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Colaboradores

Colaboradores são os usuários que possuem acesso autorizado pelo proprietário para interagir com os formulários disponíveis em sua área de trabalho. Esses colaboradores podem desempenhar diferentes funções com base nos perfis de acesso atribuídos a eles, garantindo que as atividades dentro do HashData sejam realizadas de maneira organizada e segura.

Algumas atribuições que podem ser dadas aos colaboradores são: gerenciar formulários, coletar dados, gerenciar dados coletados ou até gerenciar outros colaboradores, podendo inclusive assumir todas as tarefas do proprietário, exceto:

  • Alterar o nome da ára de trabalho;
  • Modificar a licença de uso, ou
  • Excluir o proprietário de sua própria área de trabalho.

Para criar ou editar colaboradores e gerenciar suas permissões, clique em Colaboradores Colaboradores, disponível no Menu Principal.

Grupos (Unidades Organizacionais)​

A forma recomendada para organizar os colaboradores numa área de trabalho é inserindo cada um deles em grupos ou unidades organizacionais. Esses grupos podem, por exemplo, espelhar a estrutura organizacional da empresa, de modo a facilitar a gestão dos colaboradores, a distribuição de suas responsabilidades e o controle de acesso aos formulários.

Importante!

Desta forma, quando houver novos colaboradores ou novos formulários, as configurações de acesso serão aplicadas automaticamente, facilitando a gestão de acessos aos formulários.

Saiba mais como organizar formulários em pastas.

Como cadastrar grupos​

Os grupos são organizados em níveis. Cada grupo em um nível superior, poderá conter quantos subgrupos forem necessários. Cada subgrupo, por sua vez, pode também conter outros subgrupos.

  1. Para incluir um grupo no primeiro nível, clique em Novo grupo Novo Grupo, escolha o nome do grupo e confirme;
  2. À direita de cada grupo, clique no botão Mais opções... Mais opções...:
  • Novo subgrupo: cria um novo subgrupo;
  • Alterar: altera o nome do grupo;
  • Pastas autorizadas: define quais pastas de formulários o grupo terá acesso;
  • Excluir: exclui o grupo.
  1. O botão Pastas autorizadas Pastas autorizadas permite gerir quais são as pastas de formulários que o grupo tem autorização de acesso. Ao clicar nesse botão, são mostradas, na porção direita da tela, todas as pastas de formulário disponíveis. Selecione as pastas as quais o grupo deverá ter acesso.
Heranças de acesso

Por exemplo, considere um grupo denominado Recursos Humanos, inserido no grupo Departamento Administrativo e Financeiro, que possui quatro subgrupos: Clima Organizacional, Gestão de Benefícios, Recrutamento e Seleção e Treinamento e Desenvolvimento. Ao se incluir um colaborador no grupo Recursos Humanos, esse colaborador não terá acesso às pastas de formulários do subgrupo Clima Organizacional, por exemplo. Se esse acesso for necessário, ele deve ser configurado diretamente no grupo Recursos Humanos.

Por outro lado, na seleção de pastas de formulários, há herança de acesso, isto é, ao selecionar uma determinada pasta de formulários, suas subpastas são automaticamente selecionadas.

Por exemplo, considere um conjunto de pastas que reflete a estrutura organizacional do exemplo anterior, isto é, uma pasta denominada Recursos Humanos, inserida na pasta Departamento Administrativo e Financeiro, que possui quatro subpastas: Clima Organizacional, Gestão de Benefícios, Recrutamento e Seleção e Treinamento e Desenvolvimento, cada uma delas armazenando formulários específicos. Ao se selecionar a pasta Recursos Humanos para conceder acesso ao grupo Recursos Humanos, todas subpastas da pasta Recursos Humanos são automaticamente selecionadas.

Convidar colaboradores​

Por meio do convite, o proprietário define quem são os colaboradores que podem interagir com sua área de trabalho e realizar as tarefas por ele determinadas:

  1. Para convidar colaboradores, clique em Convidar colaboradores para abrir a caixa de diálogos de configuração do convite;
  2. Os colaboradores podem ser incluídos, um a um, ao convite, por meio da opção Adicionar colaborador, ou você pode importar uma lista com todos os e-mails, clicando em Importar lista;
  3. Escolha o grupo do qual os colaboradores devem fazer parte;
  4. Defina as permissões do convite:
  • Coletar dados;
  • Visualizar dados coletados;
  • Gerenciar dados coletados;
  • Responder follow-up;
  • Gerenciar colaborações;
  • Gerenciar formulários;
  • Gerenciar integração de sistemas;
  • Visualizar logs (ações, modificações).
Saiba mais sobre as permissões do convite
1. **Coletar dados**: permite ao colaborador acessar os formulário publicados e realizar coleta de dados.

2. **Visualizar dados coletados**: a visualização de dados coletados permite ao colaborador:
<ol>
    - Visualizar dados coletados (listagem de coletas);
    - Visualizar gráficos (dados agregados);
    - Geração de PDF da coleta;
    - Visualização e *download* das fotos coletadas (arquivo ZIP).
</ol>

3. **Gerenciar dados coletados**: esta permissão concede ao colaborador os mesmos acessos da permissão **Visualizar
dados coletados** e também:
<ol>
    - Alterar e excluir coletas;
    - Excluir todas as coletas de uma vez;
    - Compartilhar coleta (em formato PDF) por e-mail diretamente do sistema;
    - Visualizar formulários privados (mas para responder é necessário a permissão **coletar dados** nesses
    formulários);
    - Visualizar o *dashboard* "Quantidade de respostas (mês atual e mês anterior)".
</ol>

4. **Responder *follow-up***: concede ao colaborador permissão para responder às perguntas de acompanhamento (*follow-up*),
que servem para documentar ações e acompanhamentos após o formulário ter sido respondido.
[Saiba mais...](/forms/general-form-settings#follow-up-questions)

5. **Gerenciar colaborações**: com a permissão de gerenciar colaboradores, é permitido:
<ol>
    - Visualizar convites de colaboradores;
    - Cancelar convite de colaborador (antes do aceite);
    - Convidar colaborador;
    - Visualizar colaborações;
    - Editar e excluir colaboração;
    - Criar, alterar e excluir grupos de colaboradores;
    - Organizar colaboradores em grupos.
    - Autorizar e revogar acesso de colaboradores/grupos a pastas/formulários;
    - Visualizar acessos autorizados;
    - Alterar permissões de outros colaboradores.
</ol>

6. **Gerenciar formulários**: a permissão de gerenciar formulários concede ao colaborador:
<ol>
    - Criar, alterar, clonar, compartilhar e excluir formulários;
    - Visualizar formulários privados (mas para responder é necessário a permissão **coletar dados** nesses
    formulários);
    - Criar, alterar, clonar, visualizar e excluir notificações sobre coletas;
    - Publicar, despublicar e arquivar formulários;
    - Simular respostas para formulários;
    - Aceitar formulário compartilhado por outro usuário;
    - Criar, alterar e excluir pastas de formulários;
    - Organizar formulários em pastas.
</ol>

7. **Gerenciar integração de sistemas**: concede ao colaborador permissão para transferir coletas diretamente dos
servidores do HashData para um servidor local, um servidor na nuvem ou até mesmo servidores de terceiros.
[Saiba mais...](/integrations/managing-integrations)

8. **Visualizar logs (ações, modificações)**: com essa permissão, o colaborador tem acesso à funcionalidade de
visualização dos *logs* de formulários e de respostas, o que lhe permite monitorar todas as alterações.
[Saiba mais...](/forms/actions#view-form-logs)
  1. Cada colaborador receberá um e-mail para aceitar o convite. O aceite direciona o colaborador para o sistema Hashdata para que ele crie uma conta no sistema, caso não tenha.
Conta no Hashdata obrigatória

Não é permitido a um determinado colaborador aceitar um convite da sua própria área de trabalho.

Saiba mais como criar um usuário no Hashdata.

E-mail do convite não recebido?

Recomenda-se também que o endereço no-reply@hashdata.com.br seja cadastrado na lista de contatos.

  1. Após os colaboradores terem aceitado os convites, eles ficarão disponíveis nos grupos definidos, ou seja, é necessário selecionar o grupo para visualizar os colaboradores convidados.

Gerenciar colaboradores​

Todos os colaboradores são identificados com o avatar Avatar Colaboradores.

  1. Clique em Mais opções... Mais opções..., localizado à direita do registro;
  2. É aberto um menu suspenso com as seguintes opções:
  • Acesso aos formulários: define acessos à formulários individualmente ou à pastas de formulários;
  • Alterar senha: esta opção está disponível apenas para usuários que foram migrados a partir da versão anterior sistema e que ainda tenham nenhum e-mail confirmado. Após a confirmação de e-mail o usuário poderá usar o procedimento de recuperar senha, caso a tenha esquecido ou necessite mudá-la;
  • Excluir: esta opção exclui o acesso de um colaborador à uma determinada área de trabalho, ou seja, não exclui o colaborador (usuário) do sistema Hashdata. Caso esse colaborador tenha acesso a outras áreas de trabalho, ele poderá utilizar o sistema normalmente.
  1. Escolha a opção desejada.

Contas de dispositivos​

As contas de dispositivo são tipos especiais de contas, pois não estão vinculadas a uma pessoa específica. Essas contas tem permissão somente para acessar a versão mobile do Hashdata, disponível para Android e IOS.

Essas contas são utilizadas tão somente para realizar a coleta de dados, sem a necessidade de associar a pessoa responsável pela coleta.

Ao acessar a versão mobile do Hashdata com uma conta de dispositivo, determinada pessoa tem permissão para realizar a coletas de dados em formulários selecionados, contidos na área de trabalho em que foram criados.

Fique ligado!

A conta de dispositivo não pode ser destinatária de notificações e e-mails.

Gerenciar contas de dispositivo​

Todas as contas de dispositivo são identificadas com o avatar Avatar Colaboradores.

  1. Clique em Mais opções... Mais opções..., localizado à direita do registro;
  2. É aberto um menu suspenso com as seguintes opções:
  • Acesso aos formulários: define acessos a formulários individualmente ou à pastas de formulários;
  • Promover a colaborador: promove a conta de dispositivo para colaborador;
  • Alterar senha: esta opção está disponível apenas para contas de dispositivos que foram migradas a partir da versão anterior sistema e que ainda tenham nenhum e-mail confirmado. Após a confirmação de e-mail o usuário da conta de dispositivo poderá usar o procedimento de recuperar senha, caso a tenha esquecido ou necessite mudá-la;
  • Excluir: exclui a conta de dispositivo.
Promover a colaborador

Contudo, na promoção, é necessário vincular uma nova credencial de acesso com e-mail e senha. O e-mail deverá ser único no HashData, não podendo ser reaproveitado e-mail de outra conta. O usuário então deverá confirmar o e-mail no primeiro login com a nova credencial.

  1. Escolha a opção desejada.

Processo recomendado para a gestão de colaboradores​