Casos de uso de Rutinas de Recolección
Esta página reúne ejemplos completos de configuración de Rutinas de Recolección para escenarios comunes del día a día. Cada ejemplo presenta la misma estructura: el escenario, la configuración recomendada (rutina y tareas) y lo que sucede en la práctica — tanto durante la ventana de recolección como en su cierre. Así, usted puede identificar el caso más parecido a su necesidad y adaptar la configuración.
Antes de reproducir los ejemplos, es importante que usted ya sepa:
- Cómo crear un formulario — las tareas solo aceptan formularios publicados;
- Cómo crear una Rutina — nombre, colaboradores y fecha de inicio;
- Cómo funcionan las Tareas y Periodicidades — formulario, ventana, número de recolecciones y opciones de conteo.
Los nombres de rutinas y formularios usados en los ejemplos ("Apertura de tienda", "Checklist de apertura", etc.) son ficticios. Use los nombres que tengan sentido para su operación.
1. Checklist diario de apertura de tienda
Escenario: la tienda debe completar un checklist de apertura todos los días, antes de iniciar la atención al público. No importa quién lo complete — basta con que uno de los responsables presentes registre la apertura.
Configuración recomendada:
- Rutina "Apertura de tienda", teniendo como colaboradores a todos los responsables de la apertura;
- Tarea con el formulario "Checklist de apertura" (publicado), con:
- Periodicidad: Diaria;
- Número de recolecciones: 1;
- "Todos los colaboradores deben enviar": desactivado — cualquier responsable presente puede registrar la apertura;
- "Aceptar recolecciones extras": desactivado — solo tiene sentido una apertura por día.
Lo que sucede en la práctica:
- Todos los días, una nueva actividad "Por hacer" aparece en Mis Actividades para los colaboradores de la rutina;
- La primera recolección del día concluye la actividad para todo el grupo;
- Un segundo envío en el mismo día es rechazado, ya que el límite de la ventana ya fue alcanzado y las recolecciones extras están desactivadas;
- Si el día termina sin ninguna recolección, el sistema registra automáticamente una actividad no ejecutada, visible en el Monitoreo.
2. Inspección semanal de seguridad
Escenario: cada técnico de seguridad necesita realizar su propia inspección una vez por semana. Aquí no basta con que alguien del grupo envíe: la exigencia es individual.
Configuración recomendada:
- Rutina "Inspecciones de seguridad", con todos los técnicos como colaboradores;
- Tarea con el formulario "Inspección de seguridad" (publicado), con:
- Periodicidad: Semanal;
- Número de recolecciones: 1;
- "Todos los colaboradores deben enviar": activado — el conteo deja de ser del grupo y pasa a ser individual: cada técnico necesita enviar su propia recolección en la semana.
Lo que sucede en la práctica:
- Cada técnico ve su propia pendencia de la semana en Mis Actividades; el envío de un colega no concluye la actividad de los demás;
- Al final de la semana, el sistema registra una actividad no ejecutada para cada técnico que no envió — en el Monitoreo es posible ver exactamente quién quedó pendiente, ya que cada registro queda asociado al colaborador correspondiente.
La ventana semanal sigue el día de inicio de la semana configurado en el espacio de trabajo y el huso horario del dueño del espacio de trabajo — y no las configuraciones del dispositivo de cada colaborador.
3. Informe quincenal de ventas
Escenario: el equipo comercial consolida un informe de ventas dos veces al mes. Cualquier miembro del equipo puede enviar el consolidado.
Configuración recomendada:
- Rutina "Informes comerciales", con los miembros del equipo comercial;
- Tarea con el formulario "Informe de ventas" (publicado), con:
- Periodicidad: Quincenal;
- Número de recolecciones: 1;
- "Todos los colaboradores deben enviar": desactivado — el conteo es global: un envío de cualquier miembro concluye la quincena.
Lo que sucede en la práctica:
- Las ventanas siguen fechas fijas del calendario: del día 1 al 15 y del día 16 al fin de mes;
- Cualquier miembro puede enviar el informe dentro de la quincena;
- Al cierre de cada quincena, si nadie ha enviado, el sistema registra la pendencia como actividad no ejecutada en el Monitoreo.
La periodicidad Quincenal usa las fechas del calendario (1 al 15 y 16 al fin de mes), y no ciclos corridos de 14 días. Esto significa que la segunda ventana del mes puede tener 13, 14, 15 o hasta 16 días, dependiendo del mes — pero el cierre siempre ocurre en los mismos puntos del calendario, lo que facilita el seguimiento gerencial.
4. Ronda de vigilancia en días de la semana
Escenario: el equipo de vigilancia realiza rondas solo de lunes a viernes, tres veces por día. Las rondas adicionales son bienvenidas y no deben ser bloqueadas.
Configuración recomendada:
- Rutina "Rondas", con los vigilantes como colaboradores;
- Tarea con el formulario "Registro de ronda" (publicado), con:
- Periodicidad: Días de la semana, con lunes a viernes seleccionados;
- Número de recolecciones: 3;
- "Todos los colaboradores deben enviar": desactivado — las 3 rondas del día son una meta del grupo;
- "Aceptar recolecciones extras": activado — las rondas más allá de las 3 esperadas se aceptan normalmente.
Lo que sucede en la práctica:
- Los sábados y domingos no generan actividades, y los envíos realizados en esos días son rechazados, ya que están fuera de los días permitidos de la tarea;
- En cada día permitido se esperan 3 recolecciones; gracias a las recolecciones extras activadas, los envíos más allá de las 3 también se aceptan y registran;
- Si un día permitido termina con menos de 3 recolecciones, el sistema registra automáticamente los registros no ejecutados faltantes (por ejemplo: 1 ronda realizada → 2 registros de actividad no ejecutada).
En la periodicidad Días de la semana, es el gestor quien elige los días de la semana permitidos. Usted podría, por ejemplo, seleccionar solo lunes, miércoles y viernes — los demás días no generarían actividades ni aceptarían envíos para esa tarea.
5. Lectura mensual de medidores en campo (offline)
Escenario: los lectores visitan instalaciones en áreas remotas, sin acceso a internet, y cada uno necesita registrar las mediciones una vez al mes.
Configuración recomendada:
- Rutina "Lecturas mensuales", con los lectores como colaboradores;
- Tarea con el formulario "Lectura de medidores" (publicado), con:
- Periodicidad: Mensual;
- Número de recolecciones: 1;
- "Todos los colaboradores deben enviar": activado — cada lector responde por su propia lectura del mes.
Lo que sucede en la práctica:
- La pendencia del mes queda disponible en la pestaña Mis Actividades de la aplicación móvil incluso sin conexión;
- La recolección realizada offline ya da de baja la pendencia en el propio dispositivo — el lector ve la actividad como concluida, con la indicación de envío pendiente;
- La recolección pasa a contar oficialmente para la ventana cuando el dispositivo sincroniza con el servidor.
Obtenga más información sobre el funcionamiento offline de Mis Actividades.
Oriente al equipo a conectar el dispositivo y sincronizar antes del cierre de la ventana mensual. Si la ventana se cierra sin que las recolecciones hayan llegado al servidor, el sistema registrará la actividad como no ejecutada para el colaborador — la recolección realizada offline solo cuenta oficialmente después de la sincronización.
Resumen comparativo
La tabla siguiente resume los cinco casos para que usted elija el modelo más cercano a su escenario:
| Caso | Periodicidad | N.º de recolecciones | Todos deben enviar | Recolecciones extras | Efecto principal |
|---|---|---|---|---|---|
| Checklist de apertura de tienda | Diaria | 1 | Desactivado | Desactivado | Una recolección por día, realizada por cualquier responsable; los envíos más allá del límite son rechazados |
| Inspección semanal de seguridad | Semanal | 1 | Activado | Desactivado | Cada colaborador tiene su propia pendencia semanal; el Monitoreo muestra quién no envió |
| Informe quincenal de ventas | Quincenal | 1 | Desactivado | Desactivado | Ventanas fijas del calendario (1–15 y 16–fin de mes); un envío del grupo concluye la quincena |
| Ronda en días de la semana | Días de la semana (lun–vie) | 3 | Desactivado | Activado | Sin actividades el fin de semana; 3 recolecciones esperadas por día permitido y envíos adicionales aceptados |
| Lectura mensual offline | Mensual | 1 | Activado | Desactivado | Pendencia individual disponible offline en la aplicación; la recolección cuenta al sincronizar |
Una rutina puede tener varias tareas, cada una con su propio formulario y periodicidad. Si el mismo grupo de colaboradores tiene, por ejemplo, un checklist diario y una inspección semanal, usted puede mantener las dos tareas en la misma rutina, simplificando la gestión. Vea más en Tareas y Periodicidades.