Administrar condiciones de seguridad a nivel de respuestas

Las condiciones de seguridad a nivel de respuestas determinan qué respuestas puede visualizar cada usuario o grupo de usuarios. Estas reglas solo se aplican a formularios en los que se haya activado la seguridad a nivel de respuestas.

Activar la función

Haz clic aquí para ver más detalles sobre cómo activar la seguridad a nivel de respuestas en un formulario.

En los formularios con seguridad a nivel de respuestas habilitada, el usuario o grupo solo tendrá acceso a las respuestas que cumplan al menos una de las condiciones configuradas.

Estas condiciones se pueden definir por usuario o por grupo de usuarios (unidades organizativas) en la pantalla de Colaboradores.

¡Importante!

Las condiciones de seguridad a nivel de respuestas definidas por usuario tienen prioridad sobre las definidas por grupo. Si un usuario tiene condiciones definidas tanto para usuario como para grupo, solo se aplicarán las condiciones del usuario.

Condiciones de seguridad a nivel de respuestas (por usuario)

Para administrar condiciones de seguridad a nivel de respuestas por usuario, accede al menú Colaboradores, selecciona el grupo al que pertenece el usuario, haz clic en el botón al lado del colaborador deseado, y selecciona Seguridad a nivel de respuestas.

Permiso de acceso

Esta opción solo está disponible para el propietario del Espacio de trabajo y para los colaboradores con el permiso Administrar seguridad a nivel de respuestas.

Administrar condiciones de seguridad a nivel de respuestas por usuario

Condiciones de seguridad a nivel de respuestas (por grupo)

Para administrar condiciones de seguridad a nivel de respuestas por grupo de usuarios (unidad organizativa), accede al menú Colaboradores, haz clic en el botón al lado del grupo deseado y selecciona Seguridad a nivel de respuestas.

Permiso de acceso

Esta opción solo está disponible para el propietario del Espacio de trabajo y para los colaboradores con el permiso Administrar seguridad a nivel de respuestas.

Administrar condiciones de seguridad a nivel de respuestas por grupo

Tipos de condición

Ver respuestas propias (envíos)

Esta condición permite que los usuarios accedan solo a sus propios envíos. Para habilitarla, haz clic en y selecciona Ver respuestas propias (envíos).

Condición personalizada

Esta condición permite que los usuarios accedan a respuestas que coincidan con el valor de una pregunta específica. Para habilitarla, haz clic en y selecciona Condición personalizada.

Nombre del campo

Para definir una condición personalizada, debes establecer el Nombre del campo de la pregunta que se utilizará para filtrar las respuestas.

Campos requeridos para una condición personalizada:

• Nombre del campo: El nombre del campo de la pregunta al que se aplicará la condición;
• Tipo de valor: El tipo de valor de la respuesta: Número (para valores numéricos) o Selección (texto) (para valores de selección o texto);
• Valor: El valor de la respuesta para la condición.

Acceso a respuestas

Una vez configuradas las condiciones de seguridad a nivel de respuestas para un usuario o grupo, el acceso a las respuestas del formulario (envíos) solo se otorgará si se cumple ALGUNA de las condiciones configuradas — siempre que el usuario tenga el permiso Ver datos recolectados.

¡Importante!

Si no se configura ninguna condición de seguridad a nivel de respuestas, el usuario o grupo no tendrá acceso a las respuestas en formularios donde esta función esté habilitada.

Condiciones por usuario vs grupo

Si existen condiciones tanto a nivel de usuario como de grupo, solo se aplicarán las del usuario.

Ejemplo 1 - Grupo con acceso solo a respuestas de un departamento específico

Considera un Espacio de trabajo con los siguientes grupos de usuarios:

• RH
• TI
• Ventas
• Marketing

Se creó un formulario de evaluación de desempeño. La primera pregunta a qué departamento pertenece el respondente.

El propietario del Espacio de trabajo quiere permitir que los usuarios del grupo Ventas accedan solo a las respuestas de quienes seleccionaron Ventas.

1. Configura la primera pregunta como Selección única con las opciones: RRHH, TI, Ventas, Marketing. En "Atributos del elemento", define el "Nombre del campo" como departamento.
2. En el menú Configuraciones del formulario, habilita Seguridad a nivel de respuestas (envío).
3. En el menú Colaboradores, haz clic en junto al grupo Ventas.
4. En la barra lateral, haz clic en y selecciona Condición personalizada.
5. Define departamento como "Nombre del campo", elige Selección (texto) como tipo y escribe Ventas como "Valor".

Así, los usuarios del grupo Ventas con el permiso Ver datos recolectados solo verán los envíos donde la respuesta a la primera pregunta sea Ventas.

Usuario con acceso a respuestas del departamento de Ventas

Ejemplo 2 - Grupo con acceso solo a respuestas con baja satisfacción

Se creó un formulario de evaluación de servicio. La última pregunta preguntaba cómo se sintió el respondente con el servicio.

El propietario del Espacio de trabajo quiere permitir que los usuarios del grupo Soporte accedan solo a respuestas donde la satisfacción haya sido Terrible o Pobre.

1. Configura la última pregunta como Expresiones faciales. En "Atributos del elemento", define el "Nombre del campo" como satisfaccion.
2. En el menú Configuraciones del formulario, habilita Seguridad a nivel de respuestas (envío).
3. En el menú Colaboradores, haz clic en junto al grupo Soporte.
4. En la barra lateral, haz clic en y selecciona Condición personalizada.
5. Define satisfaccion como "Nombre del campo", selecciona Número y escribe 0 como "Valor".
6. Agrega otra condición con satisfaccion, Número, y valor 1.

Así, los usuarios del grupo Soporte con permiso para Ver datos recolectados solo verán las respuestas donde la última pregunta haya sido respondida como Terrible o Pobre.

Usuario con acceso a respuestas con satisfacción Terrible o Pobre