Preenchimento automático a partir da tabela
Quando quem responde escolhe uma opção de uma questão de tabela auxiliar, o formulário conhece o registro inteiro por trás dela, e não só o texto exibido. O mapeamento aproveita isso: cada campo do registro pode preencher automaticamente outra questão do formulário.
Exemplo: a questão "Colaborador" usa a tabela "Colaboradores". Com o mapeamento abaixo, ao escolher "Ana Souza", o formulário preenche sozinho a matrícula, o setor e a data de admissão dela:
| Campo da tabela | Questão preenchida |
|---|---|
| Matrícula | "Matrícula do colaborador" (Texto) |
| Setor | "Setor" (Seleção única) |
| Admissão | "Data de admissão" (Data) |
Isso reduz a digitação, evita erros e garante que os dados coletados sejam iguais aos do cadastro.
1. Configure o mapeamento
- No editor do formulário, adicione as questões que serão preenchidas depois da questão de tabela auxiliar;
- Abra a configuração da questão de tabela auxiliar pelo ícone de engrenagem e vá até a aba Mapeamento;
- Para cada campo da tabela, escolha a questão que deve recebê-lo. Deixe Não mapear nos campos que não interessam;
- Clique em Salvar configuração.
O rodapé da aba mostra quantos campos estão mapeados.
Mapeando os campos da tabela para outras questões do formulário
Quais questões podem ser preenchidas
A lista da aba Mapeamento só oferece questões que podem receber o valor. Uma questão pode ser preenchida quando:
- fica depois da questão de tabela auxiliar no formulário;
- está no mesmo grupo que ela: as duas são questões normais ou as duas são questões de follow-up;
- é de um tipo que aceita valor. Não podem ser preenchidas: Enviar arquivos, Campo calculado (script), Campo calculado (fórmula), GPS, Assinatura, Fotos / imagens e Reconhecimento de texto.
Outras questões de tabela auxiliar podem ser preenchidas. Saiba mais.
Se o formulário mudar depois e uma questão mapeada deixar de atender a essas regras (por exemplo, foi movida para antes da questão de tabela auxiliar ou removida), a aba Mapeamento avisa, e esses mapeamentos são descartados ao salvar. Já mover ou juntar questões de um jeito que deixe um destino em posição inválida é recusado pelo editor, com uma mensagem explicando o motivo.
2. Como o preenchimento funciona na resposta
- O valor é convertido para o tipo da questão. Texto vai como está; números, datas e opções de seleção seguem as mesmas regras do Reconhecimento de Texto (OCR), na seção "Detalhes sobre a aplicação dos textos reconhecidos nas questões". Em uma questão de seleção, por exemplo, é marcada a opção com o mesmo texto do campo;
- A resposta digitada por quem responde é respeitada. Se a pessoa já tinha respondido a questão de destino por conta própria, o valor dela é mantido. Valores preenchidos automaticamente, por outro lado, são substituídos pelo último preenchimento;
- Trocar a opção atualiza os destinos. Ao escolher outro registro, as questões preenchidas automaticamente recebem os dados do novo registro. Se o novo registro não tiver valor em um campo, a questão correspondente é esvaziada;
- Destinos em outras páginas são preenchidos quando quem responde chega até eles;
- Quem responde pode corrigir. Toda questão preenchida automaticamente continua editável;
- Opção "Outros...": escolhê-la não preenche nenhuma questão, porque não há registro por trás dela;
- Multi-seleção: "Em seleção múltipla, os campos só são preenchidos quando um único item está selecionado."
3. Preenchendo outra questão de tabela auxiliar
Uma questão de tabela auxiliar também pode ser destino de um mapeamento — ou do Reconhecimento de Texto (OCR). Nesse caso, o formulário procura, nas opções da questão de destino, aquela cujo texto exibido é igual ao valor recebido.
Exemplo: a tabela "Colaboradores" tem o campo Unidade, com valores como "Curitiba". A questão "Unidade" do
formulário usa a tabela "Unidades" com o modelo de exibição {nome}. Ao mapear Unidade → "Unidade", a escolha de
um colaborador de Curitiba marca a opção "Curitiba" na questão "Unidade".
Regras da comparação:
- Maiúsculas, minúsculas e acentos não importam: "SAO PAULO" encontra a opção "São Paulo";
- A comparação é com o texto inteiro da opção, montado pelo modelo de exibição da questão de destino. Se o modelo
for
{codigo} - {nome}, as opções ficam como "U01 - Curitiba", e nem "U01" nem "Curitiba" sozinhos as encontram. Ao planejar o mapeamento, use na questão de destino um modelo que produza exatamente o valor recebido; - Só valem as opções que a questão de destino oferece, com os filtros dela. Se o valor existir na tabela mas estiver fora dos filtros, a opção não é encontrada;
- Na Multi-seleção, a questão de destino fica marcada apenas com a opção encontrada.
Preenchimento em cascata
Se a questão de tabela auxiliar preenchida também tiver mapeamento, ele é aplicado em seguida. Por exemplo: "Colaborador" preenche "Unidade", e "Unidade" preenche "Cidade" e "Gerente da unidade". Tudo é resolvido de uma vez, a partir de uma única escolha.
O que quem responde vê
Enquanto a opção é procurada, a questão de destino mostra "Buscando a opção para o preenchimento automático…" e os botões para avançar, voltar e finalizar ficam bloqueados por alguns instantes, até a busca terminar.
Se a opção não for encontrada, a questão fica em branco para ser respondida manualmente, e aparece um aviso:
| Aviso | Quando aparece | O que fazer |
|---|---|---|
| Opção não encontrada — "As seguintes questões não foram preenchidas, por não existir opção correspondente: ..." | Nenhuma opção da questão de destino tem o texto recebido. O aviso lista as questões e o texto procurado. | Escolher a opção manualmente. Se acontecer sempre, revise o modelo de exibição ou os filtros da questão de destino. |
| Falha no preenchimento automático — "Não foi possível buscar as opções. Verifique a conexão e preencha manualmente as questões: ..." | A busca falhou, normalmente por falta de conexão na versão web. | Conferir a conexão e escolher a opção manualmente. |
No Reconhecimento de Texto (OCR), as questões de tabela auxiliar que não puderem ser preenchidas aparecem no resumo do próprio reconhecimento.
Próximos passos
- Saiba mais sobre as respostas e os resultados;
- Saiba mais sobre as demais abas da configuração.