tareas, usted necesita una rutina ya creada. Si aún no ha creado la suya, obtenga más información sobre cómo crear una rutina.
1. Agregue una tarea
Con la rutina seleccionada, haga clic en la opción para agregar una nueva tarea y complete la información:
- Elija el formulario que deberá ser respondido. Solo se pueden elegir formularios publicados, y los formularios ya utilizados en otra tarea de la misma rutina aparecen como no disponibles en la lista;
- Defina el número de recolecciones esperado en cada ventana (mínimo 1). Más información...
- Elija la periodicidad de la tarea (Diaria, Días de la semana, Semanal, Quincenal o Mensual). En la periodicidad Días de la semana, seleccione también los días de la semana en que se permitirá la recolección. Más información...
- Ajuste, si es necesario, las opciones adicionales Todos los colaboradores deben enviar y Aceptar recolecciones extras;
- Guarde la tarea.
Las tareas creadas aparecen listadas en la rutina, ordenadas por el nombre del formulario. Cada tarea posee un menú con opciones para editar o eliminar la tarea.
Obtenga más información sobre cómo crear un formulario antes de configurar las tareas de su rutina.
2. Periodicidades y ventanas
La ventana es el intervalo de tiempo en el que deben realizarse las recolecciones de la tarea. Al final de cada ventana, el sistema verifica automáticamente lo que se hizo: las recolecciones registradas dentro de la ventana cuentan para la meta de la tarea y, si la meta no se alcanza, las actividades faltantes se registran como no ejecutadas. Más información...
La periodicidad elegida define el tamaño y el comportamiento de las ventanas:
| Periodicidad | Cómo funciona la ventana |
|---|---|
| Diaria | Una ventana por día. Cada día se espera el número de recolecciones configurado. |
| Días de la semana | Usted elige los días de la semana en que se permite la recolección (por ejemplo, lunes, miércoles y viernes). Cada día elegido es una ventana. Las recolecciones enviadas en días no marcados son rechazadas en el envío. |
| Semanal | Una ventana por semana, comenzando en el día de inicio de la semana configurado en el espacio de trabajo. |
| Quincenal | Dos ventanas por mes: la primera va del día 1 al día 15 y la segunda del día 16 al fin de mes. No son períodos de 14 días corridos. |
| Mensual | Una ventana por mes calendario, del primer al último día del mes. |
Las ventanas siguen la zona horaria del propietario del espacio de trabajo y el día de inicio de la semana configurado en el espacio de trabajo. Esto garantiza que todo el equipo trabaje con los mismos plazos, aunque los colaboradores se encuentren en zonas horarias diferentes.
3. Número de recolecciones
El número de recolecciones es la cantidad de respuestas del formulario esperada en cada ventana. Por ejemplo, una tarea con periodicidad Diaria y número de recolecciones 3 espera 3 respuestas del formulario por día.
De forma predeterminada, el conteo es global: cualquier colaborador de la rutina puede contribuir, y lo que importa es que la suma de las recolecciones del equipo alcance el número configurado dentro de la ventana. Si la opción Todos los colaboradores deben enviar está activada, el conteo pasa a ser por colaborador, como se explica a continuación.
4. Todos los colaboradores deben enviar
Esta opción cambia el conteo de global a por colaborador: cada colaborador de la rutina debe, individualmente, alcanzar el número de recolecciones dentro de la ventana.
Vea la diferencia en un ejemplo con una rutina de 4 colaboradores y número de recolecciones 1:
| Opción | Recolecciones esperadas en la ventana | Quién debe enviar |
|---|---|---|
| Desactivada (predeterminado) | 1 recolección en total | Cualquier colaborador de la rutina; la primera recolección del equipo ya cumple la meta. |
| Activada | 4 recolecciones (1 de cada colaborador) | Todos los colaboradores, individualmente. La recolección de un colaborador no cuenta para los demás. |
Esta opción también cambia el seguimiento: con ella activada, las actividades no ejecutadas se registran por colaborador, identificando exactamente quién no envió. Con la opción desactivada, el registro de no ejecutada es del equipo, sin señalar a un colaborador específico.
5. Aceptar recolecciones extras
De forma predeterminada, cuando se alcanza el número de recolecciones de la ventana, los nuevos envíos del formulario a través de la rutina son rechazados en el momento del envío — el colaborador recibe un aviso informando que el límite de la ventana ya fue alcanzado.
Con la opción Aceptar recolecciones extras activada, las recolecciones por encima del límite se aceptan y se registran normalmente, sin bloqueo.
Use esta opción cuando superar la meta sea deseable. Por ejemplo: la meta es un mínimo de 2 visitas por semana, pero las visitas adicionales son bienvenidas y deben registrarse.
6. Recolecciones rechazadas
Existen dos situaciones en las que se rechaza el envío de un formulario vinculado a una rutina:
- Envío en un día no permitido: en la periodicidad Días de la semana, las recolecciones enviadas en días de la semana que no fueron marcados en la tarea son rechazadas;
- Envío por encima del límite de la ventana: cuando el número de recolecciones de la ventana ya fue alcanzado y la tarea no acepta recolecciones extras, los nuevos envíos son rechazados.
En ambos casos, el rechazo ocurre en el momento del envío y el colaborador es informado del motivo, pudiendo ajustarse a la periodicidad o consultar al gestor de la rutina.
7. El formulario publicado es obligatorio
Las tareas de una rutina solo funcionan con formularios publicados:
- Al crear o editar una tarea, solo es posible elegir formularios publicados — no es posible guardar una tarea con un formulario en borrador;
- Si un formulario deja de estar publicado después de que la tarea fue creada, la tarea se desactiva automáticamente: deja de generar actividades y pendientes, y pasa a mostrarse en la lista de tareas con una alerta visual que indica el problema;
- Cuando el formulario vuelve a estar publicado, la tarea se reactiva automáticamente y el seguimiento se reanuda a partir de ese momento — el período en que la tarea estuvo desactivada no se contabiliza.
Quien tiene permiso para gestionar formularios ve, en la propia lista de tareas, un acceso directo para editar el formulario que dejó de estar publicado.
Despublicar un formulario desactiva automáticamente todas las tareas que lo utilizan, en todas las rutinas del espacio de trabajo. Mientras la tarea esté desactivada, no se genera ninguna actividad ni se registra ningún pendiente. Al publicar el formulario nuevamente, la tarea se reactiva y el seguimiento se reanuda a partir de ese momento.
8. Qué sucede al final de cada ventana
Al terminar una ventana sin que se haya alcanzado el número de recolecciones esperado, el sistema registra automáticamente las actividades no ejecutadas faltantes:
- Con la opción Todos los colaboradores deben enviar activada, el registro se realiza por colaborador, indicando quién no completó las recolecciones de la ventana;
- Con la opción desactivada, el registro es del equipo: se crea un registro por cada recolección que faltó en la ventana, sin señalar a un colaborador específico.
Estos registros quedan visibles:
- Para el colaborador, en la página Mis Actividades, con el estado No ejecutada;
- Para el gestor, en la página de Monitoreo, con el estado No respondida.
El sistema no registra actividades no ejecutadas para ventanas anteriores a la fecha de inicio de la rutina, ni para períodos en que la rutina estuvo deshabilitada o la tarea estuvo desactivada (por ejemplo, mientras el formulario no estaba publicado). El seguimiento siempre comienza — o se reanuda — a partir de ese momento.