Cómo crear y configurar una tabla auxiliar

Crear una tabla auxiliar tiene dos etapas: primero le das un nombre a la tabla y eliges cómo se alimentará; después defines los campos, es decir, las columnas que tendrá cada registro. Solo después de los campos es posible cargar registros.

Quién puede crear

Necesitas el permiso Gestionar tablas auxiliares. Para crear una tabla de Empresa, también tienes que ser gerente de la empresa. Más información...

1. Crea la tabla

1. Accede a Tablas auxiliares desde el Menú Principal;
2. En la lista de tablas, haz clic en el botón + (Nueva tabla);
3. En la ventana Nueva tabla auxiliar, completa:
   • Nombre de la tabla: el nombre que aparecerá en la lista y en la configuración de las preguntas, por ejemplo "Colaboradores";
   • Descripción: un texto opcional que explique para qué sirve la tabla;
   • Icono (opcional): un icono para identificar la tabla en la lista;
4. En Cómo se alimentará la tabla, elige una opción:
   • Alimentación manual: "Escriba los elementos o importe una hoja de cálculo de Excel. Usted define los atributos de la tabla.";
   • Vía API: "Los datos son enviados por un sistema externo mediante una solicitud HTTP POST." Usa esta opción cuando la lista ya existe en otro sistema de tu empresa (RR. HH., ERP, etc.) y el equipo de TI la mantendrá actualizada automáticamente;
5. Si eres gerente de empresa, elige también el Alcance: Área de trabajo o Empresa — Más información sobre la diferencia;
6. Haz clic en Crear.

La tabla aparece en la lista y ya queda seleccionada, lista para recibir los campos.

Creando una tabla auxiliar del área de trabajo, con alimentación manual

Tabla compartida entre áreas de trabajo

Para crear una tabla de la Empresa, con filtros por área de trabajo, consulta el paso a paso en Tablas de la Empresa.

2. Define los campos

Con la tabla seleccionada, el bloque Campos muestra las columnas de la tabla. "Cada campo tiene un título (mostrado al usuario), un nombre (identificador interno) y un tipo de dato."

1. Haz clic en Agregar campo;

2. Completa el Título, por ejemplo "Matrícula". El Nombre interno se sugiere automáticamente a partir del título, por ejemplo matricula, y puede ajustarse;

3. Elige el Tipo del campo:

   Tipo	Cuándo usarlo	Ejemplo
   Texto	Cualquier texto libre.	Nombre, cargo, dirección
   Número	Valores numéricos, que pueden compararse (mayor que, menor que) en los filtros.	Capacidad, código numérico, valor
   Selección	Texto con pocos valores que se repiten. En los filtros, los valores ya registrados aparecen en una lista para que los elijas, en lugar de escribirlos.	Sector, estado, categoría

4. Marca la opción Clave en el campo que identifica cada registro sin repetirse, como la matrícula o el código;

5. Repite para los demás campos. Usa las flechas Mover hacia arriba y Mover hacia abajo para cambiar el orden;

6. Haz clic en Guardar campos.

Si cambias de idea antes de guardar, Descartar cambios devuelve la tabla a su estado guardado.

Definiendo los campos de la tabla y eligiendo la clave

Reglas de los campos

• La clave no debe repetirse. Es por la clave que el sistema reconoce cada registro: al importar una hoja de cálculo o recibir datos por la API, una fila con la clave de un registro ya existente actualiza ese registro, en lugar de crear otro. Garantizar que la clave no se repita es responsabilidad de quien alimenta la tabla;
• El Nombre interno no puede cambiarse una vez que la tabla entra en uso (registros, preguntas, filtros o API). El Título puede cambiarse en cualquier momento.

El Nombre interno se usa en varios lugares

El Nombre interno es lo que aparece entre llaves en la plantilla de visualización de las preguntas (por ejemplo {matricula}), en los encabezados de la hoja de cálculo de importación y en los datos enviados por la API. Elige nombres cortos y claros desde el principio.

3. Cambiar la estructura de una tabla en uso

Algunos cambios en los campos obligan al sistema a reprocesar todos los registros ya guardados:

• cambiar el Tipo de un campo (por ejemplo, de Texto a Número);
• cambiar qué campo es la Clave;
• eliminar un campo, junto con todos los valores guardados en él.

Al hacer clic en Guardar campos después de uno de estos cambios, aparece la ventana Confirmar cambio de estructura. Muestra cuántos registros se reprocesarán y advierte sobre los posibles problemas, como registros que quedarán sin clave o con la clave repetida.

Cuando el cambio es de Tipo y algunos valores no pueden convertirse (por ejemplo, el texto "ABC" en un campo que pasará a ser Número), elige qué hacer:

Opción	Qué ocurre
Descartar los valores incompatibles	El cambio se aplica y los valores que no puedan convertirse se eliminan. No podrán recuperarse después.
Cancelar el cambio	Si algún valor no puede convertirse, no se cambia nada: el tipo y los registros permanecen como están.

Si el cambio afecta filtros de preguntas que usan la tabla, la ventana también lista esas preguntas: los filtros que dependían del campo modificado se eliminarán, y las preguntas pasarán a ofrecer más registros.

El reprocesamiento ocurre en segundo plano. Mientras no termine, la tabla no acepta otros cambios. Al final, recibes la notificación "Reprocesamiento completado", que abre la tabla al hacer clic en ella.

Revisa antes de confirmar

Los cambios de estructura pueden borrar datos. En tablas grandes, los números de la ventana son una estimación basada en una muestra de los registros. Si tienes dudas, guarda una copia de la hoja de cálculo original antes de confirmar.

4. Editar y eliminar una tabla

Pasa el mouse sobre la tabla en la lista y haz clic en el botón de más opciones para ver:

• Editar: abre la ventana Editar tabla auxiliar, donde cambias el nombre, la descripción, el icono, la forma de alimentación y el alcance. El icono también puede cambiarse haciendo clic en él, junto al nombre de la tabla;
• Eliminar: abre la ventana Eliminar tabla auxiliar.

Antes de eliminar, la ventana muestra el impacto: qué formularios y cuántas preguntas usan la tabla, o cuántos registros se borrarán. Cuando hay preguntas o registros, el sistema pide un control de seguridad (una pequeña cuenta para responder) antes de habilitar el botón Eliminar tabla.

Después de la eliminación, "las preguntas afectadas se marcarán con un aviso y deberán reconfigurarse": en el editor del formulario, muestran el mensaje "Esta pregunta hace referencia a una tabla auxiliar que fue eliminada. Configure una nueva tabla para esta pregunta."

Cambio que no está permitido

Una tabla de Empresa no puede volver a ser del Área de trabajo.

Al cambiar de Vía API a Alimentación manual

El cambio está permitido, pero el token de integración se descarta. Si la tabla vuelve a Vía API, tendrás que generar un token nuevo. Más información...

5. Problemas comunes

Lo que ves	Qué hacer
El elemento Tablas auxiliares no aparece en el Menú Principal	Falta el permiso Gestionar tablas auxiliares; pídeselo al administrador del área de trabajo.
"Recurso no disponible en su plan"	El plan del área de trabajo no incluye las Tablas Auxiliares. Usa el enlace "Póngase en contacto con el soporte".
"Defina los campos de la tabla antes de agregar registros."	La tabla todavía no tiene campos guardados. Defínelos y haz clic en Guardar campos.
El Nombre interno no puede editarse	La tabla ya está en uso (registros, preguntas, filtros o API). Ajusta solo el Título.
No aparece la opción Alcance en la ventana	No eres gerente de ninguna empresa; la tabla se creará en el área de trabajo.
No puedo editar los campos de una tabla de la empresa	Solo los gerentes de la empresa pueden cambiarla. Para los demás, queda disponible solo para consulta.
Un aviso dice que la tabla quedó con "datos inconsistentes"	Un cambio de estructura falló y no se pudo deshacer. La tabla no se sincroniza con la aplicación hasta que se corrija. Intenta corregirla manualmente o ponte en contacto con el soporte.

Próximos pasos

• Más información sobre cómo cargar los registros;
• Más información sobre las tablas de la empresa;
• Más información sobre cómo usar la tabla en un formulario.