Monitoreo: la visión del gestor
El Monitoreo es la visión del gestor sobre la ejecución de las Rutinas de Recolección. Cada registro mostrado representa una recolección que se realizó — o una recolección que debería haberse realizado y no se realizó.
Con esta pantalla usted audita el cumplimiento de las rutinas de su espacio de trabajo: quién recolectó, cuándo recolectó, qué ventanas se cerraron sin la cantidad esperada de recolecciones y qué equipos o colaboradores están dejando actividades pendientes. Así, el seguimiento de los equipos pasa a hacerse con base en datos, y no en percepciones.
1. Quién puede acceder
El Monitoreo se encuentra en el área de Rutinas, accesible desde el Menú Principal. Dos permisos dan acceso a él: gestionar rutinas (acceso completo al área de Rutinas: configuración y monitoreo) y visualizar rutinas (acceso solamente al monitoreo — para quien tiene únicamente este permiso, el ítem de Rutinas del Menú Principal lleva directamente a la página de Monitoreo).
El área de Rutinas solo está disponible en espacios de trabajo cuyo plan tiene el recurso de Rutinas habilitado.
Obtenga más información sobre los permisos relacionados con las Rutinas de Recolección, incluido el permiso de recolección de datos utilizado por los colaboradores.
2. Estado de los registros
Cada línea del Monitoreo tiene uno de dos estados:
| Estado | Qué significa | Qué muestra el registro |
|---|---|---|
| Respondida | Hubo una recolección dentro de las reglas de la tarea. | Quién respondió y cuándo respondió. |
| No respondida | La ventana se cerró sin la recolección esperada. El sistema registra automáticamente esta pendencia al final de la ventana. | El período de la ventana y el plazo que se perdió. Cuando la tarea usa la opción Todos los colaboradores deben enviar, el registro identifica qué colaborador no envió; en caso contrario, la pendencia aparece como una pendencia del equipo, sin señalar a un colaborador específico. |
Obtenga más información sobre lo que sucede al final de cada ventana y cómo las actividades "no ejecutadas" se registran automáticamente.
3. Filtros y consulta
Los registros se presentan en una tabla paginada. Cada línea muestra la rutina, el formulario, el colaborador (cuando corresponda), la fecha y el estado del registro.
Para refinar la consulta, utilice los filtros disponibles:
- Estado: Respondida, No respondida o ambos;
- Rutina: registros de una rutina específica;
- Formulario: registros de un formulario específico;
- Colaboradores: registros de uno o más colaboradores;
- Período de fechas: intervalo de fechas de los registros.
De forma predeterminada, la página muestra los registros de los últimos 90 días (aproximadamente). El intervalo del filtro de fechas también está limitado a 90 días por consulta — para analizar períodos mayores, realice consultas en intervalos sucesivos.
4. Accesos directos desde otras pantallas
Además del acceso desde el Menú Principal, otras pantallas de Hashdata llevan al monitoreo o a la configuración de las rutinas ya con el contexto aplicado:
- Configuración de un formulario: en la pantalla de configuración del formulario, una tarjeta muestra las rutinas vinculadas a ese formulario, permitiendo navegar directamente hacia ellas. Obtenga más información sobre la creación y configuración de formularios;
- Pantalla de Colaboradores: es posible abrir el panel de rutinas de un colaborador, que lista las rutinas en las que participa — agrupadas por rutina o por formulario — y navegar hacia la configuración de la rutina o hacia el monitoreo. Obtenga más información sobre la gestión de colaboradores;
- Pantalla de configuración de las Rutinas: en el menú de opciones de cada rutina hay un acceso directo para abrir el monitoreo de esa rutina, ya filtrado.
5. Exportación al Hashdata Advanced Reports
En los espacios de trabajo que poseen, además del recurso de Rutinas, el recurso de informes avanzados habilitado en el plan — y con la integración con el Hashdata Advanced Reports activa en el espacio de trabajo —, los eventos de las rutinas se exportan automáticamente al Hashdata Advanced Reports.
Se exportan tanto las recolecciones ejecutadas como las actividades no ejecutadas, con los datos de negocio de cada registro: rutina, formulario, colaborador (cuando corresponda) y fecha. Con ello, es posible construir dashboards y análisis de cumplimiento de las rutinas — por rutina, por formulario, por colaborador y a lo largo del tiempo — yendo más allá de la consulta puntual de la página de Monitoreo.
No es necesario activar nada en la pantalla de Rutinas: cuando los recursos de Rutinas y de informes avanzados están habilitados en el plan y la integración con el Hashdata Advanced Reports está activa en el espacio de trabajo, la exportación de los eventos ocurre automáticamente.