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¿Cómo configurar el acceso a los formularios?

Configurar el acceso a los formularios no es sólo una cuestión técnica, sino también una medida estratégica y ética para proteger la información, garantizar la calidad de las colecciones y cumplir con los requisitos legales y organizativos.

La configuración adecuada del acceso tiene como objetivo garantizar la confidencialidad e integridad de la información recopilada, evitando accesos no autorizados y protegiendo los datos sensibles, asegurando que sólo los usuarios designados puedan ver, responder o gestionar un formulario determinado.

Formas de configurar el acceso a los formularios​

Hay cuatro formas de configurar el acceso a los formularios, siendo la cuarta opción la que se recomienda. Veamos cada uno de ellos:

1. Individualmente, en el propio formulario​

  1. Haga clic en Formularios Formulários, disponible en el Menú principal;
  2. Seleccione la carpeta donde se encuentra el formulario;
  3. Luego haga clic en el formulario deseado;
  4. Desde el menú desplegable Acciones (más información...) ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, elija la opción Usuarios autorizados.
  5. En esta opción, puede elegir entre colaboradores/cuentas de dispositivos o grupos (unidades organizativas) específicos.

2. En la carpeta donde se inserta el formulario​

  1. Haga clic en Formularios Formulários, disponible en el Menú principal;
  2. Seleccione la carpeta que desea configurar y haga clic en Grupos autorizados Grupos Autorizados.
  3. Seleccione los grupos que estarán autorizados a acceder a la carpeta.
Herencia de acceso

Obtenga más información sobre el registro de grupos.

3. Individualmente, en cada cuenta de colaborador o dispositivo​

  1. Haga clic en Colaboradores Colaboradores, disponible en el Menú principal;
  2. Seleccione el grupo que contiene el colaborador que desea configurar;
  3. Haga clic en Más opciones... Mais opções..., ubicado a la derecha del registro del colaborador o de la cuenta del dispositivo , y elija la opción Acceso al formulario;
  4. Elija si desea permitir el acceso a formularios específicos o a la carpeta de formularios:

4. En el grupo o unidad organizativa que contiene colaboradores o cuentas de dispositivos - 🚨 ¡OPCIÓN RECOMENDADA!​

La mejor manera de administrar el control de acceso a los formularios en un espacio de trabajo es organizar a los colaboradores en grupos (unidades organizativas) y los formularios en carpetas. Con este enfoque, simplemente otorga a los grupos acceso a las carpetas apropiadas, que ya contienen los formularios.

De esta manera, cuando haya nuevos colaboradores o nuevos formularios, se aplicarán las configuraciones de acceso de forma automática, facilitando la gestión del acceso a los formularios.

Obtenga más información cómo organizar formularios en carpetas.

Obtenga más información sobre cómo registrar grupos.

Obtén más información sobre cómo invitar a colaboradores.