Como criar e configurar uma tabela auxiliar

Criar uma tabela auxiliar tem duas etapas: primeiro você dá um nome à tabela e escolhe como ela será alimentada; depois define os campos, isto é, as colunas que cada registro terá. Só depois dos campos é possível cadastrar registros.

Quem pode criar

Você precisa da permissão Gerenciar tabelas auxiliares. Para criar uma tabela de Empresa, é preciso também ser gerente da empresa. Saiba mais...

1. Crie a tabela

1. Acesse Tabelas auxiliares pelo Menu Principal;
2. Na lista de tabelas, clique no botão + (Nova tabela);
3. Na janela Nova tabela auxiliar, preencha:
   • Nome da tabela: o nome que aparecerá na lista e na configuração das questões, por exemplo "Colaboradores";
   • Descrição: um texto opcional explicando para que serve a tabela;
   • Ícone (opcional): um ícone para identificar a tabela na lista;
4. Em Como a tabela será alimentada, escolha uma opção:
   • Alimentação manual: "Digite os itens ou importe uma planilha do Excel. Você define os atributos da tabela.";
   • Via API: "Os dados são enviados por um sistema externo através de uma requisição HTTP POST." Use esta opção quando a lista já existe em outro sistema da sua empresa (RH, ERP etc.) e a equipe de TI vai mantê-la atualizada automaticamente;
5. Se você for gerente de empresa, escolha também o Escopo: Área de trabalho ou Empresa — Saiba mais sobre a diferença;
6. Clique em Criar.

A tabela aparece na lista e já fica selecionada, pronta para receber os campos.

Criando uma tabela auxiliar da área de trabalho, com alimentação manual

Tabela compartilhada entre áreas de trabalho

Para criar uma tabela da Empresa, com filtros por área de trabalho, veja o passo a passo em Tabelas da Empresa.

2. Defina os campos

Com a tabela selecionada, o bloco Campos mostra as colunas da tabela. "Cada campo tem um título (exibido ao usuário), um nome (identificador interno) e um tipo de dado."

1. Clique em Adicionar campo;

2. Preencha o Título, por exemplo "Matrícula". O Nome interno é sugerido automaticamente a partir do título, por exemplo matricula, e pode ser ajustado;

3. Escolha o Tipo do campo:

   Tipo	Quando usar	Exemplo
   Texto	Qualquer texto livre.	Nome, cargo, endereço
   Número	Valores numéricos, que podem ser comparados (maior que, menor que) nos filtros.	Capacidade, código numérico, valor
   Seleção	Texto com poucos valores que se repetem. Nos filtros, os valores já cadastrados aparecem em uma lista para você escolher, em vez de digitá-los.	Setor, estado, categoria

4. Marque a opção Chave no campo que identifica cada registro sem repetição, como a matrícula ou o código;

5. Repita para os demais campos. Use as setas Mover para cima e Mover para baixo para mudar a ordem;

6. Clique em Salvar campos.

Se mudar de ideia antes de salvar, Descartar alterações volta a tabela ao estado salvo.

Definindo os campos da tabela e escolhendo a chave

Regras dos campos

• A chave não deve se repetir. É pela chave que o sistema reconhece cada registro: ao importar uma planilha ou receber dados pela API, uma linha com a chave de um registro já existente atualiza esse registro, em vez de criar outro. Garantir que a chave não se repita é responsabilidade de quem alimenta a tabela;
• O Nome interno não pode ser alterado depois que a tabela entra em uso (registros, questões, filtros ou API). O Título pode ser alterado a qualquer momento.

O Nome interno é usado em vários lugares

O Nome interno é o que aparece entre chaves no modelo de exibição das questões (por exemplo {matricula}), nos cabeçalhos da planilha de importação e nos dados enviados pela API. Escolha nomes curtos e claros desde o início.

3. Alterar a estrutura de uma tabela em uso

Algumas alterações nos campos obrigam o sistema a reprocessar todos os registros já gravados:

• mudar o Tipo de um campo (por exemplo, de Texto para Número);
• mudar qual campo é a Chave;
• remover um campo, junto com todos os valores gravados nele.

Ao clicar em Salvar campos depois de uma dessas mudanças, aparece a janela Confirmar alteração de estrutura. Ela mostra quantos registros serão reprocessados e alerta sobre os possíveis problemas, como registros que ficarão sem chave ou com chave repetida.

Quando a mudança é de Tipo e alguns valores não podem ser convertidos (por exemplo, o texto "ABC" em um campo que vai virar Número), escolha o que fazer:

Opção	O que acontece
Descartar os valores incompatíveis	A alteração é aplicada e os valores que não puderem ser convertidos são apagados. Não há como recuperá-los depois.
Cancelar a alteração	Se algum valor não puder ser convertido, nada é alterado: o tipo e os registros permanecem como estão.

Se a mudança afetar filtros de questões que usam a tabela, a janela também lista essas questões: os filtros que dependiam do campo alterado serão removidos, e as questões passarão a oferecer mais registros.

O reprocessamento acontece em segundo plano. Enquanto ele não termina, a tabela não aceita outras alterações. Ao final, você recebe a notificação "Reprocessamento concluído", que abre a tabela ao ser clicada.

Confira antes de confirmar

Alterações de estrutura podem apagar dados. Em tabelas grandes, os números da janela são uma estimativa baseada em uma amostra dos registros. Se tiver dúvidas, guarde uma cópia da planilha original antes de confirmar.

4. Editar e excluir uma tabela

Passe o mouse sobre a tabela na lista e clique no botão de mais opções para ver:

• Editar: abre a janela Editar tabela auxiliar, onde você muda nome, descrição, ícone, forma de alimentação e escopo. O ícone também pode ser trocado clicando nele, ao lado do nome da tabela;
• Excluir: abre a janela Excluir tabela auxiliar.

Antes de excluir, a janela mostra o impacto: quais formulários e quantas questões usam a tabela, ou quantos registros serão apagados. Quando há questões ou registros, o sistema pede uma verificação de segurança (uma pequena conta para responder) antes de liberar o botão Excluir tabela.

Depois da exclusão, "as questões afetadas serão marcadas com um aviso e precisarão ser reconfiguradas": no editor do formulário, elas mostram a mensagem "Esta questão faz referência a uma tabela auxiliar que foi excluída. Configure uma nova tabela para esta questão."

Mudança que não é permitida

Uma tabela de Empresa não pode voltar a ser da Área de trabalho.

Ao mudar de Via API para Alimentação manual

A mudança é permitida, mas o token de integração é descartado. Se a tabela voltar para Via API, será preciso gerar um token novo. Saiba mais...

5. Problemas comuns

O que você vê	O que fazer
O item Tabelas auxiliares não aparece no Menu Principal	Falta a permissão Gerenciar tabelas auxiliares; peça ao administrador da área de trabalho.
"Recurso não disponível no seu plano"	O plano da área de trabalho não inclui as Tabelas Auxiliares. Use o link "Entre em contato com o suporte".
"Defina os campos da tabela antes de cadastrar registros."	A tabela ainda não tem campos salvos. Defina-os e clique em Salvar campos.
O Nome interno não pode ser editado	A tabela já está em uso (registros, questões, filtros ou API). Ajuste apenas o Título.
Não aparece a opção Escopo na janela	Você não é gerente de nenhuma empresa; a tabela será criada na área de trabalho.
Não consigo editar os campos de uma tabela da empresa	Apenas os gerentes da empresa podem alterá-la. Para os demais, ela fica disponível só para consulta.
Um aviso diz que a tabela ficou com "dados inconsistentes"	Uma alteração de estrutura falhou e não pôde ser desfeita. A tabela não é sincronizada com o aplicativo até ser corrigida. Tente corrigir manualmente ou entre em contato com o suporte.

Próximos passos

• Saiba mais sobre como cadastrar os registros;
• Saiba mais sobre as tabelas da empresa;
• Saiba mais sobre como usar a tabela em um formulário.