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Como Configurar o acesso aos Formulários?

Configurar os acessos aos formulários não é apenas uma questão técnica, mas também uma medida estratégica e ética para proteger informações, garantir a qualidade das coletas e atender às exigências legais e organizacionais.

A configuração adequada dos acessos visa garantir a confidencialidade e a integridade das informações coletadas, evitando-se acessos não autorizados e proteção de dados sensíveis, assegurando que apenas os usuários designados podem visualizar, responder ou gerenciar determinado formulário.

Formas de configurar o acesso aos formulários​

Há quatro formas de se configurar o acesso aos formulários, sendo que recomendados a 4ª opção. Vamos ver cada uma delas:

1. Individualmente, no próprio formulário​

  1. Clique em Formulários Formulários, disponível no Menu Principal;
  2. Selecione a pasta onde o formulário está contido;
  3. Em seguida, clique no formulário desejado;
  4. No menu suspenso Ações (saiba mais...), localizado na porção superior direita da tela, escolha a opção Usuários autorizados.
  5. Nessa opção, é possível escolher entre colaboradores/contas de dispositivo específicos ou grupos (unidades organizacionais).

2. Na pasta na qual o formulário está inserido​

  1. Clique em Formulários Formulários, disponível no Menu Principal;
  2. Selecione a pasta a qual se deseja configurar e clique em Grupos autorizados Grupos Autorizados.
  3. Selecione os grupos os quais terão autorização para acessar a pasta.
Heranças de acesso

Subgrupos não herdam autorização de acesso do grupo pai (ascendente), ou seja, ao se autorizar um grupo para ter acesso a uma determinada pasta, os subgrupos dele não herdam o acesso à pasta. Logo, a determinação de quais pastas cada grupo pode acessar deve ser realizada individualmente (grupo a grupo).

Saiba mais sobre o cadastro de grupos.

3. Individualmente, em cada colaborador ou conta de dispositivo​

  1. Clique em Colaboradores Colaboradores, disponível no Menu Principal;
  2. Escolha o grupo que contenha o colaborador que se deseja configurar;
  3. Clique em Mais opções... Mais opções..., localizado à direita do registro do colaborador ou conta de dispositivo, e escolha a opção Acessos aos formulários;
  4. Escolha entre permitir acesso a formulários específicos ou a pasta de formulários:

4. No grupo, ou unidade organizacional, que contém colaboradores ou contas de dispositivo - 🚨 OPÇÃO RECOMENDADA!​

A melhor forma de gerenciar o controle de acesso aos formulários de uma área de trabalho é organizar os colaboradores em grupos (unidades organizacionais) e os formulários em pastas. Com essa abordagem basta conceder aos grupos os acessos às devidas pastas, as quais já contem os formulários.

Desta forma, quando houver novos colaboradores ou novos formulários, as configurações de acesso serão aplicadas automaticamente, facilitando a gestão de acessos aos formulários.

Saiba mais como organizar formulários em pastas.

Saiba mais sobre o cadastro de grupos.

Saiba mais sobre convidar colaboradores.