Colaboradores

Los colaboradores son usuarios que tienen acceso autorizado por el propietario para interactuar con los formularios disponibles en su espacio de trabajo. Estos colaboradores pueden realizar diferentes funciones en función de los perfiles de acceso que se les asignen, garantizando que las actividades dentro de HashData se lleven a cabo de forma organizada y segura.

Algunas tareas que se pueden encomendar a los colaboradores son: gestionar formularios, recopilar datos, gestionar datos. recopilar o incluso gestionar a otros colaboradores, pudiendo incluso asumir todas las tareas del titular, excepto:

• Cambiar el nombre del espacio de trabajo;
• Modificar la licencia de uso, o
• Eliminar el propietario de su propio espacio de trabajo.

Para crear o editar colaboradores y administrar sus permisos, haga clic en Colaboradores , disponible en el Menú principal.

Grupos (Unidades organizativas)

La forma recomendada de organizar a los colaboradoreen un espacio de trabajo es colocar a cada uno de ellos en grupos o unidades organizativas. Estos grupos pueden, por ejemplo, reflejar la estructura organizativa de la empresa, de modo que para facilitar la gestión de los colaboradore, la distribución de sus responsabilidades y el control de acceso a los formularios.

¡Importante!

De esta manera, cuando haya nuevos colaboradores o nuevos formularios, se aplicarán las configuraciones de acceso. de forma automática, facilitando la gestión del acceso a los formularios.

Obtenga más información cómo organizar formularios en carpetas.

Cómo registrar grupos

Los grupos están organizados en niveles. Cada grupo de un nivel superior puede contener tantos subgrupos como sea necesario. Cada subgrupo, a su vez, puede contener también otros subgrupos.

1. Para incluir un grupo en el primer nivel, haga clic en Nuevo grupo , elija el nombre del grupo y confirme;
2. A la derecha de cada grupo, haga clic en el botón Más opciones... :

• Nuevo subgrupo: crea un nuevo subgrupo;
• Cambio: cambia el nombre del grupo;
• Carpetas autorizadas: define a qué carpetas de formulario tendrá acceso el grupo;
• Eliminar: elimina el grupo.

3. El botón Carpetas autorizadas le permite administrar a qué carpetas de formulario está autorizado a acceder el grupo. Al hacer clic en este botón, todas las carpetas de formulario disponibles se muestran en el lado derecho de la pantalla. Seleccione las carpetas a las que el grupo debe tener acceso.

Herencia de acceso

Por ejemplo, considere un grupo llamado Recursos Humanos, insertado en el grupo Departamento Administrativo y Financiero, que tiene cuatro subgrupos: Clima Organizacional, Gestión de Beneficios, Reclutamiento y Selección y Capacitación y Desarrollo. Al incluir a un colaborador en el grupo Recursos Humanos, este colaborador no tendrá acceso a las carpetas de formularios en el subgrupo Clima Organizacional, por ejemplo. Si se requiere este acceso , se debe configurar directamente en el grupo Recursos Humanos.

Por otro lado, al seleccionar carpetas de formularios, existe herencia de acceso, es decir, al seleccionar una determinada carpeta de formularios , automáticamente se seleccionan sus subcarpetas.

Por ejemplo, considere un conjunto de carpetas que refleja la estructura organizacional del ejemplo anterior, es decir, una carpeta llamada Recursos Humanos, insertada en la carpeta Departamento Administrativo y Financiero, la cual tiene cuatro subcarpetas: Clima Organizacional, Gestión de Beneficios, Reclutamiento y Selección y Capacitación y Desarrollo, cada uno de ellos almacenando formularios específicos. Al seleccionar la carpeta Recursos Humanos para otorgar acceso al grupo Recursos Humanos, se seleccionan automáticamente todas las subcarpetas de la carpeta Recursos Humanos.

Invitar colaboradores

A través de la invitación, el propietario define quiénes son los colaboradores que pueden interactuar con su espacio de trabajo y realizar las tareas que él determine:

1. Para invitar a colaboradores, haga clic en para abrir el cuadro de diálogo de configuración de invitación;
2. Los colaboradores se pueden agregar uno por uno a la invitación usando la opción Agregar colaborador, o puede importar una lista con todos los correos electrónicos haciendo clic en Importar lista;
3. Seleccione el grupo al que deben pertenecer los colaboradore;
4. Establecer permisos de invitación. Más información...
5. Cada colaborador recibirá un correo electrónico para aceptar la invitación. La aceptación dirige al colaborador al sistema Hashdata para que pueda crear una cuenta en el sistema, si no tiene una.

Se requiere una cuenta Hashdata

A un colaborador determinado no se le permite aceptar una invitación desde su propio espacio de trabajo.

Más información cómo crear un usuario en Hashdata.

¿No has recibido el correo electrónico de invitación?

También se recomienda que la dirección no-reply@hashdata.com.br esté registrada en la lista de contactos.

6. Una vez que los colaboradores hayan aceptado las invitaciones, estarán disponibles en los grupos definidos, es decir, es necesario seleccionar el grupo para visualizar los colaboradores invitados.

Permisos de invitación

• Recopilar datos: permite al colaborador acceder a formularios publicados y recopilar datos;

• Ver datos recopilados: Ver los datos recopilados permite al colaborador:

  • Visualizar dados coletados (listagem de coletas);
  • Visualizar gráficos (dados agregados);
  • Geração de PDF da coleta;
  • Visualização e download das fotos coletadas (arquivo ZIP).

• Administrar datos recopilados: Este permiso otorga al colaborador el mismo acceso que el permiso de visualización datos recopilados y también:

  • Alterar y eliminar recolecciones;
  • Eliminar todas las recolecciones de una vez;
  • Compartir recolección (en formato PDF) por correo electrónico directamente desde el sistema;
  • Visualizar formularios privados (pero para responder es necesario el permiso recopilar datos en esos formularios);
  • Visualizar el dashboard "Cantidad de respuestas (mes actual y mes anterior)".

• Responder seguimiento: Da permiso al colaborador para responder preguntas de seguimiento. (seguimiento), que se utilizan para documentar acciones y seguimientos después de que se haya respondido el formulario. Más información...

• Administrar colaboraciones: con el permiso Administrar colaboradores, puede:

  • Ver invitaciones de colaboradores;
  • Cancelar la invitación de colaborador (antes de la aceptación);
  • Invitar colaborador;
  • Ver colaboraciones;
  • Editar y eliminar colaboración;
  • Crear, cambiar y eliminar grupos de colaboradores;
  • Organizar a los colaboradores en grupos.
  • Autorizar y revocar el acceso de colaboradores/grupos a carpetas/formularios;
  • Ver accesos autorizados;
  • Cambiar permisos de otros colaboradores.

• Administrar formularios: El permiso Administrar formularios otorga al colaborador:

  • Crear, modificar, clonar, compartir y eliminar formularios;
  • Ver formularios privados (pero para responder necesitas el permiso recopilar datos en estos formularios);
  • Crear, cambiar, clonar, ver y eliminar notificaciones sobre colecciones;
  • Publicar, anular la publicación y archivar formularios;
  • Simular respuestas a formularios;
  • Aceptar formulario compartido por otro usuario;
  • Crear, modificar y eliminar carpetas de formularios;
  • Organizar formularios en carpetas.

• Administrar la integración de sistemas: otorga al colaborador permiso para transferir cobros directamente desde Servidores HashData a un servidor local, un servidor en la nube o incluso servidores de terceros. Aprende más...

• Ver logs (acciones, modificaciones): con este permiso, el colaborador tiene acceso a la funcionalidad de ver los logs de formularios y respuestas, lo que le permite monitorear todos los cambios. Aprende más...

Administrar colaboradores

Todos los colaboradores están identificados con el avatar .

1. Haga clic en Más opciones... , ubicado a la derecha del registro;
2. Se abre un menú desplegable con las siguientes opciones:

• Acceso a formularios: define el acceso a los formularios individualmente o a las carpetas de formularios;
• Cambiar contraseña: Esta opción solo está disponible para los usuarios que fueron migrados desde la versión anterior del sistema y que aún no tienen una dirección de correo electrónico confirmada. Después de la confirmación por correo electrónico, el usuario puede utilizar el procedimiento de recuperación. contraseña, en caso de que la haya olvidado o necesite cambiarla;
• Eliminar: esta opción elimina el acceso de un colaborador a un espacio de trabajo específico, es decir, no elimina al colaborador (usuario) del sistema Hashdata. Si este colaborador tiene acceso a otros espacios de trabajo, podrá utilizar el sistema normalmente.

3. Elige la opción deseada.

Cuentas del dispositivo

Las cuentas de dispositivo son tipos especiales de cuentas porque no están vinculadas a una persona específica. Estas cuentas solo pueden acceder a la versión mobile de Hashdata, disponible para Android y IOS.

Estas cuentas se utilizan únicamente para recopilar datos, sin necesidad de asociar a la persona responsable de la recopilación.

Al acceder a la versión mobile de Hashdata con una cuenta de dispositivo, una persona determinada puede realizar recopilaciones de datos en formularios seleccionados, contenidos en el espacio de trabajo en el que fueron creados.

¡Manténganse al tanto!

La cuenta del dispositivo no puede ser destinataria de notificaciones ni correos electrónicos.

Administrar cuentas del dispositivo

Todas las cuentas del dispositivo están identificadas con el avatar .

1. Haga clic en Más opciones... , ubicado a la derecha del registro;
2. Se abre un menú desplegable con las siguientes opciones:

• Acceso al formulario: define el acceso a formularios individuales o a carpetas de formularios;
• Promocionar a colaborador: promueve la cuenta del dispositivo a colaborador;
• Cambiar contraseña: Esta opción solo está disponible para cuentas de dispositivos que se migraron desde la versión anterior del sistema y que aún no tienen una dirección de correo electrónico confirmada. Después de la confirmación por correo electrónico, el usuario de la cuenta del dispositivo podrá utilizar el procedimiento de recuperación de contraseña, si la ha olvidado o necesita cambiarla;
• Eliminar: elimina la cuenta del dispositivo.

Promocionar a colaborador

Sin embargo, en la promoción es necesario vincular una nueva credencial de acceso con correo electrónico y contraseña. El correo electrónico debe ser único en HashData y no se puede reutilizar un correo electrónico de otra cuenta. A continuación, el usuario deberá confirmar el correo electrónico en el primer login con las nuevas credenciales.

3. Elige la opción deseada.

Proceso recomendado para la gestión de colaboradores