¿Qué son las Tablas Auxiliares?
Muchos formularios piden que la persona elija un elemento de una lista larga: el colaborador que hizo la inspección, la sucursal visitada, el producto evaluado, la ciudad del cliente. Cuando esa lista se escribe como opciones de una pregunta, hay que repetirla en cada formulario y corregirla uno por uno cada vez que alguien entra, sale o cambia de nombre.
Las Tablas Auxiliares resuelven este problema: registras la lista una sola vez, en una tabla, y varios formularios pasan a usarla como fuente de opciones. Cuando la tabla se actualiza — por la web, por una hoja de cálculo de Excel o por un sistema externo —, todos los formularios que la usan ven el cambio, sin necesidad de editar ninguno.
Además de ofrecer las opciones, la tabla puede completar otras preguntas automáticamente. Por ejemplo: al elegir el colaborador, el formulario ya completa su matrícula, su cargo y su sector, usando los datos de la propia tabla.
Una tabla también puede pertenecer a la empresa y compartirse entre todas sus áreas de trabajo, con filtros por área de trabajo: cada área de trabajo ve solo los registros que le interesan, como los colaboradores de su propia sucursal. Más información.
Para acceder a las Tablas Auxiliares, usa el menú lateral → Tablas auxiliares.
Conceptos principales
| Término | Definición |
|---|---|
| Tabla auxiliar | Una lista de apoyo, como "Colaboradores" o "Sucursales", con columnas y filas, como una hoja de cálculo. |
| Campo | Cada columna de la tabla, por ejemplo Nombre, Matrícula o Cargo. Cada campo tiene un Título (el nombre mostrado), un Nombre interno (el identificador que usa el sistema) y un Tipo: Texto, Número o Selección. |
| Clave | El campo que identifica cada fila sin repetirse, como la matrícula de un colaborador o el código de una sucursal. Toda tabla necesita tener exactamente una clave. |
| Registro | Cada fila de la tabla, es decir, cada colaborador, sucursal o producto registrado. |
| Alcance | A quién pertenece la tabla: a un Área de trabajo o a una Empresa, compartida por todas sus áreas de trabajo. Más información. |
| Alimentación | Cómo llegan los registros a la tabla: Alimentación manual (escribiéndolos o importando una hoja de cálculo) o Vía API (enviados por un sistema externo). Más información. |
| Pregunta de tabla auxiliar | Una pregunta del formulario cuyas opciones vienen de una tabla auxiliar. Hay dos: Selección única (Tabla auxiliar) y Selección múltiple (Tabla auxiliar). Más información. |
| Plantilla de visualización | Cómo aparece cada registro como opción para quien responde, por ejemplo {nombre} - {cargo}. |
| Asignación | La conexión entre un campo de la tabla y otra pregunta del formulario, para que esta se complete automáticamente. Más información. |
Cómo funciona en la práctica
- Quien administra el área de trabajo crea la tabla y define los campos — Más información sobre cómo crear y configurar una tabla;
- Los registros se cargan: escritos en la web, importados de una hoja de cálculo o enviados por un sistema — Más información sobre cómo alimentar los datos;
- Quien crea el formulario agrega una pregunta de tabla auxiliar, elige la tabla, aplica filtros y define cómo se mostrarán las opciones — Más información sobre las preguntas de tabla auxiliar;
- Si quiere, asigna campos de la tabla a otras preguntas, que pasan a completarse solas — Más información sobre el autorrelleno;
- Quien responde elige la opción en la web o en la aplicación, incluso sin internet — Más información sobre las respuestas y los resultados.
¿Área de trabajo o Empresa?
Toda tabla tiene un alcance, elegido al crearla:
| Alcance | Cuándo usarlo | Quién la administra |
|---|---|---|
| Área de trabajo | La lista solo interesa a un área de trabajo, por ejemplo los equipos de una unidad. | Quien tiene el permiso Gestionar tablas auxiliares en el área de trabajo. |
| Empresa | La misma lista sirve a varias áreas de trabajo de una empresa, por ejemplo el registro único de colaboradores. Se registra una vez y la usan todas las áreas de trabajo de la empresa. | Solo los gerentes de la empresa. |
Una tabla de Empresa también puede limitar qué registros ve cada área de trabajo — por ejemplo, cada sucursal solo ve a sus propios colaboradores. Más información sobre las tablas de la empresa.
Si no eres gerente de ninguna empresa, la ventana de creación no muestra la opción Alcance, y la tabla se crea automáticamente en el área de trabajo.
Permisos
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Gestionar tablas auxiliares | Ver el elemento Tablas auxiliares en el Menú Principal, crear, editar y eliminar tablas del área de trabajo, definir campos y cargar registros. |
| Administrar formularios | Agregar preguntas de tabla auxiliar a los formularios y elegir, entre las tablas del área de trabajo y de la empresa, cuál proporciona las opciones. |
| Recolectar datos | Responder formularios con preguntas de tabla auxiliar, en la web o en la aplicación. |
Para administrar una tabla de Empresa (cambiar campos, cargar registros, configurar filtros por área de trabajo, editar o eliminar), además del permiso es necesario ser gerente de la empresa. Quien no es gerente ve la tabla solo para consulta.
El propietario del área de trabajo ya tiene el permiso Gestionar tablas auxiliares automáticamente.
Más información sobre cómo otorgar permisos a los colaboradores de tu área de trabajo.
Disponibilidad
Las Tablas Auxiliares dependen del plan del área de trabajo. Cuando el recurso no está incluido, la página Tablas auxiliares muestra el aviso "Recurso no disponible en su plan" y el enlace "Póngase en contacto con el soporte". Las preguntas Selección única (Tabla auxiliar) y Selección múltiple (Tabla auxiliar) también quedan bloqueadas en la lista de elementos del formulario.
Si el plan cambia después, los formularios que ya tenían preguntas de tabla auxiliar siguen funcionando: pueden editarse y responderse normalmente. El bloqueo solo se aplica a agregar nuevas preguntas de este tipo.
Dónde encontrarlo
- Tablas auxiliares, en el Menú Principal — es donde se crean, configuran y alimentan las tablas. La página muestra la lista de tablas a la izquierda y los detalles de la tabla seleccionada a la derecha;
- Formularios → abre el formulario → Añadir elemento → secciones Selección única y Selección múltiple — es donde están las preguntas Selección única (Tabla auxiliar) y Selección múltiple (Tabla auxiliar);
- Formularios → abre el formulario → Resultados → Datos — es donde se pueden filtrar las respuestas de las preguntas de tabla auxiliar.
Próximos pasos
- Más información sobre cómo crear y configurar una tabla;
- Más información sobre las tablas de la empresa y los filtros por área de trabajo;
- Más información sobre cómo alimentar los datos;
- Más información sobre las preguntas de tabla auxiliar;
- Más información sobre el autorrelleno de otras preguntas;
- Más información sobre las respuestas y los resultados.