¿Qué son las Rutinas de Recolección?
Muchas recolecciones de datos deben realizarse de forma recurrente: checklists de apertura de tienda, inspecciones de seguridad, verificaciones de equipos, informes semanales o mensuales. En esos casos, no basta con tener un buen formulario — es necesario garantizar que sea respondido con la frecuencia correcta, por los colaboradores correctos, y saber, sin cobros manuales, qué fue y qué no fue ejecutado.
Las Rutinas de Recolección resuelven exactamente ese problema. Una Rutina agrupa formularios en Tareas con periodicidad y asigna esas tareas a Colaboradores del espacio de trabajo. A partir de ahí, el sistema comienza a hacer seguimiento automático de cada período: los colaboradores ven sus pendientes, cada respuesta enviada se contabiliza y, cuando algo deja de hacerse, queda registrado para el gestor.
Conceptos principales
| Término | Definición |
|---|---|
| Rutina | El agrupador principal. Una rutina tiene un nombre, una fecha de inicio y una lista de colaboradores responsables. Dentro de ella se encuentran las tareas. Obtenga más información sobre cómo crear una rutina. |
| Tarea | La unidad de trabajo dentro de la rutina: un formulario + el número de recolecciones esperado + una periodicidad (Diaria, Días de la semana, Semanal, Quincenal o Mensual). Obtenga más información sobre tareas y periodicidades. |
| Recolección | Cada respuesta enviada de un formulario. Es la recolección la que "cuenta" para el cumplimiento de una tarea. |
| Ventana | El período de tiempo definido por la periodicidad de la tarea — por ejemplo, un día (periodicidad Diaria) o una semana (periodicidad Semanal) — dentro del cual deben realizarse las recolecciones esperadas. |
| Mis Actividades | La visión del colaborador: lista lo que está pendiente, lo que fue ejecutado y lo que no fue ejecutado, en el portal web y en la aplicación móvil. Obtenga más información sobre Mis Actividades. |
| Monitoreo | La visión del gestor: muestra todas las actividades de las rutinas del espacio de trabajo — ejecutadas y no ejecutadas — con filtros por rutina, formulario, colaborador y período. Obtenga más información sobre el Monitoreo. |
Cómo funciona en la práctica
- El gestor crea la rutina, elige a los colaboradores responsables y agrega las tareas (formulario + número de recolecciones + periodicidad);
- En cada ventana, los colaboradores ven sus pendientes en Mis Actividades — en el portal web y en la aplicación móvil — y responden los formularios;
- Cada envío válido cuenta como una recolección ejecutada para la tarea de esa ventana;
- Al final de cada ventana, si las recolecciones esperadas no se realizaron, el sistema registra automáticamente las actividades como "no ejecutadas", que quedan visibles en el Monitoreo.
El registro de lo que fue o no ejecutado se realiza automáticamente por el sistema al final de cada ventana. El gestor no necesita hacer cobros manuales ni revisar formulario por formulario: basta con consultar el Monitoreo.
Requisitos de plan
El módulo de Rutinas de Recolección depende del plan contratado: funciona únicamente en espacios de trabajo cuyo plan tiene el recurso de Rutinas habilitado.
Cuando el recurso no está disponible, se muestra una pantalla informativa en lugar de las páginas de rutinas — tanto en el portal web como en la aplicación móvil. En ese caso, comuníquese con el responsable de la cuenta o con el área comercial de Hashdata para habilitar el recurso.
Permisos
El acceso a las funcionalidades de rutinas está controlado por tres permisos distintos:
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Gestionar rutinas | Crear, editar y eliminar rutinas y tareas, gestionar a los colaboradores de las rutinas y también acceder al Monitoreo. |
| Visualizar rutinas | Acceso únicamente al Monitoreo, sin poder crear ni editar rutinas. Para quien posee solo este permiso, el elemento de menú de rutinas lleva directamente al Monitoreo. |
| Recolectar datos | Ver y ejecutar sus propias actividades en Mis Actividades, respondiendo los formularios de las tareas asignadas. |
El propietario del espacio de trabajo ya posee los permisos de rutinas automáticamente.
Obtenga más información sobre cómo conceder permisos a los colaboradores de su espacio de trabajo.
Dónde encontrarlo
En el portal web, el acceso se realiza mediante el elemento de Rutinas en el Menú principal — este aparece según los permisos descritos anteriormente: quien puede gestionar accede a la pantalla de configuración de las rutinas; quien solo puede visualizar es llevado directamente al Monitoreo.
En la aplicación móvil, el colaborador accede a sus pendientes mediante la pestaña Mis Actividades. Las actividades pendientes están disponibles incluso sin conexión a internet, y las recolecciones realizadas sin conexión se contabilizan cuando la aplicación sincroniza.
Próximos pasos
- ¿Cómo crear una Rutina? — cree su primera rutina, elija a los colaboradores y defina la fecha de inicio;
- Tareas y Periodicidades — configure formularios, número de recolecciones y ventanas;
- Mis Actividades — consulte y ejecute sus actividades como colaborador;
- Monitoreo — haga seguimiento de la ejecución de las rutinas como gestor;
- Casos de Uso — ejemplos prácticos de rutinas para el día a día.