Autorrelleno a partir de la tabla

Cuando quien responde elige una opción de una pregunta de tabla auxiliar, el formulario conoce el registro completo detrás de ella, y no solo el texto mostrado. La asignación aprovecha esto: cada campo del registro puede completar automáticamente otra pregunta del formulario.

Ejemplo: la pregunta "Colaborador" usa la tabla "Colaboradores". Con la asignación de abajo, al elegir "Ana Souza", el formulario completa solo su matrícula, su sector y su fecha de ingreso:

Campo de la tabla	Pregunta completada
Matrícula	"Matrícula del colaborador" (Texto)
Sector	"Sector" (Selección única)
Ingreso	"Fecha de ingreso" (Fecha)

Esto reduce la escritura, evita errores y garantiza que los datos recolectados sean iguales a los del registro.

1. Configura la asignación

1. En el editor del formulario, agrega las preguntas que se completarán después de la pregunta de tabla auxiliar;
2. Abre la configuración de la pregunta de tabla auxiliar con el icono de engranaje y ve a la pestaña Asignación;
3. Para cada campo de la tabla, elige la pregunta que debe recibirlo. Deja No asignar en los campos que no interesan;
4. Haz clic en Guardar configuración.

El pie de la pestaña muestra cuántos campos están asignados.

Asignando los campos de la tabla a otras preguntas del formulario

Qué preguntas pueden completarse

La lista de la pestaña Asignación solo ofrece preguntas que pueden recibir el valor. Una pregunta puede completarse cuando:

• está después de la pregunta de tabla auxiliar en el formulario;
• está en el mismo grupo que ella: las dos son preguntas normales o las dos son preguntas de follow-up;
• es de un tipo que acepta valor. No pueden completarse: Enviar archivos, Campo calculado (script), Campo calculado (fórmula), GPS, Firma, Fotos imágenes y Reconocimiento de texto.

Otras preguntas de tabla auxiliar sí pueden completarse. Más información.

Si el formulario cambia después y una pregunta asignada deja de cumplir estas reglas (por ejemplo, se movió antes de la pregunta de tabla auxiliar o se eliminó), la pestaña Asignación lo avisa, y esas asignaciones se descartan al guardar. En cambio, mover o unir preguntas de una forma que deje un destino en una posición inválida es rechazado por el editor, con un mensaje que explica el motivo.

2. Cómo funciona el autorrelleno en la respuesta

• El valor se convierte al tipo de la pregunta. El texto se aplica tal cual; los números, las fechas y las opciones de selección siguen las mismas reglas del Reconocimiento de Texto (OCR), en la sección "Detalles sobre la aplicación de los textos reconocidos en las preguntas". En una pregunta de selección, por ejemplo, se marca la opción con el mismo texto del campo;
• Se respeta la respuesta escrita por quien responde. Si la persona ya había respondido la pregunta de destino por su cuenta, se mantiene su valor. Los valores completados automáticamente, en cambio, se sustituyen por el último autorrelleno;
• Cambiar la opción actualiza los destinos. Al elegir otro registro, las preguntas completadas automáticamente reciben los datos del nuevo registro. Si el nuevo registro no tiene valor en un campo, la pregunta correspondiente se vacía;
• Los destinos en otras páginas se completan cuando quien responde llega a ellos;
• Quien responde puede corregir. Toda pregunta completada automáticamente sigue siendo editable;
• Opción "Otros...": elegirla no completa ninguna pregunta, porque no hay ningún registro detrás de ella;
• Selección múltiple: "En la selección múltiple, los campos solo se completan cuando hay un único ítem seleccionado."

3. Completar otra pregunta de tabla auxiliar

Una pregunta de tabla auxiliar también puede ser destino de una asignación — o del Reconocimiento de Texto (OCR). En ese caso, el formulario busca, entre las opciones de la pregunta de destino, aquella cuyo texto mostrado es igual al valor recibido.

Ejemplo: la tabla "Colaboradores" tiene el campo Unidad, con valores como "Curitiba". La pregunta "Unidad" del formulario usa la tabla "Unidades" con la plantilla de visualización {nombre}. Al asignar Unidad → "Unidad", la elección de un colaborador de Curitiba marca la opción "Curitiba" en la pregunta "Unidad".

Reglas de la comparación:

• Mayúsculas, minúsculas y acentos no importan: "SAO PAULO" encuentra la opción "São Paulo";
• La comparación es con el texto completo de la opción, armado por la plantilla de visualización de la pregunta de destino. Si la plantilla es {codigo} - {nombre}, las opciones quedan como "U01 - Curitiba", y ni "U01" ni "Curitiba" por sí solos las encuentran. Al planificar la asignación, usa en la pregunta de destino una plantilla que produzca exactamente el valor recibido;
• Solo cuentan las opciones que ofrece la pregunta de destino, con sus filtros. Si el valor existe en la tabla pero está fuera de los filtros, la opción no se encuentra;
• En la Selección múltiple, la pregunta de destino queda marcada solo con la opción encontrada.

Autorrelleno en cascada

Si la pregunta de tabla auxiliar completada también tiene asignación, esta se aplica a continuación. Por ejemplo: "Colaborador" completa "Unidad", y "Unidad" completa "Ciudad" y "Gerente de la unidad". Todo se resuelve de una vez, a partir de una única elección.

Qué ve quien responde

Mientras se busca la opción, la pregunta de destino muestra "Buscando la opción para el autorrelleno…" y los botones para avanzar, volver y finalizar quedan bloqueados por unos instantes, hasta que termina la búsqueda.

Si no se encuentra la opción, la pregunta queda en blanco para responderse manualmente, y aparece un aviso:

Aviso	Cuándo aparece	Qué hacer
Opción no encontrada — "Las siguientes preguntas no se rellenaron, por no existir una opción correspondiente: ..."	Ninguna opción de la pregunta de destino tiene el texto recibido. El aviso lista las preguntas y el texto buscado.	Elegir la opción manualmente. Si ocurre siempre, revisa la plantilla de visualización o los filtros de la pregunta de destino.
Falló el autorrelleno — "No se pudieron buscar las opciones. Verifique la conexión y rellene manualmente estas preguntas: ..."	La búsqueda falló, normalmente por falta de conexión en la versión web.	Verificar la conexión y elegir la opción manualmente.

En el Reconocimiento de Texto (OCR), las preguntas de tabla auxiliar que no puedan completarse aparecen en el resumen del propio reconocimiento.

Próximos pasos

• Más información sobre las respuestas y los resultados;
• Más información sobre las demás pestañas de la configuración.