O que são Rotinas de Coleta?
Muitas coletas de dados precisam acontecer de forma recorrente: checklists de abertura de loja, inspeções de segurança, verificações de equipamentos, relatórios semanais ou mensais. Nesses casos, não basta ter um bom formulário — é preciso garantir que ele seja respondido na frequência certa, pelos colaboradores certos, e saber, sem cobranças manuais, o que foi e o que não foi executado.
As Rotinas de Coleta resolvem exatamente esse problema. Uma Rotina agrupa formulários em Tarefas com periodicidade e atribui essas tarefas a Colaboradores da Área de trabalho. A partir daí, o sistema passa a acompanhar automaticamente cada período: os colaboradores enxergam suas pendências, cada resposta enviada é contabilizada e, quando algo deixa de ser feito, isso fica registrado para o gestor.
Conceitos principais
| Termo | Definição |
|---|---|
| Rotina | O agrupador principal. Uma rotina tem um nome, uma data de início e uma lista de colaboradores responsáveis. Dentro dela ficam as tarefas. Saiba mais como criar uma rotina. |
| Tarefa | A unidade de trabalho dentro da rotina. Toda tarefa tem um Tipo de tarefa: Responder formulário (um formulário + o número de coletas esperado + uma periodicidade) ou Verificação coletiva (um formulário + uma periodicidade + um prazo para verificar as coletas do período anterior). Saiba mais sobre tarefas e periodicidades, ou Saiba mais sobre a tarefa de verificação. |
| Coleta | Cada resposta enviada de um formulário. É a coleta que "conta" para o cumprimento de uma tarefa. |
| Janela | O período de tempo definido pela periodicidade da tarefa — por exemplo, um dia (periodicidade Diário) ou uma semana (periodicidade Semanal) — dentro do qual as coletas esperadas devem acontecer. |
| Minhas Atividades | A visão do colaborador: lista o que está pendente, o que foi executado e o que não foi executado, no portal web e no aplicativo móvel. Saiba mais sobre Minhas Atividades. |
| Monitoramento | A visão do gestor: mostra todas as atividades das rotinas da área de trabalho — executadas e não executadas — com filtros por rotina, formulário, colaborador e período. Saiba mais sobre o Monitoramento. |
Como funciona na prática
- O gestor cria a rotina, escolhe os colaboradores responsáveis e adiciona as tarefas (formulário + número de coletas + periodicidade);
- A cada janela, os colaboradores veem suas pendências em Minhas Atividades — no portal web e no aplicativo móvel — e respondem os formulários;
- Cada envio válido conta como uma coleta executada para a tarefa daquela janela;
- Ao fim de cada janela, se as coletas esperadas não aconteceram, o sistema registra automaticamente as atividades como "não executadas", que ficam visíveis no Monitoramento.
O registro do que foi ou não executado é feito automaticamente pelo sistema ao fim de cada janela. O gestor não precisa cobrar manualmente nem conferir formulário por formulário: basta acompanhar o Monitoramento.
Requisitos de plano
O módulo de Rotinas de Coleta depende do plano contratado: ele funciona apenas em áreas de trabalho cujo plano possui o recurso de Rotinas habilitado.
Quando o recurso não está disponível, uma tela informativa é exibida no lugar das páginas de rotinas — tanto no portal web quanto no aplicativo móvel. Nesse caso, fale com o responsável pela conta ou com o comercial do Hashdata para habilitar o recurso.
Permissões
O acesso às funcionalidades de rotinas é controlado por três permissões distintas:
| Permissão | O que permite |
|---|---|
| Gerenciar rotinas | Criar, editar e excluir rotinas e tarefas, gerenciar os colaboradores das rotinas e também acessar o Monitoramento. |
| Visualizar rotinas | Acesso somente ao Monitoramento, sem poder criar ou editar rotinas. Para quem possui apenas essa permissão, o item de menu de rotinas leva diretamente ao Monitoramento. |
| Coletar dados | Ver e executar as próprias atividades em Minhas Atividades, respondendo os formulários das tarefas atribuídas. |
As tarefas do tipo Verificação coletiva exigem também permissões sobre os dados coletados do formulário — veja as permissões da Verificação Coletiva.
O dono da área de trabalho já possui as permissões de rotinas automaticamente.
Saiba mais como conceder permissões aos colaboradores da sua área de trabalho.
Onde encontrar
No portal web, o acesso é feito pelo item de Rotinas no Menu Principal — ele aparece conforme as permissões descritas acima: quem pode gerenciar acessa a tela de configuração das rotinas; quem pode apenas visualizar é levado diretamente ao Monitoramento.
No aplicativo móvel, o colaborador acessa suas pendências pela aba Minhas Atividades. As atividades pendentes ficam disponíveis mesmo sem conexão com a internet, e as coletas feitas offline são contabilizadas quando o aplicativo sincroniza.
Próximos passos
- Como criar uma Rotina? — crie sua primeira rotina, escolha os colaboradores e defina a data de início;
- Tarefas e Periodicidades — configure formulários, número de coletas e janelas;
- Minhas Atividades — acompanhe e execute suas atividades como colaborador;
- Monitoramento — acompanhe a execução das rotinas como gestor;
- Casos de Uso — exemplos práticos de rotinas para o dia a dia;
- Saiba mais sobre a tarefa do tipo Verificação coletiva, usada para cobrar a conferência periódica das coletas recebidas.