Casos de uso de Rotinas de Coleta
Esta página reúne exemplos completos de configuração de Rotinas de Coleta para cenários comuns do dia a dia. Cada exemplo apresenta a mesma estrutura: o cenário, a configuração recomendada (rotina e tarefas) e o que acontece na prática — tanto durante a janela de coleta quanto no fechamento dela. Assim, você pode identificar o caso mais parecido com a sua necessidade e adaptar a configuração.
Antes de reproduzir os exemplos, é importante que você já saiba:
- Como criar um formulário — as tarefas só aceitam formulários publicados;
- Como criar uma Rotina — nome, colaboradores e data de início;
- Como funcionam as Tarefas e Periodicidades — formulário, janela, número de coletas e opções de contagem.
Os nomes de rotinas e formulários usados nos exemplos ("Abertura de loja", "Checklist de abertura" etc.) são fictícios. Use os nomes que fizerem sentido para a sua operação.
1. Checklist diário de abertura de loja
Cenário: a loja deve preencher um checklist de abertura todos os dias, antes de iniciar o atendimento. Não importa quem preenche — basta que um dos responsáveis presentes registre a abertura.
Configuração recomendada:
- Rotina "Abertura de loja", tendo como colaboradores todos os responsáveis pela abertura;
- Tarefa com o formulário "Checklist de abertura" (publicado), com:
- Periodicidade: Diária;
- Número de coletas: 1;
- "Todos os colaboradores devem enviar": desligado — qualquer responsável presente pode registrar a abertura;
- "Aceitar coletas extras": desligado — só faz sentido uma abertura por dia.
O que acontece na prática:
- Todos os dias, uma nova atividade "A fazer" aparece em Minhas Atividades para os colaboradores da rotina;
- A primeira coleta do dia conclui a atividade para todo o grupo;
- Um segundo envio no mesmo dia é recusado, pois o limite da janela já foi atingido e as coletas extras estão desligadas;
- Se o dia terminar sem nenhuma coleta, o sistema registra automaticamente uma atividade não executada, visível no Monitoramento.
2. Inspeção semanal de segurança
Cenário: cada técnico de segurança precisa realizar a própria inspeção uma vez por semana. Aqui não basta que alguém do grupo envie: a exigência é individual.
Configuração recomendada:
- Rotina "Inspeções de segurança", com todos os técnicos como colaboradores;
- Tarefa com o formulário "Inspeção de segurança" (publicado), com:
- Periodicidade: Semanal;
- Número de coletas: 1;
- "Todos os colaboradores devem enviar": ligado — a contagem deixa de ser do grupo e passa a ser individual: cada técnico precisa enviar a própria coleta na semana.
O que acontece na prática:
- Cada técnico vê a própria pendência da semana em Minhas Atividades; o envio de um colega não conclui a atividade dos demais;
- Ao fim da semana, o sistema registra uma atividade não executada para cada técnico que não enviou — no Monitoramento é possível ver exatamente quem ficou devendo, pois cada registro fica associado ao colaborador correspondente.
A janela semanal segue o dia de início da semana configurado na área de trabalho e o fuso horário do dono da área de trabalho — e não as configurações do aparelho de cada colaborador.
3. Relatório quinzenal de vendas
Cenário: a equipe comercial consolida um relatório de vendas duas vezes por mês. Qualquer membro da equipe pode enviar o consolidado.
Configuração recomendada:
- Rotina "Relatórios comerciais", com os membros da equipe comercial;
- Tarefa com o formulário "Relatório de vendas" (publicado), com:
- Periodicidade: Quinzenal;
- Número de coletas: 1;
- "Todos os colaboradores devem enviar": desligado — a contagem é global: um envio de qualquer membro conclui a quinzena.
O que acontece na prática:
- As janelas seguem datas fixas do calendário: do dia 1 ao 15 e do dia 16 ao fim do mês;
- Qualquer membro pode enviar o relatório dentro da quinzena;
- No fechamento de cada quinzena, se ninguém tiver enviado, o sistema registra a pendência como atividade não executada no Monitoramento.
A periodicidade Quinzenal usa as datas do calendário (1 a 15 e 16 ao fim do mês), e não ciclos corridos de 14 dias. Isso significa que a segunda janela do mês pode ter 13, 14, 15 ou até 16 dias, dependendo do mês — mas o fechamento sempre acontece nos mesmos pontos do calendário, o que facilita o acompanhamento gerencial.
4. Ronda de vigilância em dias úteis
Cenário: a equipe de vigilância realiza rondas apenas de segunda a sexta-feira, três vezes por dia. Rondas adicionais são bem-vindas e não devem ser bloqueadas.
Configuração recomendada:
- Rotina "Rondas", com os vigilantes como colaboradores;
- Tarefa com o formulário "Registro de ronda" (publicado), com:
- Periodicidade: Dias úteis, com segunda a sexta selecionadas;
- Número de coletas: 3;
- "Todos os colaboradores devem enviar": desligado — as 3 rondas do dia são uma meta do grupo;
- "Aceitar coletas extras": ligado — rondas além das 3 esperadas são aceitas normalmente.
O que acontece na prática:
- Sábados e domingos não geram atividades, e envios feitos nesses dias são recusados, pois estão fora dos dias permitidos da tarefa;
- Em cada dia útil são esperadas 3 coletas; graças às coletas extras ligadas, envios além das 3 também são aceitos e registrados;
- Se um dia útil terminar com menos de 3 coletas, o sistema registra automaticamente os registros não executados faltantes (por exemplo: 1 ronda feita → 2 registros de atividade não executada).
Na periodicidade Dias úteis, é o gestor quem escolhe os dias da semana permitidos. Você poderia, por exemplo, selecionar apenas segunda, quarta e sexta — os demais dias não gerariam atividades e não aceitariam envios para essa tarefa.
5. Leitura mensal de medidores em campo (offline)
Cenário: leituristas visitam instalações em áreas remotas, sem acesso à internet, e cada um precisa registrar as medições uma vez por mês.
Configuração recomendada:
- Rotina "Leituras mensais", com os leituristas como colaboradores;
- Tarefa com o formulário "Leitura de medidores" (publicado), com:
- Periodicidade: Mensal;
- Número de coletas: 1;
- "Todos os colaboradores devem enviar": ligado — cada leiturista responde pela própria leitura do mês.
O que acontece na prática:
- A pendência do mês fica disponível na aba Minhas Atividades do aplicativo móvel mesmo sem conexão;
- A coleta feita offline já baixa a pendência no próprio aparelho — o leiturista vê a atividade como concluída, com a indicação de envio pendente;
- A coleta passa a contar oficialmente para a janela quando o aparelho sincroniza com o servidor.
Saiba mais sobre o funcionamento offline de Minhas Atividades.
Oriente a equipe a conectar o aparelho e sincronizar antes do fechamento da janela mensal. Se a janela fechar sem que as coletas tenham chegado ao servidor, o sistema registrará a atividade como não executada para o colaborador — a coleta feita offline só conta oficialmente após a sincronização.
Resumo comparativo
A tabela abaixo resume os cinco casos para você escolher o modelo mais próximo do seu cenário:
| Caso | Periodicidade | Nº de coletas | Todos devem enviar | Coletas extras | Efeito principal |
|---|---|---|---|---|---|
| Checklist de abertura de loja | Diária | 1 | Desligado | Desligado | Uma coleta por dia, feita por qualquer responsável; envios além do limite são recusados |
| Inspeção semanal de segurança | Semanal | 1 | Ligado | Desligado | Cada colaborador tem a própria pendência semanal; o Monitoramento mostra quem não enviou |
| Relatório quinzenal de vendas | Quinzenal | 1 | Desligado | Desligado | Janelas fixas do calendário (1–15 e 16–fim do mês); um envio do grupo conclui a quinzena |
| Ronda em dias úteis | Dias úteis (seg–sex) | 3 | Desligado | Ligado | Sem atividades no fim de semana; 3 coletas esperadas por dia útil e envios adicionais aceitos |
| Leitura mensal offline | Mensal | 1 | Ligado | Desligado | Pendência individual disponível offline no aplicativo; a coleta conta ao sincronizar |
Uma rotina pode ter várias tarefas, cada uma com seu próprio formulário e periodicidade. Se o mesmo grupo de colaboradores tem, por exemplo, um checklist diário e uma inspeção semanal, você pode manter as duas tarefas na mesma rotina, simplificando a gestão. Veja mais em Tarefas e Periodicidades.