Preguntas de Tabla Auxiliar

Las preguntas de tabla auxiliar son preguntas de selección cuyas opciones vienen de una tabla auxiliar, y no de una lista escrita en el formulario. Hay dos:

Pregunta	Quien responde puede elegir	Ejemplo
Selección única (Tabla auxiliar)	Una opción.	"Colaborador responsable de la inspección"
Selección múltiple (Tabla auxiliar)	Varias opciones.	"Colaboradores que participaron en la capacitación"

Cuando la tabla se actualiza, las opciones de la pregunta acompañan el cambio automáticamente, sin editar el formulario.

Quién puede configurar

Es necesario tener el permiso Administrar formularios. Las preguntas aparecen bloqueadas si el plan del área de trabajo no incluye las Tablas Auxiliares. Más información...

1. Agrega la pregunta al formulario

1. Abre el formulario en el editor de formularios y haz clic en Añadir elemento;
2. Elige:
   • Selección única (Tabla auxiliar), en la sección Selección única (varias opciones, una respuesta); o
   • Selección múltiple (Tabla auxiliar), en la sección Selección múltiple (varias opciones, varias respuestas);
3. Escribe el enunciado de la pregunta, como en cualquier otra pregunta;
4. Haz clic en el icono de engranaje (Configurar tabla auxiliar) junto a la pregunta para abrir la configuración.

La configuración está dividida en siete pestañas, descritas a continuación. Al terminar, haz clic en Guardar configuración. Solo las pestañas Fuente y Plantilla de visualización son obligatorias; las demás son opcionales.

Agregando una pregunta Selección única (Tabla auxiliar) y eligiendo la tabla

2. Pestaña Fuente

En Origen de los datos, elige la tabla que proporcionará las opciones. La lista muestra las tablas del área de trabajo y las de la empresa, con la cantidad de campos y de registros de cada una; usa la búsqueda para encontrar la tabla por su nombre.

A continuación, elige la Forma de visualización de las opciones para quien responde:

Forma de visualización	Cómo aparece
Lista de opciones	Todas las opciones visibles en una lista, con búsqueda y carga de más opciones al desplazarse.
Menú desplegable	Las opciones aparecen al tocar el campo, con búsqueda. Recomendado para tablas grandes.
Botones	Cada opción es un botón. Recomendado para pocas opciones, con textos cortos.

Cambiar la tabla borra la configuración

Al elegir otra tabla, las configuraciones de las demás pestañas (filtros, plantilla de visualización, valor, asignación y exportación) se borran, porque dependen de los campos de la tabla anterior.

3. Pestaña Filtros

Los filtros definen qué registros de la tabla se ofrecerán a quien responde. Sin filtros, "se considerarán todos los registros".

Ejemplo: en la tabla "Colaboradores", el filtro "Sector igual a Mantenimiento" hace que la pregunta ofrezca solo los colaboradores de mantenimiento.

1. Haz clic en Agregar condición;
2. Elige el campo, la comparación y el valor;
3. Si hay más de una condición, elige en Cómo combinar las condiciones:
   • Todas las condiciones deben cumplirse; o
   • Basta con que se cumpla una sola condición.

Las comparaciones disponibles dependen del tipo de campo:

Comparación	Texto	Selección	Número
igual a / distinto de	✓	✓	✓
contiene / no contiene	✓	✓
empieza con	✓
mayor que / menor que / mayor o igual a / menor o igual a			✓
está completado	✓	✓	✓

Sobre los valores:

• En campos Texto, es posible indicar varios valores separados por comas: la condición se cumple si el registro corresponde a cualquiera de ellos;
• En campos Selección, los valores ya registrados en la tabla aparecen en una lista para que los marques;
• Las comparaciones de Número aceptan un único valor;
• está completado no pide valor: acepta todo registro que tenga el campo completado.

El panel Previsualizar datos muestra cuántos registros cumplen los filtros en esta área de trabajo. Haz clic en Ver registros para ver una muestra de ellos (hasta 200), ya con el texto que se mostrará como opción.

Filtros de la pregunta y filtros del área de trabajo

En tablas de la Empresa, los filtros de la pregunta se suman a los filtros por área de trabajo: la pregunta solo ofrece registros que cumplen ambos.

4. Pestaña Plantilla de visualización

La plantilla define el texto de cada opción. Escribe el texto deseado e inserta los campos de la tabla entre llaves, usando el Nombre interno de cada uno. Los botones de Insertar campo colocan el campo en la plantilla con un clic.

Plantilla	Opción mostrada
{nombre}	Ana Souza
{matricula} - {nombre}	1001 - Ana Souza
{nombre} ({sector})	Ana Souza (Producción)

La Previsualización muestra cómo quedan algunas opciones con la plantilla actual. Si la plantilla cita un campo que no existe en la tabla, el sistema avisa que quedará vacío.

Registros con texto vacío

Si, para algún registro, todos los campos de la plantilla están vacíos, la opción aparece al final de la lista, sin texto, y no puede elegirse. Quien responde ve el aviso "Hay opciones sin descripción. Avise al responsable del formulario." Prefiere campos que siempre estén completados, como el Nombre.

Configurando los filtros y la plantilla de visualización de la pregunta

5. Pestaña Valor

Además del texto mostrado, la respuesta puede guardar un valor, proveniente de un campo de la tabla. Funciona como el valor de las opciones de una pregunta de selección común y puede usarse en fórmulas y scripts.

1. Activa Asignar valor a los ítems;
2. En Campo de valor, elige el campo de la tabla.

Si el campo elegido no es de tipo Número, el sistema avisa que el valor no podrá usarse en fórmulas que dependen de números.

6. Pestaña Otros

Activa Mostrar opción "Otros..." para agregar, al final de la lista, una opción para que quien responde indique un valor que no está en la tabla. En Etiqueta de la opción, puedes cambiar el texto "Otros..." por otro, como "No lo encontré en la lista".

7. Pestaña Asignación

La asignación hace que elegir una opción complete otras preguntas automáticamente con los datos del registro. Por ejemplo, al elegir el colaborador, las preguntas "Matrícula" y "Sector" se completan solas.

Para cada campo de la tabla, elige la pregunta del formulario que debe recibirlo, o deja No asignar.

Las reglas, los ejemplos y el comportamiento durante la respuesta están en Autorrelleno.

8. Pestaña Exportación

Cuando se guarda una respuesta, Hashdata guarda junto a ella los datos del registro elegido, para que acompañen a la respuesta en las integraciones. En esta pestaña eliges qué campos de la tabla se incluirán al exportar los datos de la pregunta (API, HD Reports y BI). Usa Marcar/desmarcar todos para ir más rápido.

Si el plan no incluye la exportación de datos a integraciones externas, la configuración se guarda, pero solo se aplica tras la contratación y activación del recurso.

9. Particularidades de la Selección múltiple

La Selección múltiple (Tabla auxiliar) tiene la misma configuración, con dos diferencias:

• quien responde puede elegir varios registros; las opciones ya elegidas salen de la lista y aparecen como seleccionadas;
• la asignación solo completa las otras preguntas cuando hay un único ítem seleccionado.

Configurando una pregunta Selección múltiple (Tabla auxiliar)

10. Problemas comunes

Lo que ves	Qué hacer
Las preguntas de tabla auxiliar aparecen bloqueadas en Añadir elemento	El plan del área de trabajo no incluye las Tablas Auxiliares. Más información...
"Seleccione una tabla auxiliar." al guardar	Elige la tabla en la pestaña Fuente.
"Indique la plantilla de visualización de las opciones, en la pestaña correspondiente."	Completa la plantilla en la pestaña Plantilla de visualización.
"Hay filtros incompletos: indique el campo y al menos un valor."	Completa o elimina las condiciones de la pestaña Filtros.
Un aviso dice que hay campos que "cambiaron de tipo o fueron eliminados de la tabla"	La estructura de la tabla cambió, y algunas condiciones dejaron de valer. Corrige o elimina esas condiciones.
"Esta pregunta hace referencia a una tabla auxiliar que fue eliminada."	La tabla fue eliminada. Elige otra tabla en la pestaña Fuente y rehaz la configuración.
La tabla deseada no aparece en la pestaña Fuente	No se pueden usar tablas de otra empresa ni de otra área de trabajo. Verifica el nombre en la búsqueda y el alcance de la tabla.
La previsualización muestra 0 registros	Los filtros de la pregunta, sumados a los filtros del área de trabajo, no dejan ningún registro. Revisa las condiciones.

Próximos pasos

• Más información sobre el autorrelleno de otras preguntas;
• Más información sobre cómo aparecen las preguntas para quien responde.