O que são Tabelas Auxiliares?
Muitos formulários pedem que a pessoa escolha um item de uma lista longa: o colaborador que fez a inspeção, a filial visitada, o produto avaliado, a cidade do cliente. Quando essa lista é digitada como opções de uma questão, ela precisa ser repetida em cada formulário e corrigida um por um sempre que alguém entra, sai ou muda de nome.
As Tabelas Auxiliares resolvem esse problema: você cadastra a lista uma única vez, em uma tabela, e vários formulários passam a usá-la como fonte de opções. Quando a tabela é atualizada — pela web, por uma planilha do Excel ou por um sistema externo — todos os formulários que a usam enxergam a mudança, sem precisar editar nenhum deles.
Além de oferecer as opções, a tabela pode preencher outras questões automaticamente. Por exemplo: ao escolher o colaborador, o formulário já preenche a matrícula, o cargo e o setor dele, usando os dados da própria tabela.
Uma tabela também pode pertencer à empresa e ser compartilhada por todas as áreas de trabalho dela, com filtros por área de trabalho: cada área de trabalho enxerga só os registros que lhe interessam, como os colaboradores da própria filial. Saiba mais.
Para acessar as Tabelas Auxiliares, use o menu lateral → Tabelas auxiliares.
Conceitos principais
| Termo | Definição |
|---|---|
| Tabela auxiliar | Uma lista de apoio, como "Colaboradores" ou "Filiais", com colunas e linhas, como uma planilha. |
| Campo | Cada coluna da tabela, por exemplo Nome, Matrícula ou Cargo. Cada campo tem um Título (o nome exibido), um Nome interno (o identificador usado pelo sistema) e um Tipo: Texto, Número ou Seleção. |
| Chave | O campo que identifica cada linha sem repetição, como a matrícula de um colaborador ou o código de uma filial. Toda tabela precisa ter exatamente uma chave. |
| Registro | Cada linha da tabela, ou seja, cada colaborador, filial ou produto cadastrado. |
| Escopo | A quem a tabela pertence: a uma Área de trabalho ou a uma Empresa, compartilhada por todas as áreas de trabalho dela. Saiba mais. |
| Alimentação | Como os registros chegam à tabela: Alimentação manual (digitando ou importando uma planilha) ou Via API (enviados por um sistema externo). Saiba mais. |
| Questão de tabela auxiliar | Uma questão do formulário cujas opções vêm de uma tabela auxiliar. Existem duas: Seleção única (Tabela auxiliar) e Multi-seleção (Tabela auxiliar). Saiba mais. |
| Modelo de exibição | Como cada registro aparece como opção para quem responde, por exemplo {nome} - {cargo}. |
| Mapeamento | A ligação entre um campo da tabela e outra questão do formulário, para que ela seja preenchida automaticamente. Saiba mais. |
Como funciona na prática
- Quem administra a área de trabalho cria a tabela e define os campos — Saiba mais sobre como criar e configurar uma tabela;
- Os registros são cadastrados: digitados na web, importados de uma planilha ou enviados por um sistema — Saiba mais sobre como alimentar os dados;
- Quem cria o formulário adiciona uma questão de tabela auxiliar, escolhe a tabela, aplica filtros e define como as opções serão exibidas — Saiba mais sobre as questões de tabela auxiliar;
- Se quiser, mapeia campos da tabela para outras questões, que passam a ser preenchidas sozinhas — Saiba mais sobre o preenchimento automático;
- Quem responde escolhe a opção na web ou no aplicativo, inclusive sem internet — Saiba mais sobre as respostas e os resultados.
Área de trabalho ou Empresa?
Toda tabela tem um escopo, escolhido na criação:
| Escopo | Quando usar | Quem administra |
|---|---|---|
| Área de trabalho | A lista só interessa a uma área de trabalho, por exemplo os equipamentos de uma unidade. | Quem tem a permissão Gerenciar tabelas auxiliares na área de trabalho. |
| Empresa | A mesma lista serve a várias áreas de trabalho de uma empresa, por exemplo o cadastro único de colaboradores. Ela é cadastrada uma vez e usada por todas as áreas de trabalho da empresa. | Somente os gerentes da empresa. |
Uma tabela de Empresa ainda pode limitar quais registros cada área de trabalho enxerga — por exemplo, cada filial só vê os próprios colaboradores. Saiba mais sobre as tabelas da empresa.
Se você não é gerente de nenhuma empresa, a janela de criação não mostra a opção Escopo, e a tabela é criada automaticamente na área de trabalho.
Permissões
| Permissão | O que permite |
|---|---|
| Gerenciar tabelas auxiliares | Ver o item Tabelas auxiliares no Menu Principal, criar, editar e excluir tabelas da área de trabalho, definir campos e cadastrar registros. |
| Gerenciar formulários | Adicionar questões de tabela auxiliar aos formulários e escolher, entre as tabelas da área de trabalho e da empresa, qual delas fornece as opções. |
| Coletar dados | Responder formulários com questões de tabela auxiliar, na web ou no aplicativo. |
Para administrar uma tabela de Empresa (alterar campos, cadastrar registros, configurar filtros por área de trabalho, editar ou excluir), além da permissão é preciso ser gerente da empresa. Quem não é gerente vê a tabela apenas para consulta.
O dono da área de trabalho já possui a permissão Gerenciar tabelas auxiliares automaticamente.
Saiba mais sobre como conceder permissões aos colaboradores da sua área de trabalho.
Disponibilidade
As Tabelas Auxiliares dependem do plano da área de trabalho. Quando o recurso não está incluído, a página Tabelas auxiliares mostra o aviso "Recurso não disponível no seu plano" e o link "Entre em contato com o suporte". As questões Seleção única (Tabela auxiliar) e Multi-seleção (Tabela auxiliar) também ficam bloqueadas na lista de elementos do formulário.
Se o plano mudar depois, os formulários que já tinham questões de tabela auxiliar continuam funcionando: eles podem ser editados e respondidos normalmente. O bloqueio vale apenas para adicionar novas questões desse tipo.
Onde encontrar
- Tabelas auxiliares, no Menu Principal — é onde as tabelas são criadas, configuradas e alimentadas. A página mostra a lista de tabelas à esquerda e os detalhes da tabela selecionada à direita;
- Formulários → abra o formulário → Adicionar elemento → seções Seleção única e Múltiplas seleções — é onde ficam as questões Seleção única (Tabela auxiliar) e Multi-seleção (Tabela auxiliar);
- Formulários → abra o formulário → Resultados → Dados — é onde as respostas das questões de tabela auxiliar podem ser filtradas.
Próximos passos
- Saiba mais sobre como criar e configurar uma tabela;
- Saiba mais sobre as tabelas da empresa e os filtros por área de trabalho;
- Saiba mais sobre como alimentar os dados;
- Saiba mais sobre as questões de tabela auxiliar;
- Saiba mais sobre o preenchimento automático de outras questões;
- Saiba mais sobre as respostas e os resultados.