Cómo crear y configurar una Rutina
Las Rutinas de Recolección permiten organizar recolecciones de datos recurrentes: una Rutina agrupa Tareas (formulario + periodicidad) y define qué Colaboradores deben realizar las recolecciones en cada Ventana (período). Obtenga más información sobre qué son las Rutinas de Recolección.
Para crear y editar rutinas, usted necesita el permiso de gestionar rutinas en el espacio de trabajo, y el recurso de Rutinas debe estar habilitado en el plan del espacio de trabajo. Los colaboradores que solo tienen el permiso de visualización pueden seguir los resultados a través del Monitoreo, pero no pueden crear ni modificar rutinas.
Antes de comenzar, asegúrese de que el espacio de trabajo activo sea aquel en el que desea crear la rutina: al igual que los formularios, la rutina pertenecerá al espacio de trabajo que esté activo en el momento de su creación.
Haga clic aquí y vea más detalles sobre cómo cambiar el espacio de trabajo activo.
1. Cree la rutina
- Acceda a Rutinas, disponible en el Menú principal;
- Haga clic para crear una nueva rutina;
- Informe el nombre de la rutina y la fecha de inicio;
- Guarde la rutina.
La pantalla de rutinas está dividida en dos partes:
- A la izquierda: la lista de rutinas del espacio de trabajo, con búsqueda y paginación;
- A la derecha: los detalles de la rutina seleccionada, con sus tareas y sus colaboradores.
2. Entienda la fecha de inicio
La rutina solo comienza a generar ventanas y exigencias a partir de la fecha de inicio. Es a partir de esa fecha que las actividades comienzan a aparecer en Mis Actividades y que el sistema empieza a dar seguimiento a las recolecciones de cada ventana.
Reglas importantes sobre la fecha de inicio:
- No puede estar en el pasado en el momento de la creación o de la modificación;
- Puede modificarse mientras la rutina todavía no tenga ninguna recolección registrada;
- Después de la primera recolección registrada, la fecha de inicio queda bloqueada: en el diálogo de edición, el campo aparece deshabilitado, con un aviso que explica el motivo.
Las ventanas anteriores a la fecha de inicio (o al período en que la rutina estuvo deshabilitada) nunca generan actividades ni registros de actividad "no ejecutada". El seguimiento de la rutina comienza de ahí en adelante.
3. Defina los colaboradores
Los colaboradores de la rutina son las personas que verán las actividades pendientes en Mis Actividades y cuyas recolecciones cuentan para las tareas de la rutina.
- Con la rutina seleccionada, localice el área de colaboradores en los detalles de la rutina;
- Abra la selección de colaboradores;
- Marque o desmarque los colaboradores deseados — el propietario del espacio de trabajo aparece indicado en la lista;
- Guarde la selección.
También es posible eliminar un colaborador directamente desde la lista, con una confirmación antes de la eliminación.
Solo los colaboradores del propio espacio de trabajo pueden agregarse a la rutina. Obtenga más información sobre cómo invitar colaboradores al espacio de trabajo.
Además de participar en la rutina, el colaborador también necesita tener acceso al formulario de cada tarea para poder responderlo. Obtenga más información sobre cómo configurar el acceso a los formularios.
4. Habilite o deshabilite la rutina
En el menú de opciones de cada rutina, en la lista de la izquierda, hay un interruptor para habilitar o deshabilitar la rutina:
- Rutina deshabilitada: no genera nuevas actividades para los colaboradores ni registros de actividad "no ejecutada";
- Al volver a habilitarla: el seguimiento se reanuda a partir de ese momento — las ventanas del período en que la rutina estuvo deshabilitada no se exigen retroactivamente.
Deshabilitar una rutina es una acción reversible y mantiene todo el historial de recolecciones y de monitoreo. Úsela cuando desee pausar temporalmente las exigencias, por ejemplo en períodos de vacaciones colectivas o de mantenimiento.
5. Edite o elimine la rutina
El menú de opciones de cada rutina, en la lista de la izquierda, ofrece las siguientes acciones:
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Editar | Modifica el nombre y la fecha de inicio de la rutina (la fecha de inicio, solo mientras no haya recolecciones registradas — vea la sección 2). |
| Monitoreo | Abre el Monitoreo ya filtrado por la rutina, para dar seguimiento a las actividades ejecutadas y no ejecutadas. |
| Habilitar/Deshabilitar | Pausa o reanuda la generación de actividades de la rutina (vea la sección 4). |
| Eliminar | Elimina la rutina de la lista y pone fin a las exigencias. |
La eliminación se aplica a la rutina completa, incluidas todas sus tareas. Si la intención es solamente interrumpir las exigencias de forma temporal, prefiera deshabilitar la rutina.
6. Zona horaria e inicio de la semana
Las ventanas de las periodicidades se calculan según la zona horaria del propietario del espacio de trabajo. Para las periodicidades Semanal y Quincenal, también se considera el día de inicio de la semana configurado en el espacio de trabajo.
Esto garantiza que a todos los colaboradores de la rutina — aunque estén en zonas horarias diferentes — se les exijan exactamente las mismas ventanas.
Obtenga más información sobre los detalles de cada periodicidad (Diaria, Días de la semana, Semanal, Quincenal y Mensual).
Próximo paso
Una rutina sin tareas todavía no exige nada a los colaboradores. El próximo paso es agregar tareas, vinculando un formulario publicado y una periodicidad a cada una de ellas.
Obtenga más información sobre cómo crear tareas y configurar las periodicidades.